8 passos para elaborar um budget empresarial eficaz

O budget empresarial é um controle que ajuda a manter a saúde financeira de uma organização. Os principais dados presentes em um budget empresarial, são: receitas, gastos, investimentos, previsões de vendas, sazonalidades, endividamento, perspectivas de mercado e até objetivos da empresa.

Gerir uma empresa não é uma tarefa fácil. Por isso é preciso investir em estratégias e metodologias que auxiliem a administração, tornando a gestão e seus processos mais eficientes. O budget empresarial ajuda a evitar surpresas negativas.

Mas, você sabe como fazer esse budget? Confira nosso passo a passo e tenha o controle financeiro da empresa em suas mãos.

A chegada de empresas multinacionais começou a popularizar termos estrangeiros no cotidiano brasileiro, como deadline, ROI e o próprio budget. Essa ferramenta nada mais é do que o conhecido orçamento, só que em sua forma estática. Nesse modelo, os dados previstos não podem ser alterados durante o período avaliado, mesmo que aconteçam imprevistos no meio do caminho.

Essa falta de flexibilidade do orçamento estático empresarial pode ser contornada com o forecast – a revisão do budget para os próximos períodos, considerando os valores atingidos anteriormente. Assim, já é possível evitar que esse controle fique engessado e acabe não sendo tão benéfico para a organização.

No budget empresarial deve constar dados fundamentais para a gestão da empresa: informações detalhadas sobre gastos; receitas; investimentos; previsão de vendas; sazonalidade; nível de endividamento; perspectiva de mercado e até os objetivos da organização.  

Tanto o orçamento como o forecast são ferramentas importantes para o controle financeiro da organização, pois ajudam a remanejar os recursos com maior eficiência e a identificar pontos para o corte de gastos, caso sejam necessários no futuro.

Sem um budget empresarial fica difícil saber quanto dinheiro a empresa realmente tem, para onde vão seus gastos ou quanto é necessário vender para cobrir os custos e lucrar.

Imagina se em um mês você resolve trocar equipamentos ou reformar alguma área da empresa, porém não há uma reserva segura para pagar as contas e as vendas acabam não sendo tão boas naquele período? Essa situação, no mínimo, acarretaria em dívidas e muito estresse.

Além disso, o orçamento costuma ser um documento pedido por bancos e fundos de investimento para a avaliação de empréstimos. Por isso ter esse controle é fundamental caso seja preciso buscar esse recurso para pagar dívidas ou investir na empresa.

O budget empresarial tem como principal objetivo diagnosticar a saúde financeira de uma empresa, ou seja, ilustrar para os gestores a situação financeira atual em detalhes. 

Através dele é possível saber em estatística qual é o teto de gasto e investimentos de cada área da corporação e assim criar um planejamento estratégico financeiro para administrar melhor os recursos disponíveis.

Logo, dedicar tempo e energia para criar e gerir um budget empresarial é essencial para garantir o planejamento estratégico financeiro, mas esse não é o único objetivo, medir a performance da organização, garantir o controle financeiro, ajudar na tomada de decisão e auxiliar na estratégia de precificação são outras ações que podem ser realizadas através desse recurso.

A planilha de budget é a ferramenta utilizada para garantir o controle das contas e cumprir as metas financeiras da instituição. Ela é criada, analisada e atualizada a fim de entender se o projeto até então desenvolvido pela instituição vai possibilitar que ela alcance os objetivos.

Cada planilha de budget tem sua particularidade, ou seja, é desenvolvida de acordo com as necessidades e cultura da empresa, mas há algumas categorias que são encontradas em todas elas. De modo geral, em uma planilha de controle há uma aba dedicada ao budget empresarial e nela é possível observar um resumo do plano de contas de entradas e saídas e uma somatória do plano de contas.

Alguns dos principais elementos dessa planilha são: 

A planilha resume tão bem a situação financeira de uma empresa que pode até ser  utilizada como documento de consulta para decisões e mudanças de estratégias. Mas, claro, quando ela é bem estruturada e dispõe de todas as informações necessárias e atualizadas.

Para calcular o budget empresarial, comece definindo os objetivos da empresa e coletando dados financeiros históricos. Estime suas receitas futuras com base em vendas esperadas e contratos, e liste todas as despesas fixas e variáveis, como aluguel, salários e custos de matérias-primas. Inclua também investimentos necessários e uma reserva para o capital de giro.

