Conheça os principais tipos de comunicação empresarial

A função da comunicação nas organizações é contribuir para a disseminação de informações, dados, diretrizes e metas. Com ela, os colaboradores de uma organização entendem melhor sua função e importância nos processos da empresa, além de como é a cultura organizacional.

Existem diferentes tipos de comunicação empresarial, certamente você conhece alguns, mas quando se trata sobre utilizá-las de forma estratégica e assertiva na sua empresa, você sabe exatamente como fazer?

A importância da comunicação é assunto que deve ser discutido sempre pelas empresas, afinal o sucesso dela depende muito da maneira que ela lida com a comunicação, tanto interna como externa. Isso significa que sem uma comunicação efetiva não há sucesso nas organizações.

Pensando nisso, decidimos desenvolver este artigo, assim você entenderá melhor a respeito da comunicação empresarial: o que é, quais os principais tipos existentes e os principais modelos utilizados pelas empresas. Se você se interessou, então é só continuar com a leitura!

Também conhecida como comunicação corporativa, a comunicação empresarial é um conjunto de práticas e estratégias desenvolvidas por uma organização com o objetivo de alcançar e impactar todos os seus stakeholders.

Em outras palavras, a comunicação é um meio de contato utilizado para representar uma marca perante seus investidores, potenciais clientes, clientes, colaboradores, fornecedores e o público em geral.

A comunicação está ligada a uma série de práticas, desde as mais tradicionais, como o cuidado com a identidade visual de uma marca, até a gestão da empresa no ambiente digital. De maneira geral, a comunicação pode ser dividida em duas categorias: a comunicação interna e a comunicação externa.

A comunicação empresarial também engloba a interação e as diferentes maneiras de comunicação dos colaboradores de uma organização. Nesse contexto, está relacionada a uma série de procedimentos e técnicas para a transmissão de informações, tais como:

De maneira geral, a comunicação é uma solução estratégica de gestão que, quando bem explorada, pode contribuir para o excelente funcionamento de uma empresa e seus processos, garantir maior produtividade, coesão e gerar integração entre os profissionais da empresa.

A comunicação tem potencial para ser uma vantagem competitiva para a empresa, mas, se não for desenvolvida de forma adequada, também pode representar um grande problema.

A comunicação empresarial pode assumir diferentes funções dependendo do objetivo pelo qual possui a organização. Em outras palavras, nas empresas, a comunicação cumpre diferentes propósitos, sendo alguns deles: reputação, controle, motivação, expressão emocional e informação. Confira, a seguir, detalhes de alguns desses tópicos.

A comunicação no contexto corporativo é utilizada como ferramenta para gerenciar o comportamento dos funcionários. Essa prática é bastante presente em corporações com hierarquias autoritárias e regras bem definidas. No entanto, isso não significa que esteja presente apenas nessas instituições.

A comunicação de controle se manifesta, por exemplo, quando um colaborador é informado de que precisa compartilhar qualquer problema de trabalho com seu chefe, respeitar suas instruções e orientações ou ainda cumprir as políticas da empresa.

Apesar desses exemplos, a comunicação de controle pode ir além e também ocorrer na comunicação informal, como em conversas casuais no trabalho, como em uma conversa sobre produtividade na qual se comparam profissionais de diferentes níveis hierárquicos.

Outra função da comunicação, quando considerada como uma ferramenta no ambiente corporativo, é gerar motivação nos funcionários. Isso é alcançado ao garantir clareza sobre o que deve ser feito, o nível de qualidade do trabalho esperado e ações que podem ser implementadas para melhorar o desempenho, caso esteja abaixo do esperado.

O estabelecimento de metas específicas, a troca que ocorre no feedback efetivo e o reforço do comportamento são práticas que contribuem para gerar motivação e dependem da comunicação para que essas questões se concretizem.

Logo, a comunicação empresarial desempenha um papel fundamental no envolvimento dos funcionários. Eles precisam estar cientes dos objetivos da empresa, metas e mudanças internas. Além de receber treinamentos e práticas de desenvolvimento para aperfeiçoar suas haras e softs skills. Em todas essas ocasiões, a comunicação é essencial.

