Adotar a admissão digital é uma forma de otimizar um processo importante para o RH, agilizando as operações e reduzindo custos. No entanto, nem todos sabem como usar a tecnologia a seu favor e implementar essa ferramenta.
O que você vai ver neste artigo:
Descubra nesse artigo por que e como adotar a admissão digital na sua empresa, facilitando a vida do seu RH!
O que é a Admissão Digital e por que adotá-la?
A tecnologia trouxe uma série de facilidades para as empresas. Com as ferramentas e estratégias certas, é possível melhorar os resultados de setores como comercial, marketing e até recursos humanos.
Entre diversas soluções que o RH pode adotar, a admissão digital é uma das que mais pode ajudar a tornar as rotinas do departamento mais práticas e ágeis. Essa opção automatiza esse processo, trazendo o melhor da tecnologia para as ações de gestão de pessoas.
A admissão digital ajuda desburocratizar essa operação ao deixar a parte manual com as máquinas: em vez de ter que recolher e organizar todos os documentos dos recém-contratados manualmente, todos esses dados são recebidos e transmitidos pela internet.
Especialmente as organizações grandes, com constante fluxo de contratações, podem se beneficiar da admissão digital para evitar ter que lidar com um monte de papelada toda vez que um novo funcionário chega. Porém, mesmo empresas menores podem aproveitar a ferramenta para reduzir a burocracia e a pilha de documentação na hora de lidar com os novatos.
Assim a vida fica um pouco mais fácil para o RH. Mas, existem ainda outras vantagens de se adotar essa modalidade:
- Maior agilidade nos processos de admissão: em vez de ter que adicionar cada informação manualmente, o RH só precisa receber os arquivos e — dependendo da forma adotada — preencher as informações no software. E quase todo processo pode ser feito antes mesmo do recém-contratado pisar na empresa;
- Otimização do tempo do RH: não é preciso ter que lidar com recebimento de papeladas, apenas com a checagem dos arquivos — o que é mais rápido;
- Possibilidade de deslocar o trabalho do RH para atividades mais estratégicas: em vez dos profissionais usarem seu tempo e esforços em ações manuais, eles podem usar seus talentos em outras situações;
- Menor burocracia: os novos colaboradores podem mandar quase tudo por e-mail e/ou preencher um formulário online, enquanto o RH também realiza o processo virtualmente;
- Incentivo à sustentabilidade com a redução da papelada: tudo é feito digitalmente, reduzindo impressões.
- Redução de custos com papelada e armazenamento dos documentos: não é preciso imprimir ou guardar pilhas de arquivos físicos de cada informação dos colaboradores;
- Redução de erros com a automação: adotar soluções tecnológicas ajuda a diminuir falhas no processos;
- Segurança na transmissão dos dados: os softwares costumam ter dispositivos de proteção de ataques virtuais, salvaguardando as informações dos profissionais;
- Possibilidade de usar um software com integração aos programas do governo federal;
- Facilidade para os recém-contratados: os profissionais não precisam ficar indo e vindo com papelada até a empresa, e sim podem mandar tudo pela internet;
- Boa impressão nos recém-contratados: a agilidade e automação dos processos gera uma imagem de empresa moderna e menos burocrática;
- Incentivo e abertura à tecnologia e inovação na empresa: implementar soluções inovadoras estimula todos na organização a buscar esta postura em seus trabalhos.
Ou seja, implementar a admissão digital é uma ótima maneira de otimizar esse processo do RH, facilitando a vida tanto a vida do departamento quanto dos recém-contratados. Tudo se torna mais prático nessa operação tão importante.
A automação de processos nas empresas é uma tendência que vem cada dia mais forte — ainda mais considerando conceitos como a transformação digital. Aproveitar as soluções tecnológicas e suas facilidades é uma forma de não deixar seu negócio ficar para trás.
Como funciona?
A admissão on-line é gerenciada por meio de um software para departamento pessoal. Os profissionais do RH o utilizam para gerenciar todo processo. Há alguns muitos conhecidos no mercado, basta uma breve pesquisa no Google para encontrar vários.
Vale destacar que o processo de admissão, na maioria das vezes, é a etapa seguinte a de recrutamento e seleção. Este também pode ser otimizado por ferramentas específicas, com uso da gamificação, por exemplo. Você já ouviu falar a respeito?
