Ciclo DMAIC: As 5 etapas para uma melhoria contínua

Ciclo DMAIC é uma metodologia de gestão de qualidade adotada por empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Essa ferramenta ajuda a organização a implementar um mecanismo de melhoria contínua em seus processos, otimizando operações e gerando mais resultados para o negócio. 

Conheça neste artigo o Ciclo DMAIC e como ele pode contribuir com sua companhia!

Existem ferramentas que já são consagradas no mundo da administração: conhecidas e provadas pelo tempo de sua eficiência — e o Ciclo DMAIC é uma delas. 

Basicamente, essa metodologia é usada na gestão da qualidade de uma empresa para implementar uma estratégia de melhoria contínua. Assim, ela define uma série de passos para se alcançar o aprimoramento em diversas áreas de um negócio. 

O Ciclo DMAIC foi desenvolvido a partir de outra estratégia reconhecida no mundo dos negócios, o Lean Six Sigma, e pode ser adotado em projetos de empresas de qualquer porte e segmento de mercado. 

Em resumo, essa ferramenta estrutura 5 etapas de melhoria contínua — e que formam a sigla da estratégia: 

D — Define / Definir

M — Measure / Medir

A — Analyze / Analisar

I — Improve / Melhorar

C — Control / Controlar 

Dessa forma, essa metodologia abarca desde etapas de planejamento (D,M e A) como de ação (I) e avaliação do desempenho (C), oferecendo uma ferramenta interessante de ser implementada em uma organização e seus projetos. 

O Ciclo DMAIC costuma ser adotado por diversos motivos: para aprimorar constantemente as atividades e soluções da empresa; melhorar a gestão de qualidade; otimizar processos; oferecer experiências mais satisfatórias aos clientes e aumentar os resultados do negócio e sua posição no mercado. 

Mas, estes são apenas alguns dos motivos para se interessar por essa estratégia. 

Investir em melhoria contínua é algo que pode mudar os rumos de uma empresa. Essa estratégia pode ser uma ação direcionada aos produtos e serviços, processos, atendimento ao cliente ou em na cadeia inteira — no fim das contas, todo esforço neste sentido contribui para aumentar os resultados e a competitividade empresarial. 

No caso do Ciclo DMAIC, adotar essa ferramenta pode gerar vários impactos positivos na organização:

Como dito antes, essa metodologia estrutura 5 etapas para se trabalhar o aprimoramento contínuo em uma empresa. Vamos entender cada uma delas?

Este é o primeiro passo de todo processo, onde se define os pontos estruturais do projeto de melhoria como: 

É importante deixar claro as informações de todos estes elementos para evitar problemas ou retrabalho nas etapas seguintes, ou então que algo primordial não seja entendido pela equipe e esse detalhe gere confusão e conflitos mais tarde. 

Uma dica interessante para esta etapa é de selecionar profissionais de áreas diferentes para compor o grupo. Assim, habilidades e conhecimentos diversos irão oferecer visões multidisciplinares sobre o projeto, contribuindo para se obter respostas inovadoras e eficientes. 

Algumas ferramentas como o brainstorming e estratégias de trabalho em grupo podem ajudar a extrair o melhor de cada participante. 

Antes de qualquer intervenção, é importante analisar como se está a situação atual — justamente para se ter condições de comparar o antes e depois das estratégias adotadas. 

Além disso, nessa etapa é possível agregar mais informações importantes relacionadas ao projeto (como problemas e suas raízes, lacunas, algumas ideias de solução) e que ajudarão a desenvolver ações mais assertivas. 

Nesse momento deve-se adotar outras ferramentas complementares para se investigar cada situação do projeto. Algumas opções de metodologias para esse contexto são Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Pareto, Matriz de Causa e Efeito e a GUT. 

Esse é o momento de pensar nas soluções. Quais melhorias devem ser feitas para resolver ou atenuar a situação que motivou a adoção do Ciclo DMAIC? Deve-se investigar e entender a raiz dos problemas trabalhados no projeto, desenvolvendo planos de ação para lidar melhor com eles. 

Dessa forma, esta é a hora de analisar a situação de forma eficiente para encontrar soluções. Algumas metodologias que podem ser adotadas nesta etapa são os 5 Porquês e o Teste de Hipóteses, pois elas ajudam a investigar a raíz dos problemas e a comprovar ou rejeitar possibilidades sobre as situações. 

Após ter todas as informações e plano de ação em mãos, é o momento de colocar o planejamento em prática. Mesmo nesta etapa é preciso ir testando as soluções desenvolvidas, verificando quais estão dando os resultados desejados ou não, e como adaptá-las para a realidade da empresa. 

Neste caso, uma ferramenta que pode contribuir no processo é a 5W2H, para ajudar a testar as hipóteses levantadas. Também é possível adotar a Metodologia Kaizen para aplicar outra ação de melhoria contínua e que pense na redução de desperdícios. 

C — Control / Controlar 

Em qualquer projeto não basta apenas colocar o plano de ação em prática e achar que o trabalho acabou. Ainda mais pensando em melhoria contínua, é fundamental fazer um acompanhamento das estratégias adotadas — seu desempenho, resultados, pontos de aprimoramento e os que estão gerando o retorno desejado.

Neste sentido, é importante usar mecanismos para se acompanhar os indicadores financeiros, o desempenho dos processos, dados estratégicos do contexto e outras formas de acompanhamento. Checklists, softwares, métricas e outras ferramentas podem facilitar essa operação, permitindo com que os profissionais tenham controle de cada etapa do projeto e possam agir para que cada vez mais a empresa tenha resultados. 
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