Grande parte das pessoas passa muitas horas no trabalho, já que o modelo de trabalho convencional no Brasil implica em 44 horas semanais, o que equivale, em média, a 8 horas diárias.

Portanto, é comum que o ambiente de trabalho seja a principal fonte de interação social de um profissional, tornando a comunicação uma ferramenta amplamente utilizada.

Nesse contexto, a comunicação é necessária para expressar sentimentos, sejam de satisfação ou frustração, relacionados ao âmbito pessoal e profissional.

A comunicação tem o objetivo de facilitar a tomada de decisão. É por meio dela que são fornecidas informações para que profissionais e equipes possam se reunir, trocar dados e conhecimentos e considerar as alternativas disponíveis.

Bancos de dados e redes de conexões são excelentes fontes para desenvolver essas capacidades e tomar decisões sobre as melhores medidas a serem implementadas.

De todas as funções da comunicação, todas têm o mesmo nível de importância, nenhuma se sobrepõe à outra.

Para que as corporações utilizem essa ferramenta de forma efetiva e obtenham bons resultados, é necessário que compreendam esses quatro atributos da comunicação e estimulem a liderança a dominar essas habilidades interpessoais, bem como os demais colaboradores.

Quanto mais clara for a comunicação e quanto mais a empresa entender a importância de promover um ambiente para a expressão emocional e levar esses pontos em consideração em sua tomada de decisão, melhores resultados serão gerados.

Neste contexto, a comunicação empresarial busca fornecer informações relevantes para colaboradores, clientes e outros stakeholders. Isso inclui compartilhar atualizações sobre produtos, serviços, políticas e diretrizes da empresa.

A comunicação eficaz ajuda a construir e preservar a reputação da empresa. Transmitir valores, missão e visão de forma consistente ajuda a estabelecer confiança com o público.

Em momentos de crise, a comunicação empresarial clara e eficaz se torna um pilar para gerenciar a situação, minimizar danos à reputação e manter a transparência.

Comunicação empresarial corresponde a todos os feitos de uma empresa para estabelecer conexão e diálogo com o seu público. Ela acontece em todos os seus pontos de contato, como através da identidade visual, por meio do seu discurso, redes sociais, e mais.

A comunicação empresarial não se limita apenas aos clientes ou funcionários, ao contrário, ela pode ocorrer entre a empresa e seus consumidores, colaboradores, parceiros, imprensa, entre outros, ou seja, com público interno ou interno da organização.

Além disso, ela também precisa estar conectada com a missão, a visão e os valores da marca, pilares que transmitem a imagem da empresa e possibilitam que marca e público criem conexão.

Nas empresas, a comunicação cumpre diferentes propósitos, sendo os principais deles: controle, motivação, expressão emocional e informação. Confira, a seguir, detalhes sobre cada um desses tópicos.

A comunicação no contexto corporativo é utilizada como ferramenta para gerenciar o comportamento dos funcionários. Essa prática é bastante presente em corporações com hierarquias autoritárias e regras bem definidas. No entanto, isso não significa que esteja presente apenas nessas instituições.

A comunicação de controle se manifesta, por exemplo, quando um colaborador é informado de que precisa compartilhar qualquer problema de trabalho com seu chefe, respeitar suas instruções e orientações ou ainda cumprir as políticas da empresa.

Apesar desses exemplos, a comunicação de controle pode ir além e também ocorrer na comunicação informal, como em conversas casuais no trabalho, como em uma conversa sobre produtividade na qual se comparam profissionais de diferentes níveis hierárquicos.

Outra função da comunicação, quando considerada como uma ferramenta no ambiente corporativo, é gerar motivação nos funcionários. Isso é alcançado ao garantir clareza sobre o que deve ser feito, o nível de qualidade do trabalho esperado e ações que podem ser implementadas para melhorar o desempenho, caso esteja abaixo do esperado.

O estabelecimento de metas específicas, a troca que ocorre no feedback efetivo e o reforço do comportamento são práticas que contribuem para gerar motivação e dependem da comunicação para que essas questões se concretizem.