Na prática, após todo o processo de recrutamento e seleção, ou seja, de definir o candidato mais qualificado para o cargo e que melhor combina com o fit cultural da sua empresa, o próximo passo é enviar o formulário juntamente com as informações sobre a vaga, a função, salário e os benefícios.
Em seguida, o novo colaborador precisa anexar toda documentação necessária e preencher os formulários on-line. Ao receber as informações, o Departamento Pessoal avalia se tudo está certo, envia para o contador responsável por fazer a inserção no eSocial.
Após esse processo realizado, o próximo passo já é marcar o primeiro dia de trabalho do colaborador. Somando tudo, são necessários aproximadamente 3 dias para todo esse trâmite.
Como encontrar a plataforma ideal de admissão digital
A seguir você confere algumas dicas preciosas para encontrar a plataforma mais adequada para as necessidades da sua empresa.
Identifique os processos de admissão atuais da empresa
Antes de qualquer nova ação, é preciso mapear os processos de admissão atuais da sua organização. Essa etapa é importante para entender quais recursos são necessários para as mudanças que vão acontecer.
Dentre as atividades incluídas nessa etapa, você deve verificar os prazos de contratação atuais. Uma empresa com o processo tradicional leva, em média, 10 dias para realizar todo o processo.
Avalie os requisitos legais e os custos
Você também precisa saber quais as exigências legais e avaliar se a ferramenta escolhida se enquadra nelas. Aqui também é o momento para avaliar valores e serviços oferecidos.
Analise as tendências de mercado
O mercado está em constante evolução e a ferramenta escolhida precisa se preocupar com isso, aprimorando e atualizando o software para facilitar cada vez mais na rotina do Departamento Pessoal.
Como adotar a Admissão Digital?
Existem várias possibilidades para implementar essa ferramenta na sua empresa.
Uma ideia é mandar o recém-contratado preencher um formulário online com seus dados, anexando os documentos adicionais necessários para efetuar o processo. O novo colaborador poderá fazer essa tarefa no computador de casa e até pelo celular — facilitando essa operação.
A empresa pode adquirir um programa específico para fazer a gestão de RH, recolhendo essas informações enviadas pelo recém-contratado e enviando-as para os órgãos competentes, além de armazenar digitalmente os dados importantes no registro dos funcionários.
Lembrando: alguns documentos ainda precisam ser guardados fisicamente na empresa. Por isso é importante estar sempre de olho na legislação trabalhista para cumprir todas as obrigações corretamente.
Assim, em vez de ter que esperar o novo colaborador chegar na empresa trazendo toda documentação (e até esquecendo alguma coisa ou outra) e depois ter que preencher várias papeladas e encaminhá-las ao governo, o profissional pode enviar os dados e fotos da papelada para o e-mail do RH, que irá encaminhar as informações para os órgãos competentes e realizar suas operações internas para efetivar a contratação.
Simples, não? Essa pequena mudança no processo de admissão pode trazer uma série de benefícios para o RH e empresa, tornando essa operação mais ágil, prática e moderna. Porém, é só o início do que a tecnologia pode fazer por seu negócio.
Tecnologia e RH: uma parceria de sucesso
A gestão de pessoas tem muito a ganhar ao adotar a tecnologia em suas rotinas: além da admissão digital, existem uma série de ferramentas que ajudam o trabalho desse departamento ser mais eficiente, ágil e fácil.
Algumas ferramentas como a inteligência artificial, big data e gamificação estão cada vez mais ganhando as empresas mundiais, trazendo resultados importantes para o RH. No caso da última, essa estratégia vem sendo adotada em processos como recrutamento, onboarding de novos funcionários, treinamento corporativo, comunicação interna e até nas tarefas diárias dos colaboradores.
A gamificação é uma metodologia que usa elementos e lógica de jogos para despertar a motivação das pessoas em atividades que não costumam ser tão engajadoras. Essa estratégia cria uma experiência imersiva e interativa, atraindo e retendo os colaboradores no treinamento corporativo, ajudando a quebrar o gelo e revelar os comportamentos naturais dos candidatos no recrutamento e animando os funcionários a serem produtivos no dia a dia.
Além disso, as plataformas gamificadas costumam oferecer relatórios detalhados dos participantes nas atividades, facilitando a vida do RH e tornando esses processos mais ágeis, práticos e eficientes.
Saiba o que mais essa metodologia pode fazer na sua organização com nosso artigo Utilize a gamificação empresarial para diferentes processos!
