O que é controle de processos? Conheça as melhores práticas!

Fazer um controle de processos é a melhor forma de otimizá-los e evitar problemas mais tarde. Em vez de desperdícios e outras consequências negativas, a empresa pode melhorar seus resultados e reduzir custos desnecessários. 

Toda empresa tem seus processos — por que não aprimorá-los? Descubra como por meio de uma ferramenta especial!

Uma empresa é feita de processos: para produzir as mercadorias ou executar os serviços; montar uma campanha de marketing; organizar o estoque; atender os clientes a desenvolver os treinamentos corporativos — cada uma dessas operações (e tantas outras) precisa funcionar corretamente para cumprir seus objetivos e beneficiar a organização e os envolvidos. 

Mesmo que de forma inconsciente, toda empresa tem seus processos organizacionais. No entanto, sem estruturá-los, acompanhá-los e investir em seu aperfeiçoamento constante, dificilmente eles irão ajudar os colaboradores, lideranças e gestores a realizar o melhor trabalho que podem. 

Pelo contrário, sem essa metodologia muitos problemas podem surgir: desperdícios sucederem em diversas frentes; objetivos e metas não serem alcançadas; retrabalho ser necessário; ocorrer desorganização nas tarefas; perda de produtividade e qualidade no serviço; estresse na equipe… Assim, uma série de desdobramentos negativos acontecem quando não se dá o devido cuidado a esta área. 

Para algumas organizações, o assunto é tão sério que elas optaram por um modelo de gestão focado nos processos — uma estratégia que transforma todo o norte da empresa para melhorar as operações. Mas, não é necessário mudar completamente a forma de administração para resolver os problemas e aumentar o desempenho do negócio nesse contexto. 

Às vezes, adotar uma simples ferramenta pode transformar essa situação. O controle de processos é uma avaliação e gerenciamento dos procedimentos, buscando identificar problemas, verificar seu desempenho e manter um aprimoramento constante. Ele permite a otimização das operações, aumentando sua agilidade, eficiência e resultados.

Mesmo processos corretos podem dar problemas ao deixar de se realizar um acompanhamento eficiente deles. Seja por falha humana, desatualização ou outras situações negativas, equívocos conseguem diminuir sua efetividade.

O controle de processos é uma ferramenta que tem muito a contribuir no dia a dia de uma organização. Primeiramente, ele ajuda a melhorar os resultados da empresa, otimizando cada operação para que sejam mais eficientes e, juntas, gerem um impacto significativo. Em vez de procedimentos lentos e falhos, é possível identificar as lacunas e torná-los mais ágeis e produtivos.  

Além disso, essa metodologia padroniza algumas tarefas, evitando desencontros na equipe, desperdícios — inclusive com retrabalho — e garantindo que os resultados das ações sejam previsíveis (e positivos). 

O acompanhamento também ajuda a identificar quem são os responsáveis por cada etapa dos procedimentos, evitando confusões e conflitos desnecessários sobre o papel dos envolvidos nas tarefas. 

Algumas empresas usam métodos simples, porém não tão efetivos, para fazer o controle dos processos. Quantos e-mails foram trocados na organização para saber como está o progresso de determinada tarefa? Para saber os resultados de certas ações ou responder questões operacionais? Por mais fácil e instintivo seja usar meios como este, muitas vezes as mensagens podem se perder no fluxo de informações, ficarem desorganizadas na caixa de entrada, cair no spam, entre outras situações que geram dificuldades na dinâmica. 

O controle de processos não é uma ação isolada, mas sim deve ser feito com determinada frequência para aprimorar continuamente as atividades, reduzir falhas e desperdícios e evitar problemas no geral. Por isso, é fundamental adotar essa ferramenta com o zelo necessário para colher os melhores frutos desse investimento. 

Existem algumas dicas para se implantar o controle de processos com mais eficiência, otimizando as operações e facilitando o trabalho de quem faz esse acompanhamento. Confira as melhores práticas para realizar essa tarefa:

O primeiro passo antes de tudo é descobrir quais são os procedimentos feitos atualmente na empresa e nos departamentos para conhecer a realidade e saber se há lacunas ou ações desnecessárias. 

A ferramenta ideal para essa etapa é o mapeamento dos processos, ajudando a visualizar problemas nessa área e a encontrar oportunidades de melhoria nas operações. Além de identificar cada procedimento, essa metodologia também contribui para reconhecer os responsáveis por eles, delimitando assim a função de cada funcionário envolvido. 

O mapeamento de processos é fundamental em todas as empresas, especialmente as de maior porte, para evitar desorganização e desperdício no dia a dia dos departamentos. Esse trabalho precisa ser feito com certa frequência para verificar a necessidade de criação ou eliminação de algumas operações com o passar do tempo. 

Não é possível fazer um acompanhamento de qualquer situação sem estabelecer os critérios de avaliação. Esse trabalho ajuda a verificar como está o andamento dos processos, se eles estão alcançando seus objetivos ou se será necessário aprimoramento em alguma etapa.

Por isso, deve-se definir algumas métricas e KPIs para analisar a execução dos processos. Elas devem refletir os objetivos e metas de cada operação, para não perder tempo e esforços medindo questões que não são tão relevantes assim.  

As métricas e seus resultados devem ser continuamente revistos para aprimorar toda operação e adaptar o acompanhamento do desempenho de acordo com a realidade e os objetivos estratégicos. 

Os avanços tecnológicos contribuíram para otimizar diversas tarefas e facilitar a vida das pessoas. Existem ferramentas e sistemas feitos especialmente para ajudar com a área de processos, auxiliando em questões como identificação de problemas, otimização de etapas e coleta de dados importantes.

Em vez dos profissionais responsáveis terem que realizar diversas tarefas de forma manual, eles conseguem aproveitar sistemas fáceis de se manusear para agilizar e reduzir erros nas atividades. Assim, em vez de se ocuparem com algo que pode ser automatizado, podem usar seus talentos para assuntos mais estratégicos e realizar o controle de processos com maior tranquilidade.

Outra ferramenta que é capaz de aprimorar essa situação na empresa é auditoria de processos: ela verifica se as operações estão sendo feitas da forma com que deveriam, tanto do ponto de vista da responsabilidade dos profissionais envolvidos quanto em relação às tecnologias adotadas. 

Quer saber mais sobre essa ferramenta? Conheça a auditoria de processos e como implementá-la na sua empresa!