Como elaborar um cronograma de treinamento eficiente

Um dos processos que envolve a capacitação de pessoas é o desenvolvimento de um cronograma de treinamento. Com ele, o setor de Recursos Humanos consegue visualizar todas as informações necessárias para que ele aconteça da melhor forma possível e, consequentemente, traga os resultados objetivados.

As ações de educação corporativa precisam ser planejadas com eficiência para trazerem os resultados desejados. Além de pensar no público-alvo e na metodologia adotada, uma das funções do RH deve definir o cronograma de treinamento para ter melhor controle da atividade e conseguir atingir seus objetivos.

Ainda não sabe como elaborar o seu cronograma de treinamento — do planejamento a execução? Confira esse artigo e monte uma estratégia matadora!

O treinamento empresarial é uma ação que pode gerar uma série de benefícios a empresa: tornar os colaboradores mais tecnicamente capacitados; despertar qualidades soft skills importantes; melhorar sua produtividade e até mesmo aumentar sua motivação e engajamento.

Porém, tudo isso só é possível quando a estratégia é feita com planejamento. Graças essa palavrinha mágica, o RH tem controle sobre todas as etapas, desenvolvendo atividades que sejam verdadeiramente eficientes e engajadoras — para que os colaboradores não desistam e sim absorvam o conhecimento passado —, e possam aprimorar constantemente essa ação.

Entre todas as questões que o RH deve organizar para fazer o treinamento sair do papel, é preciso elaborar o cronograma de atividades, definindo o que cada profissional tem que fazer, todas as etapas de produção, revisão e aplicação das atividades, além da análise dos resultados.

Assim, a estratégia de treinamento corporativa é organizada nos mínimos detalhes, ajudando o RH e empresa a terem controle sobre as atividades. 

As 4 etapas são: pesquisa, planejamento, aplicação e análise. Confira, a seguir, detalhes de cada tópico.

Nesta fase inicial, é fundamental conduzir uma pesquisa abrangente para identificar as necessidades de treinamento dentro da organização. Isso pode envolver a avaliação das competências atuais dos funcionários, a identificação de lacunas de conhecimento e habilidades, e a compreensão das metas organizacionais. 

A pesquisa pode ser realizada por meio de entrevistas, questionários, análise de desempenho e feedback dos colaboradores.

Com base nos resultados da pesquisa, a etapa de planejamento envolve o desenvolvimento de um plano de treinamento abrangente. Isso inclui a definição de objetivos claros e mensuráveis, a seleção de métodos de treinamento apropriados (como workshops, cursos online, mentorias, etc.), a alocação de recursos necessários e a criação de um cronograma detalhado. Durante essa fase, é crucial alinhar os objetivos do treinamento com as metas gerais da organização.

Esta etapa é a execução prática do plano de treinamento desenvolvido. Envolve a implementação das atividades de treinamento conforme o cronograma estabelecido. Isso pode incluir sessões presenciais ou virtuais, distribuição de materiais de treinamento, interação com instrutores ou facilitadores, e a aplicação de avaliações formativas para medir o progresso. Durante a fase de aplicação, é importante monitorar ativamente o desempenho dos participantes e fazer ajustes conforme necessário.

Após a conclusão do treinamento, a etapa de análise e aprimoramento é crucial para avaliar a eficácia do programa. Isso envolve a coleta de feedback dos participantes, a análise de métricas de desempenho, a comparação dos resultados alcançados com os objetivos estabelecidos e a identificação de áreas que precisam de melhoria. 

Com base nessa análise, ajustes podem ser feitos no programa de treinamento para futuras iterações, garantindo que o processo de aprendizado seja contínuo e alinhado às necessidades em evolução da organização.

Essas quatro etapas formam um ciclo contínuo, permitindo que o processo de treinamento seja adaptado e refinado ao longo do tempo para garantir a eficácia e a relevância contínua.

Há diferentes opções de programas e softwares possíveis para desenvolver um programa de treinamento. Confira, a seguir, as mais utilizadas pelas empresas do mundo todo,

Bastante conhecido no mundo corporativo por sua flexibilidade, o Trello auxilia no gerenciamento de atividades individuais ou em equipes. É uma plataforma que torna o fluxo de trabalho leve, independente e pouco burocrático.

O painel central apresenta quadros que podem representar diferentes fluxos de trabalho, ou podem ser customizados conforme suas metas e objetivos.

Por causa dessa personalização, o Trello pode ser uma excelente ferramenta, já que, além disso, também possibilita designar os responsáveis e definir os prazos para cada tarefa criada.

O Microsoft Project é comumente usado no gerenciamento de projetos, por ser uma ferramenta bem completa. Ele permite o planejamento, execução e o controle de tarefas.