Grande parte das pessoas passa muitas horas no trabalho, já que o modelo de trabalho convencional no Brasil implica em 44 horas semanais, o que equivale, em média, a 8 horas diárias.

Portanto, é comum que o ambiente de trabalho seja a principal fonte de interação social de um profissional, tornando a comunicação uma ferramenta amplamente utilizada.

Nesse contexto, a comunicação é necessária para expressar sentimentos, sejam de satisfação ou frustração, relacionados ao âmbito pessoal e profissional.

A comunicação tem o objetivo de facilitar a tomada de decisão. É por meio dela que são fornecidas informações para que profissionais e equipes possam se reunir, trocar dados e conhecimentos e considerar as alternativas disponíveis.

Bancos de dados e redes de conexões são excelentes fontes para desenvolver essas capacidades e tomar decisões sobre as melhores medidas a serem implementadas.

Das quatro funções da comunicação, todas têm o mesmo nível de importância, nenhuma se sobrepõe à outra.

Para que as corporações utilizem essa ferramenta de forma efetiva e obtenham bons resultados, é necessário que compreendam esses quatro atributos da comunicação e estimulem a liderança a dominar essas habilidades interpessoais, bem como os demais colaboradores.

Quanto mais clara for a comunicação e quanto mais a empresa entender a importância de promover um ambiente para a expressão emocional e levar esses pontos em consideração em sua tomada de decisão, melhores resultados serão gerados.

É através da comunicação que a empresa consegue transmitir sua mensagem para todos os seus stakeholders. Ela também é essencial por outras questões. Veja a seguir.

Seja no âmbito interno ou externo, a empresa está suscetível a fofocas, jamais no contexto atual, com a existência de diferentes plataformas digitais e redes sociais que facilitam o compartilhamento de informações e, inclusive, fake news.

Empresas mais tradicionais, por exemplo, são acostumadas a manter informações (sobre faturamento, salários, saúde da empresa e dados sobre estratégias) restritas à diretoria. Ao adotar uma nova postura, a de transparência, ela deixa de abrir espaço para especulações e rumores.

Sabe aquela boa e velha frase de “vestir a camisa da empresa”? Pois, o sentimento de pertencimento resulta exatamente isso, um funcionário satisfeito com a instituição que presta serviço, e engajado em todas as suas práticas.

A comunicação empresarial busca estreitar o relacionamento entre empresa e colaboradores, além de alinhar expectativa de ambas as partes, o que torna tudo mais claro. É através deste ato que ela compartilha seus valores, sua missão, sua identidade, e o funcionário passa a identificar razões para fazer os objetivos dela serem suas metas também.

Quando ela deixa de promover uma comunicação assertiva, o funcionário não encontra nenhuma identificação com o local de trabalho, e pior, não sente orgulho de fazer parte dela. Isso pode resultar em diferentes perdas para a empresa, dentre elas o desligamento de talentos importantes.

Isso dificilmente acontece com o banco roxinho, Nubank, porque ele investe na comunicação interna e externa. Se você gosta de acompanhar a rede social do LinkedIn, por exemplo, provavelmente você já tenha visto os colaboradores dessa instituição literalmente vestindo a camisa da empresa. 

Este é o resultado de várias estratégias, inclusive do reconhecimento da importância da comunicação empresarial como algo inerente para a sobrevivência e crescimento de uma empresa.

Pensar na comunicação empresarial como estratégia para potencializar os resultados da empresa, é algo que grandes corporações fazem, porque de fato ela é uma ferramenta poderosa, claro, se usada corretamente.

Ainda usando como exemplo a comunicação interna, aquela voltada para os colaboradores, se feita da forma correta, os profissionais têm mais confiança na empresa e, consequentemente, se sentem mais à vontade para esclarecer suas dúvidas, sugerir melhoras e compartilhar processos ou mesmo sobre pessoas que têm dificultado que elas aconteçam.

Ou seja, a comunicação mais uma vez se mostra como aliada para o crescimento da empresa.

Credibilidade e autoridade são elementos que chamam atenção e cativam tanto o público interno quanto o externo. E, como se já não bastassem os demais benefícios, a comunicação empresarial também te ajuda a implementar essa percepção. 

