4 dicas de como combater o retrabalho na sua organização!

Retrabalho no ambiente corporativo significa refazer uma atividade em parte ou por completo. Essa prática é vilã da produtividade e da economia porque exige que os colaboradores gastem mais horas em um mesmo trabalho e maior gasto com produtos e materiais.

Para que a prática de trabalho seja feita sem que haja necessidade de retrabalho, é preciso estruturar e organizar o ambiente, o que pode ser um desafio para a empresa, afinal, a organização é um conjunto de processos.

São várias as tarefas executadas e cada uma por diferentes pessoas, sistemas e máquinas. Por esses motivos que nem sempre as tarefas são feitas de forma eficiente, influenciando em todo o fluxo de trabalho e afetando na taxa de erros humanos.

Apesar de ser um grande desafio, há algumas práticas que podem ser adotadas pela empresa a fim de melhorar seu rendimento e amenizar a perda de tempo. Neste artigo você vai conferir:

O retrabalho é a prática de realizar por duas ou mais vezes uma atividade, seja de forma parcial ou total. Geralmente, essa necessidade acontece por falha humana ou mudanças de diretrizes.

Em outras palavras, o retrabalho é uma segunda, terceira ou quarta versão de um trabalho original, sendo criado para corrigir um erro ou atualizar um processo. 

É uma prática negativa que a empresa precisa erradicar do ambiente de trabalho porque quando se torna recorrente, ela pode afetar na produtividade.

Confira quais os principais impactos que o retrabalho pode causar na sua empresa e, assim, evitar com que eles aconteçam.

O tempo gasto para refazer alguma tarefa é um tempo valioso, que poderia ser utilizado com outras práticas que trariam ganho para o negócio. Assim, retrabalho significa desperdício de tempo para a equipe, que afeta no cumprimento de prazos e diminui a produtividade de toda a instituição.

Há algumas características que influenciam na insatisfação do cliente, como é o caso do atendimento, um fator crucial para transformar um lead em cliente e tornar o cliente em um fã da marca. Ao se relacionar com sua empresa, ele precisa ter garantias de que ela oferece o suporte necessário e que atende as necessidades que dispõe.

Outro ponto é com relação ao prazo de entrega determinado pela empresa, quando não cumprido, isso impacta significativamente no relacionamento e na perda dele.

Ao lidar com o retrabalho continuamente, esses aspectos podem ser afetados, principalmente porque o tempo que poderia ser utilizado a favor do cliente, passa a ser destinado às práticas que já deveriam ter sido finalizadas.

Sim, o retrabalho é um mau que impacta tanto no ambiente interno como externo. Quanto aos colaboradores da empresa, ele pode gerar insatisfação.

A satisfação dos profissionais está totalmente conectada com os resultados que eles apresentam, influenciando na receita e na vantagem competitiva.

Logo, se o retrabalho se torna comum ao ambiente de trabalho, o desenvolvimento dela é prejudicado e afeta toda a cadeia de atividades.

Pense quão desanimador é ter que realizar a mesma atividade duas ou três vezes continuamente. Consequentemente os profissionais se sentirão insatisfeitos e desanimados, influenciando negativamente em vários aspectos.

Venha descobrir 4 dicas preciosas para evitar o retrabalho na sua organização!

Na teoria todos conhecem os processos de trabalho da empresa, mas, na prática esse conhecimento está internalizado na cabeça das pessoas, o que pode ser um problema, porque isso dá espaço para múltiplas interpretações, ou seja, cada colaborador pode entender do seu jeito.

Outra desvantagem que a falta de conhecimento acerca dos processos pode gerar na empresa, é no caso de desligamento de profissionais. Se o colaborador que saiu da instituição é o único que conhece os trâmites que envolvem o trabalho, a empresa perde o acesso a todo esse conhecimento, o que gera desperdício de tempo porque ela terá que investir para treinar outros profissionais.

Um dos motivos do retrabalho no ambiente de trabalho é a falta de padronização e clareza quanto às tarefas. Logo, assim como é necessário conhecer os processos do começo ao fim, também se torna fundamental tê-los mapeados e formalizados em um documento que todos os setores possam ter acesso.

A partir dessa prática torna-se mais fácil treinar novos colaboradores seguindo os padrões da empresa. Além de ser possível rastrear possíveis falhas em processos e modificá-los a fim de aperfeiçoar ainda mais as atividades da empresa.

A automação de processos é outra chave determinante para a eliminação do retrabalho e, inclusive, para melhorar a produtividade da equipe. Através dela, os funcionários deixam de perder tempo preenchendo planilhas e buscando e cruzando dados, atividades estas que são repetitivas e de baixo valor e aumentam a probabilidade de falhas humanas.

Quando automatizadas, essas tarefas deixam de ser de responsabilidade de colaboradores e passam a ser executadas automaticamente por softwares inteligentes que usam da tecnologia para executá-la com exatidão.

Com esse recurso, seus profissionais deixam de realizar atividades mecânicas e repetitivas e passam a focar em outras práticas que de fato agregam valor para a empresa.

Como já comentado por aqui, uma das dicas para combater o retrabalho na sua empresa é mapear e documentar os processos que existem, mas o trabalho não para por aí. Quando estiver realizando esse processo, pode ser que se depare com falhas ou procedimentos que não fazem mais sentido, que só interferem no ritmo de trabalho.

Ao identificar essas falhas, você precisa encontrar soluções para exterminá-las e garantir que o trabalho seja feito da forma mais efetiva possível.

Essa prática deve ser constante, pois diariamente surgem novas tecnologias que possibilitam que mais e mais processos sejam descartados ou otimizados, trazendo, assim, melhorias e inovação para o ambiente corporativo.

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