O que é workflow? Entenda como criar um para sua empresa

Workflow é uma ferramenta adotada pelas empresas para otimizar seus processos. Também traduzido como fluxo de trabalho, esse conceito pode ajudar a sistematizar as tarefas e rotinas dentro da organização, aumentando a sua eficiência.

Quer saber mais sobre o assunto? Descubra o que é e como criar um workflow para sua empresa e equipe!

Do português fluxo de trabalho, workflow é uma forma de sistematizar os processos da empresa para aumentar sua eficiência. Essa ferramenta forma uma representação, em sequência, de todas as etapas necessárias para completar determinado trabalho. 

Esse modelo pode ser tanto um controle individual quanto para a equipe, visualizando cada passo, responsabilidade e atividades para otimizar os processos e aumentar seus resultados. Além disso, é possível usar ferramentas automatizadas para facilitar ainda mais o controle e execução das tarefas. 

Um fluxo de trabalho é algo mais complexo do que possa parecer no primeiro momento. Considere o exemplo: para se fazer um treinamento corporativo bem sucedido é preciso seguir alguns passos — é necessário definir os objetivos da ação; conhecer o perfil do público-alvo e suas necessidades; as metodologias adotadas; os conteúdos abordados; as metas e indicadores usados; entre tantos outros parâmetros. 

Cada procedimento deve ser estabelecido, organizado, executado e avaliado para que gere os resultados desejados ao fim. E é para isso que serve o workflow — para ordenar todo fluxo de trabalho, rotinas e processos da empresa e das áreas do negócio.  

Realizar essa sistematização das tarefas não é um procedimento que existe à toa: são vários os benefícios de se montar um workflow para a empresa, equipes e colaboradores. 

Um fluxo de trabalho bem desenhado pode contribuir para identificar pontos de melhoria nas operações e rotinas dos funcionários, ajudando a otimizá-los. Imagine organizar melhor as etapas e cada atividade para evitar retrabalhos, perdas de tempo e recursos, além de potencializar o desempenho e resultados: não seria algo incrível para a empresa, colaboradores e departamentos? 

Essa otimização dos processos ao se utilizar o workflow também gera uma consequência positiva: pode-se reduzir os desperdícios, seja de tempo, recursos e talentos, ao se estabelecer uma rotina e procedimentos mais assertivos. 

Em vez de perder tempo com ações que não geram os resultados desejados, é possível voltar os esforços para as atividades que trarão valor, seja para o cliente, funcionários, processos, empresa e outros envolvidos. 

No caso do workflow de projetos coletivos, definir cada etapa e responsabilidade é uma forma de delimitar as ações de cada profissional, mas, de certa forma, também incentivar a colaboração entre os colegas. 

Se uma etapa for extremamente necessária para o andamento dos trabalhos, porém o responsável se encontra com dificuldades de completá-la ou de atingir os resultados desejados, outros profissionais podem identificar esses problemas e ajudá-lo a resolvê-los. Assim os desafios são solucionados e a equipe pode fortalecer seus laços ao apoiar uns aos outros nos momentos mais complicados. 

Tornar visível e claro cada etapa de trabalho também é uma ótima maneira de melhorar a transparência dos processos e responsabilidades dentro da empresa e dos departamentos. Como cada tarefa está desenhada e há a definição dos profissionais delegados a ela, evita-se uma série de problemas que podem prejudicar os relacionamentos internos e produtividade das equipes. 

Em vez de conflitos ou dúvidas sobre o que é de responsabilidade de um ou de outro — resultando em retrabalhos, discussões desnecessárias, desperdícios e demais situações negativas — todo processo está disponível para os envolvidos e descrito de forma clara e objetiva. 

O workflow sempre pode ser adaptado a determinada realidade e às mudanças que irão lhe influenciar. Isso significa que é possível aprimorar os processos e rotinas da empresa e colaboradores, promovendo ações de melhoria contínua. 

Sempre há uma tarefa que pode ser otimizada, automatizada, se tornar desnecessária ou então ganhar mais valor diante da operação — criar fluxos de trabalho frequentes é uma forma de estar de olho nessas situações e, assim, aprimorar cada atividade. 

O workflow é uma ferramenta que pode ser adotada em todas as áreas de um negócio, do administrativo ao atendimento ao cliente. Existem alguns passos que ajudam no momento de criar e organizar os fluxos de trabalho na empresa:

O primeiro passo é entender o funcionamento interno atual na empresa e departamentos antes de tentar transformar a situação. É preciso avaliar as tarefas, rotinas, processos e os profissionais responsáveis pelas atividades, fazendo um diagnóstico dos problemas e pontos positivos. 

Esse momento pode mostrar as tarefas que são desnecessárias e que consomem o tempo e recursos do departamento, além dos procedimentos que são importantes de serem implementados e se há profissionais mais capacitados para lidar com determinadas funções, por exemplo. São vários ângulos que devem ser avaliados neste item. 

Após diagnosticar a situação atual, verificando os pontos positivos e negativos, é a hora de definir os novos fluxos de trabalho. Deve-se pensar nos objetivos estratégicos (das tarefas, departamento, empresa), em cada etapa necessária para completar as atividades, os profissionais qualificados para assumi-las, o começo, meio e fim, entre tantos outros detalhes.

Todos os passos devem ser descritos nesse item, definindo também quem serão os responsáveis pelas tarefas. Se essa representação for visual, melhor será para a clareza e controle dos envolvidos.

Toda estratégia precisa ser revista continuamente para garantir que está gerando os resultados desejados. Deve-se avaliar os fluxos de trabalho para verificar falhas, lacunas, pontos de aprimoramento e oportunidades de melhoria. 

Algo que pode ajudar a organizar as tarefas e rotinas do fluxo de trabalho são as ferramentas de produtividade. Algumas metodologias, como o Kanban, são simples, mas eficientes, auxiliando o controle das atividades e visualização de todos os compromissos. 

Os workflows da empresa podem ser ainda mais otimizados ao se contar com ferramentas tecnológicas. Plataformas, sistemas e softwares ajudam a agilizar os processos, facilitar a vida dos profissionais envolvidos e reduzir os erros nas atividades. 

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