Afinal, é por meio da comunicação que uma empresa consegue levantar suas bandeiras, contar porque ela é uma marca relevante para a sociedade atual, compartilhar seus valores, interagir com seus funcionários, clientes e fornecedores.

Quando ela sabe quão isso é importante hoje em dia e, portanto, aparece, se posiciona e fala tudo abertamente, ela ganha mais respeito e chama maior atenção dos clientes, da comunidade e de seus colaboradores.

Pensa no seguinte cenário, uma empresa que compartilha com os colaboradores momentos de desafios e vitórias. Que comunica a importância de cada profissional e como cada um é essencial para a meta ser alcançada. Uma empresa que se comunica com os indivíduos que a compõem. Não tem como ela gerar outro resultado se não a melhora no clima organizacional. 

Uma corporação que valoriza a comunicação empresarial consegue comunicar melhor seus processos, alinhar expectativas e garantir que pequenos ajustes na comunicação para ser clara e efetiva como deve ser.

Como resultado, os profissionais entendem melhor o que precisam fazer, os retrabalhos diminuem e a produtividade aumenta. Ou seja, a comunicação empresarial também ajuda na motivação e na produtividade da equipe.

A comunicação empresarial se divide em duas vertentes, comunicação interna e externa, que são igualmente relevantes quando se trata em potencializar a comunicação da sua empresa e, assim, melhorar o desempenho frente aos stakeholders.

Mas é importante saber que dentro de cada comunicação ainda há vertentes que detalham ainda mais a complexidade da comunicação empresarial.

A comunicação interna é voltada para as pessoas que executam alguma atividade na empresa, como gestores, sócios, investidores, fornecedores, parceiros e colaboradores.

Essa comunicação é crucial para o desempenho de uma empresa, visto que é através dela que as pessoas que estão de algum modo conectadas com a empresa, interagindo e fazendo ela se desenvolver.

No ambiente interno, a comunicação ainda serve como ferramenta para compartilhar valores e cultura da empresa, transmitir metas e objetivos, ajudar no clima organizacional e motivar os profissionais.

O diálogo acontece de diferentes formas e contempla níveis hierárquicos diversos. É importante entender quais são eles porque cada tipo exige uma abordagem específica. O tipo de conversa entre diretores e sócios, por exemplo, não será a mesma que a de um gestor e um colaborador.

A comunicação vertical, também conhecida como descendente, é aquela que é feita de cima para baixo, ou seja, é a comunicação que envolve e conecta profissionais de posições mais altas da empresa líderes (diretores, presidentes, sócios e gestores) com as mais baixas.

Essa comunicação tem como principais finalidades informar, instruir e dirigir as pessoas da organização.

A comunicação horizontal se dá de colaboradores para colaboradores, sendo, portanto, entre profissionais do mesmo nível hierárquico. Ela é essencial para construir relações interpessoais, dispor de fluidez nos processos da empresa e promover um clima organizacional saudável.

É considerada comunicação diagonal aquela que envolve todas as partes de uma empresa, levando em conta todos os níveis hierárquicos. Ela é usada principalmente para reuniões gerais ou circunstâncias que requerem comunicar um grande número de pessoas conectadas de alguma forma com a organização.

Ao contrário da comunicação descendente, como o nome já prevê, a comunicação ascendente é aquela que é feita das posições mais baixas da empresa para as mais altas.

Também conhecida como comunicação sem nível, ela é muito comum em empresas de pequeno porte, que todos os colaboradores se conhecem e o desenvolvimento das relações interpessoais acontece de forma natural.

Por isso, a comunicação circular leva em consideração que quanto maior for o grau de relacionamento interpessoal entre o emissor e receptor, maior é a troca de informação entre ambos

A comunicação externa foca nas pessoas que a empresa deseja atingir no mercado, como clientes, concorrentes, consumidores, imprensa e governos. 

O objetivo dessa comunicação, portanto, é construir uma imagem positiva da empresa e, assim, gerar demanda de venda para a organização e criar um relacionamento saudável como todos esses públicos.

