Como melhorar a gestão do tempo no ambiente corporativo?

Uma boa gestão do tempo é fundamental para se ter produtividade e qualidade em uma empresa. No entanto, muitas organizações enfrentam dificuldades em estimular essa habilidade em seus colaboradores, tendo problemas como procrastinação, atrasos, estresse e entregas com nível abaixo do desejado. 

Sua empresa passa por situações assim? Saiba como melhorar a gestão do tempo na equipe e aumente os resultados do seu negócio!

Esse conceito nada mais é do que a capacidade de organizar as demandas de acordo com o tempo disponível para realizá-las. Em vez de definir prazos irreais para completar determinada tarefa, o profissional sabe quanto levará realmente para fazê-la com a qualidade desejada e ajustar sua agenda de acordo com o serviço proposto.

Isso significa também ser capaz de elencar prioridades e ter foco nas atividades, evitando distrações ou situações que prejudiquem o processo. No fim, ter uma boa gestão de tempo permite organizar as demandas da melhor forma para que tudo seja cumprido no prazo correto e com a qualidade desejada para a entrega. 

Pode parecer um conceito simples, mas uma boa gestão do tempo tem vários impactos na dinâmica de uma equipe e até mesmo na qualidade de vida dos profissionais. 

Primeiramente, essa habilidade ajuda na definição de prioridades: entender quais são as tarefas mais importantes e urgentes, tendo um foco especial nelas, otimiza o fluxo de trabalho e oferece melhores resultados para a empresa como um todo. 

Entender os processos de forma realista permite estabelecer prazos que possam ser cumpridos, evitando atrasos na entrega, problemas na operação e até mesmo a frustração dos clientes com as promessas quebradas. 

Mas, os funcionários também ganham ao terem uma boa gestão de tempo: ao realizar as tarefas no prazo correto e na qualidade demandada, eles não terão que se preocupar com questões como retrabalho ou com uma jornada exaustiva. Assim, terão mais tempo para seu lazer e vida pessoal, melhorando seu bem-estar — o que, por sua vez, impacta positivamente seu exercício profissional. 

Os quatro pilares da gestão do tempo são:

1- Estabelecimento de prioridades: Identificar e classificar as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Isso permite que você dedique tempo e energia às atividades que contribuem mais para seus objetivos.

2- Planejamento eficiente: Criar um plano detalhado para suas atividades diárias, semanais e até mesmo mensais. O planejamento ajuda a minimizar o tempo gasto em tarefas improdutivas e a maximizar a eficiência.

3- Organização do tempo: Utilizar técnicas e ferramentas para organizar seu tempo de maneira eficaz, como a técnica Pomodoro, agendas, listas de tarefas, e aplicativos de gestão de tempo. Isso ajuda a manter o foco e a evitar distrações.

4- Eliminação de desperdícios: Identificar e eliminar atividades desnecessárias ou que consomem muito tempo, como reuniões improdutivas, multitarefa excessiva e procrastinação. Isso libera tempo para se concentrar nas tarefas mais importantes e alcançar resultados significativos.

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Não é fácil ter uma boa gestão do tempo, seja individualmente ou com a equipe inteira. Ainda mais na correria do dia a dia ou em uma rotina cheia de imprevistos, organizar as demandas é um grande desafio para qualquer organização.

Felizmente, existem algumas práticas que podem ajudar a melhorar a gestão do tempo dos profissionais:

O primeiro passo é entender quais são as demandas prioritárias: o que é mais importante ou urgente de ser resolvido? Quais são as atividades que gerarão maior impacto positivo no fluxo de trabalho? Como cada tarefa influencia na operação? Pensar nessas questões é fundamental para definir o que deve ser feito primeiro e o que pode ser postergado. 

Tirar um tempo no início do dia para criar uma lista de tarefas também é importante para visualizar todas as demandas com clareza — o que é fundamental para elencar aquilo que é urgente e essencial, além de não se esquecer de nenhuma pendência.

A verdade é que cada pessoa tem o seu ritmo e estilo de trabalho. Existem profissionais que conseguem focar mais em determinado horário do dia, outros que precisam de uma certa rotina ou “ritual” para se concentrar, aqueles que são capazes de lidar com múltiplas demandas ou então que preferem resolver cada atividade por vez…É importante considerar as individualidades dos funcionários ao organizar as demandas e prazos, pensando nos pontos fortes e lacunas de cada um. 

Dificilmente tudo sai como o esperado todos os dias: sempre há o momento em que parece que meio mundo quer falar com a mesma pessoa; em que vários problemas surgem “do ar”; em que tudo parece interromper o fluxo de trabalho…

Por isso, é importante considerar no planejamento das demandas um espaço para imprevistos, pensando em folgas nos prazos para que, caso algo ocorra, haja mais tempo para cumprir as obrigações. Organizar pausas entre as tarefas também é uma forma de dar um “respiro” para os profissionais, também abrindo um intervalo para sanar exigências extras que possam surgir. 

Além desses cuidados, existem alguns métodos que podem ajudar a melhorar a organização das demandas dos profissionais e, consequentemente, aumentar a produtividade e qualidade da equipe. 

Há ferramentas de gestão de tempo — como o Pomodoro, por exemplo — que auxiliam as pessoas a definir prioridades, focar em determinadas tarefas e visualizar seu progresso de forma clara. Assim, esses mecanismos contribuem para aprimorar os fluxos de trabalho e a fortalecer a concentração dos funcionários naquilo que realmente trará impactos positivos em sua função. 

Além disso, existem tecnologias específicas que ajudam a otimizar operações, tornando-as mais práticas, rápidas e eficientes. Com as soluções certas, é possível reduzir erros e retrabalho, automatizar tarefas manuais (permitindo com que os profissionais atuem em atividades mais estratégicas) e facilitar a vida dos colaboradores. 

No fim das contas, a produtividade e qualidade do serviço são aprimorados, possibilitando com que mais seja feito em menos tempo. 

E, de tantas soluções tecnológicas, uma das maiores tendências para diferentes estratégias é a gamificação. 

Um funcionário pode organizar corretamente suas demandas e ter o tempo exato para realizá-las… mas, o que acontece quando, não importa o que ele faça, o foco e a motivação não vêm?

Ninguém consegue se manter produtivo e animado o tempo todo. Por isso, é importante que a organização invista em ferramentas para ajudar os profissionais a manterem a atenção e o engajamento no trabalho, evitando problemas como a procrastinação, desmotivação e atraso nas entregas. 

E uma das ferramentas que mais pode contribuir para fortalecer a motivação em uma equipe é a gamificação. Essa estratégia usa elementos comuns aos jogos para estimular com que as pessoas realizem ações ou despertem certos comportamentos que irão gerar impactos positivos em sua vida. 

Para as empresas esse método é capaz de motivar os funcionários a participarem com maior engajamento de atividades como treinamento corporativo, onboarding e comunicação interna — e também nas tarefas cotidianas. 

É possível desenvolver uma ação gamificada com as demandas diárias para aumentar a motivação e o foco dos colaboradores, ajudando-os a manter o gás mesmo nos dias mais difíceis e, dessa forma, manter a produtividade e qualidade da equipe. 

A gamificação pode ser adotada em conjunto com outras metodologias de gestão de tempo e produtividade para potencializar os resultados — mas, é preciso contar com uma solução eficiente para aproveitar o melhor dessa estratégia e gerar os impactos positivos desejados. E a Ludos Pro pode te ajudar nisso: conheça nossa plataforma gamificada e fortaleça o desempenho dos seus colaboradores!