Diferente do Trello, essa é uma opção que pode ser utilizada em ações simples e complexas, pois apresenta diversos recursos, como sequenciar atividades, dividir trabalhos, conversar com equipes e extrair relatórios.

Agora, se a ideia é contar com uma ferramenta mais robusta, com diferentes possibilidades e focada na criação de treinamento, o Design de Jornada de Aprendizagem é uma opção disponível no mercado.

Esse software é intuitivo e prático e está presente em todas as etapas do planejamento, oferecendo uma visão macro sobre o antes, durante e depois dos treinamentos.

Esse recurso contribui para melhor visualizar seu negócio e desenvolver treinamentos de acordo com as reais necessidades dele. Isso porque ele é dividido em três "quadros" que permitem identificar:

Lembra das principais características de um cronograma de treinamento? Pois então, ele se apresenta como um excelente recurso para contemplar todas elas.

Organizar as atividades das ações de educação corporativa não é algo difícil: é preciso identificar as tarefas que devem ser cumpridas para tirar a estratégia do papel, definir o prazo de cada etapa e criar um plano prático. 

A elaboração do treinamento, em geral, pode ser dividida em 4 passos — do levantamento das necessidades, planejamento, a execução das atividades e análise de resultados. É principalmente nesta segunda etapa, de planejamento, que o RH deve definir o calendário das atividades. 

E, para te ajudar a montar uma estratégia eficiente, fizemos esse pequeno guia para elaborar o cronograma de treinamento — do seu planejamento a execução:

Após identificar as necessidades de aprendizado na equipe, descobrindo quais são os temas, conhecimentos e habilidades que precisam ser desenvolvidas nos colaboradores, o RH deve definir os objetivos da ação, como, aumentar as vendas ao treinar os funcionários da área em técnicas mais eficientes ou melhorar o engajamento dos colaboradores e sua conexão com a empresa. 

Ao elaborar essas metas, o RH tem claro qual o resultado que se deve alcançar e o que é preciso fazer para chegar lá — o que será fundamental no próximo passo.   

Agora é a hora de colocar no papel ou planilha tudo que será necessário fazer para que o treinamento aconteça. Liste todas as tarefas e obrigações práticas que devem ser realizadas para montar a ação e divida tudo isso em etapas, como: 

ou

Assim é mais fácil identificar tudo que precisa ser feito para tirar o treinamento do papel, montar um calendário realista e desenvolver uma estratégia verdadeiramente eficiente. 

Lembre-se de também separar as tarefas de análise do desempenho e retorno dos treinamentos!

Após listar todas as tarefas que deverão ser feitas para montar o treinamento, é a hora de estimar quanto tempo cada uma levará para ser completada. Por exemplo, pesquisar sobre as diversas metodologias de aprendizagem — tentando entender como funcionam e analisar se são acessíveis a empresa — é algo que pode demorar e não vai levar apenas uma tarde para decidir.

Além de estimar o prazo da realização da tarefa em si, é preciso levar em conta a disponibilidade do responsável pela atividade, para não sobrecarregar o profissional ou  acabar montando um cronograma que não poderá ser cumprido. 

Definido as datas e validando-as com os responsáveis, você terá um cronograma do que precisa ser feito para tirar o treinamento do papel. 

Uma boa ideia é formalizar esse cronograma com uma representação visual, marcando os responsáveis por cada etapa, prazo e estado de realização. Isso ajudará todos os envolvidos a ter melhor controle sobre suas tarefas, não se perdendo nas obrigações e correria do dia a dia. 

Passando essa etapa de planejamento e indo para a execução dos treinamentos — é o momento de analisar se o treinamento produzido está longo ou curto demais, ou se sua duração se encaixa na estratégia (como no caso de um microlearning, que demanda conteúdos breves). 

O RH deve calcular quanto tempo a palestra, videoaula ou atividade gamificada irá levar em sua prática para saber como encaixá-las na rotina dos colaboradores, o que é a etapa seguinte.

Cada treinamento tem o seu público-alvo — seja um departamento, profissionais específicos ou para todos. O RH deve verificar qual horário será melhor para realizar as atividades, levando em consideração a rotina de cada equipe e quais são os momentos de maior atividade e os de menor demanda. 

Por exemplo: não se coloca o time de vendas em treinamento quando a loja está cheia ou no momento de pico de movimento/ligação. O RH deve conhecer bem o público que irá fazer os treinamentos, até mesmo para desenvolver atividades engajadoras e que realmente preencham as necessidades de aprendizado dos colaboradores. 

Assim é possível encaixar os treinamentos na rotina dos funcionários, usando o seu tempo com sabedoria para melhorar seu desempenho. 
Porém, não é uma atividade isolada que irá mudar o cenário da empresa. A educação corporativa precisa ganhar destaque para trazer os resultados desejados. Saiba por que no nosso artigo A importância do treinamento contínuo para organizações.