No ambiente externo, uma corporação pode contar com dois tipos de comunicação: comunicação mercadológica e institucional. Veja a respeito!

A comunicação mercadológica é focada no posicionamento de mercado de uma empresa e pode ser aderida quando se tem como objetivo atrair e fidelizar clientes, ganhando, assim, o mercado e gerando lucratividade.

A comunicação mercadológica pode ser feita através de diferentes meios: anúncios em revista, rádio, televisão, mas nos dias atuais a comunicação digital – e-mails, redes sociais, site e blogs – são apostas das empresas que entendem que o mundo hoje é digital e que sabem o impacto que a internet dispõe.

Comunicação institucional

A comunicação institucional é focada na imagem da marca e busca impactar a sociedade em geral, imprensa e governos. 

O objetivo desta comunicação é construir a identidade da marca e aumentar a percepção do público, não tendo especificamente intuito de gerar lucros para a empresa. 

Ações como o marketing social e assessoria de impressão são exemplos de práticas que podem ser implementadas na empresa.

São três os modelos de comunicação empresarial mais adotados: Comunicação descendente (Top-down), Comunicação ascendente (bottom-up) e Comunicação transversal. 

Organizações mais tradicionais, em que o nível hierárquico é bastante presente, quase sempre optam pela comunicação descendente, também conhecida por aí como top-down. 

Esse modelo melhora o controle dos gestores sob seus liderados, porém pode influenciar negativamente no engajamento dos profissionais.

Empresas mais flexíveis geralmente optam pela comunicação ascendente (bottom-up) que possibilita um maior diálogo com os profissionais que atuam na organização, inserindo eles nas decisões organizacionais, dando liberdade para que exponham suas necessidades e colocando-os como protagonistas.

Em corporações mais dinâmicas e orgânicas, a comunicação transversal está bastante presente, além da comunicação circular, isso porque elas possibilitam maior participação dos profissionais e dos públicos. 

Para os diferentes objetivos de comunicação, há diferentes práticas que podem ser realizadas para garantir uma boa comunicação empresarial. A seguir, você confere algumas dicas que podem facilitar sua jornada.

Uma cultura de comunicação aberta é fundamental para promover uma atmosfera de confiança e transparência na empresa. Isso envolve criar um ambiente onde os funcionários se sintam à vontade para compartilhar ideias, preocupações e feedback. 

Algumas práticas importantes incluem realizar reuniões regulares de equipe ou sessões de feedback, implementar uma política de portas abertas, na qual os funcionários possam conversar com a liderança a qualquer momento e encorajar a comunicação de mão dupla. Líderes desempenham um papel fundamental ao estabelecer o exemplo de comunicação aberta e respeitosa.

Definir objetivos claros para a comunicação é fundamental para garantir que todos compreendam o propósito de cada mensagem. Por exemplo, ao comunicar uma nova estratégia, defina o objetivo de garantir que todos compreendam a visão e os passos a serem seguidos. 

Além disso, use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o sucesso da comunicação. Se os resultados não estiverem alinhados com os objetivos estabelecidos, ajuste sua abordagem de comunicação conforme necessário.

A variedade de canais de comunicação é crucial, pois diferentes mensagens podem exigir diferentes abordagens. Por exemplo, use e-mails para comunicados formais e mensagens instantâneas para comunicações rápidas. 

Considere, também, o uso de redes sociais corporativas para criar uma plataforma de comunicação interna que permita a interação entre funcionários e o compartilhamento de informações relevantes de maneira eficaz.

A transparência na comunicação empresarial é essencial para construir a confiança dos funcionários. Seja transparente em relação a informações importantes, como metas, desafios e mudanças na organização. 

Além disso, explique o contexto por trás das decisões para que os funcionários entendam o motivo por trás das ações da empresa. A transparência também envolve compartilhar tanto boas quanto más notícias de maneira honesta e oportuna.

Promover a colaboração entre diferentes departamentos e equipes é essencial para evitar gargalos de informação e melhorar a eficiência. Isso pode ser feito por meio de reuniões interdepartamentais regulares, grupos de trabalho conjuntos e compartilhamento de informações relevantes. 