Após projetar e ajustar o orçamento, obtenha a aprovação das partes interessadas e implemente-o. Monitore o desempenho financeiro regularmente e ajuste o orçamento conforme necessário para responder a variações e mudanças no mercado. Isso garante uma alocação eficiente de recursos e ajuda a atingir os objetivos da empresa.

Por sua importância, é essencial saber fazer o orçamento de forma eficiente e que reflita a verdadeira situação da empresa. Nada de acabar esquecendo uma questão ou outra e acabar prejudicando o controle da saúde financeira da organização.

E para te ajudar nessa tarefa, preparamos esse passo a passo prático:

Antes de fazer projeções, é preciso saber como está realmente a situação financeira da empresa. Reúna todas as informações importantes dessa área, considerando os últimos anos, e procure identificar lacunas, problemas, oportunidades e necessidades. Tenha em mãos os seguintes dados:

Organize bem todos esses documentos para não se perder nas datas e assim cometer falhas no orçamento.

Agora que já se sabe em que pé está a saúde financeira da empresa é possível pensar no futuro. Planeje como os números deverão estar daqui a um ano, por exemplo, como forma de incentivar o crescimento da organização. Porém, atente-se que essa previsão deve ser realista: não adianta colocar números que não correspondam ao desempenho da instituição, pois em vez de animar, metas consideradas inalcançáveis desmotivarão os colaboradores.

Descubra todas as fontes que consomem o dinheiro da sua empresa. Você verá que são muitos os gastos e despesas. Alguns exemplos:

Tendo em mente esses dois passos, pode-se saber se a empresa está se “pagando” ou não. Mas isso não é o suficiente para um negócio que quer ser bem sucedido.

Ao conhecer seus gastos e receitas, é possível pensar em quanto cada produto/serviço vendido deverá contribuir para que a empresa tenha lucro, e não somente pague suas contas. Isso deve ser feito de forma a englobar todos os canais de venda: desde lojas físicas a e-commerces.

Agora é a hora de colocar no papel – ou planilha e sistema – quais serão os investimentos que precisarão ser feitos para a empresa: novas máquinas; softwares; estratégias de marketing; inovações tecnológicas; reformas; treinamentos corporativos, entre outros.

Nessa etapa também é importante apontar qual será a fonte usada para pagar esses investimentos.

Considerando a realidade brasileira, os tributos têm grande peso nas contas das empresas. Por isso coloque todos os impostos aplicados à sua organização – sejam municipais, estaduais e/ou federais – no controle.

Nesse momento, é possível pedir ajuda a um contador para saber se o enquadramento tributário da sua empresa está correto ou se você não está pagando mais impostos do que deveria.

Com todos esses dados coletados nos passos anteriores em mãos, é possível montar uma projeção financeira: quanto será a receita ou despesas da organização nos próximos meses? Leve em consideração fatores como capital de giro, investimentos e o crescimento esperado do negócio nessa simulação.

Assim como no caso das metas, procure fazer uma projeção realista: sem achar que de repente a empresa terá um lucro de 200% da noite para o dia, e sem qualquer tipo de investimento.

Não basta definir o budget empresarial e não conferir o documento novamente. Apesar dele ser mais estático, é possível fazer sua revisão com o forecast, como dissemos.

Acompanhar esse processo ajuda a verificar se o orçamento está correto: as projeções estão sendo assertivas? Novas fontes de gastos ou receitas surgiram nesse meio tempo? Algum novo investimento precisa ser feito? Tudo isso ajuda o empreendedor a identificar falhas nesse processo que podem prejudicar (e muito!) a empresa.

O budget empresarial é um excelente instrumento para manter a saúde financeira da empresa. Ao seguir os passos que listamos com organização e disciplina, você terá maior controle sobre essa área, aumentando as chances da sua organização ter sucesso!

Claro que esse fator, por mais importante que seja, não é o único que conta nessa equação. É fundamental que o empreendedor esteja em contato com as novidades e boas práticas para implementá-las em sua empresa e conseguir se destacar da concorrência.

E você pode contar conosco para se capacitar. Confira nosso blog e se atualize com os melhores conteúdos de negócios!