Reduza os obstáculos à comunicação entre departamentos, evitando estruturas organizacionais excessivamente hierárquicas que possam inibir a troca de informações.

Os líderes desempenham um papel fundamental na promoção da comunicação eficaz. Eles devem ser treinados em habilidades de comunicação para liderar pelo exemplo. 

Líderes devem demonstrar comunicação aberta e respeitosa, ouvir atentamente os funcionários e estar dispostos a receber feedback. Ao capacitar os líderes, a comunicação interna flui de maneira mais suave e eficaz em toda a organização.

A criação de um sistema de feedback contínuo é essencial para avaliar e melhorar a comunicação de curto, médio e longo prazo. Isso inclui a coleta de feedback dos funcionários e a avaliação de métricas de engajamento. 

Use pesquisas de satisfação, avaliações de desempenho e reuniões de feedback para identificar áreas de melhoria na comunicação. O feedback contínuo ajuda a ajustar a estratégia de comunicação de acordo com as necessidades e preocupações dos funcionários.

Em momentos de crise, a comunicação empresarial desempenha um papel fundamental na gestão da situação. Tenha um plano de comunicação de crise pronto para lidar com situações desafiadoras. 

Forneça informações claras e direcionadas durante crises para manter a confiança dos colaboradores e outras partes interessadas. A comunicação transparente e oportuna são essenciais para minimizar danos à reputação e restaurar a estabilidade.

A avaliação regular da eficácia da comunicação é fundamental. Busque feedback dos funcionários e use métricas de engajamento para avaliar o sucesso de suas iniciativas de comunicação. 

Esteja disposto a fazer ajustes conforme necessário para melhorar o processo de comunicação. A adaptação contínua é fundamental para atender às necessidades em constante evolução dos funcionários e da organização.

Se necessário, ofereça treinamento em comunicação para funcionários. Isso ajuda a melhorar suas habilidades de comunicação e a promover uma comunicação mais eficaz em toda a organização. Os treinamentos podem incluir habilidades de apresentação, comunicação escrita, gerenciamento de conflitos e empatia.

Uma comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois melhora o engajamento dos funcionários, a eficiência operacional e a satisfação dos clientes. Portanto, investir tempo e recursos na implementação de práticas de comunicação sólidas é uma escolha estratégica que pode beneficiar a organização como um todo.

As atividades de gestão de uma empresa são numerosas, o que exige que os proprietários e diretores priorizem algumas e deixem outras em segundo plano. Num primeiro momento, a comunicação pode ser vista como um aspecto não tão essencial quanto outros, mas, ao observar com atenção, é possível perceber que ela contribui para o alinhamento de todas as demais questões de uma empresa.

Se a comunicação é vista como parte estratégica de uma empresa, ela se torna um recurso excelente para expressar-se com seus stakeholders e transmitir seus valores aos colaboradores, clientes e possíveis clientes.

Assim, dar atenção à comunicação significa pensar de maneira estratégica, o que coloca a empresa à frente da concorrência que a enxerga como um acessório e não como um atributo importante que precisa ser desenvolvido.

Ao considerar a comunicação organizacional dessa maneira, você perceberá que existem ferramentas de comunicação que são determinantes para o seu uso efetivo.

A percepção negativa sobre a ferramenta de feedback tem melhorado nos últimos anos. O que antes era visto como um momento para apontar defeitos, hoje já é compreendido como uma troca construtiva. Troca porque tanto o líder como o colaborador devem assumir o papel de avaliar pontos positivos e áreas de melhoria um no outro.

Cada profissional possui sua vivência e, portanto, tem algo a contribuir para que a empresa atinja seus objetivos. Reuniões pontuais de alinhamento são ideais para ouvir as ideias dos colaboradores, compreender o caminho e os frutos de suas escolhas, sendo também ideais para tomar decisões e fazer ajustes na rota.

Trello, WhatsApp, blog corporativo, fóruns e outros canais de comunicação interna são ótimas fontes de comunicação que contribuem para torná-la mais efetiva e ser usada de forma estratégica.

Quer ter uma comunicação assertiva? Confira o artigo: 5 dicas para desenvolver uma comunicação assertiva!