8 formas construtivas de como dar um feedback negativo

Um líder dispõe de diversas responsabilidades, dentre elas dar feedback negativo e positivo a seus liderados está incluso em sua rotina como gestor. Acontece que o ser humano em si tem receio de feedback, principalmente quando ele destaca pontos de melhorias que precisam ser construídos. 

Apesar de o objetivo ser auxiliar o profissional a alcançar sua alta performance no contexto profissional, muitos encaram essa ação como ruim, e acabam se desmotivam ou até mesmo prejudicando seu desenvolvimento na empresa, sendo, portanto, a tarefa de dar um feedback um desafio tanto para quem o recebe como para quem precisa transmiti-lo.

Essa perspectiva negativa que o colaborador dispõe do feedback construtivo está muito relacionada a forma que ele é dado ao colaborador. Isso acontece porque os gestores desconhecem a fórmula para dar feedback para chamar a atenção, repreender ou criticar um profissional.

Sim, assim como há estratégia para diversas questões do âmbito profissional, é possível contar também com roteiros para dar um feedback negativo. Portanto, para te ajudar a dar conta dessa responsabilidade de entregar um feedback negativo de maneira mais construtiva, decidimos revelar algumas dicas que podem ser agregadoras nesse momento de tensão. Confira!

Devido ao grande receio para a tarefa de dar feedback negativos, muitos gestores se questionam quanto a importância e efetividade dessa ação. Mas o feedback em geral é a maneira mais efetiva de dar retorno ao colaborador acerca do seu desempenho profissional e evidenciar o que a organização espera dela.

Dessa forma, o feedback tem como papel medir a evolução e entrega do funcionário e deixar em evidência o que a empresa visa como resultado de suas práticas e comportamentos, sendo ele essencial para a evolução corporativa.

O feedback, portanto, dispõe dos seguintes benefícios:

Há questões que você pode se atentar para quando for dar um feedback negativo não transpassar a ideia de que aquela prática é para o mau do profissional e nós vamos compartilhá-las agora!

Ao estabelecer uma data para dar um feedback ao liderado, é possível que acontecimentos mais antigos fujam da memória dele e nem tenham mais significado, por isso, quando se tratar de uma circunstância específica, procure dar o feedback o mais rápido possível. 

Leve-o em um ambiente privado e comente a postura dele com relação ao ocorrido, nunca faça isso na frente de colegas ou na presença de outras pessoas, isso poderá o constrangê-lo causando o efeito contrário do que busca.

Situe o profissional sobre a circunstância que levou você a tomar a decisão de realizar um feedback construtivo, ouça, aponte qual seria a expectativa da empresa e cheguem a uma conclusão de quais ações podem gerar melhorias.

No momento do feedback negativo, o colaborador precisa sentir que a empresa se importa com ele e na performance que apresenta dentro da organização e a linguagem verbal, até mesmo a não verbal dizem muito. 

Com relação à linguagem verbal, utilizar frases na primeira pessoa vai transmitir um ar de personalidade, que fará o profissional se sentir melhor acolhido e respeitado.

Como já comentado por aqui, o roteiro de um feedback negativo não se resume apenas a descrever a situação que causou necessidade de chamar atenção do profissional, mas também expor qual era a expectativa da empresa para com o colaborador a respeito do momento e evidenciar a necessidade de mudança a partir daquela conversa.

Por exemplo: “Foi determinado que o prazo de entrega do relatório seria dia 15, mas hoje é dia 16 e até o momento você não o apresentou. Eu gostaria que respeitasse o prazo de entrega acordado porque isso influencia na cadeia da organização como um todo. Peço que a partir de agora, você me avise se acontecer um imprevisto. Caso tenha dificuldade com prazos, o que acha de estabelecer prazos menores. Se eu solicitar a entrega no dia 20, estabelece como prazo final dia 18, assim, os riscos de atrasar uma entrega novamente serão mínimos”.

Outra dica relacionada a comunicação verbal é substituir a palavra “mas” pelo “e” em suas falas. A palavra “mas” opõe, ou seja, anula, tudo o que você disse anteriormente. Então se você diz “Você sabe se comunicar com os clientes, conhece bem os produtos, mas não consegue vender”, todo ponto positivo que destacou é anulado, e o funcionário passa a considerar somente os pontos negativos.

O verbo “tentar” traz ideia de não obrigação e, apesar de você desejar dar um feedback da maneira mais construtiva possível, o colaborador precisa levar a sério aquele momento e entender que a partir dali precisa mudar suas atitudes com relação aos pontos destacados e nesta situação, o verbo “fazer” te ajuda a demonstrar tal necessidade. 

Ao invés de falar “Tente ir à reunião amanhã”, busque dizer “vá para a reunião amanhã”.

Assim como nos casos anteriores, utilizar a palavra “se” ao invés de “quando” dá abertura para o profissional não levar tão a sério o que está sendo dito, portanto procure sempre mudar o “se” para “quando”.

Tire do seu vocabulário a palavra “espero” quando precisar fazer um feedback negativo de forma construtiva, opte por usar “sei” ao invés disso. Por exemplo: “Eu espero que me entregue o relatório no prazo da próxima vez”, fale: “Eu sei que você irá me entregar o relatório no prazo da próxima vez”.

Mas todo bom feedback, seja ele negativo ou positivo, ele não deve ficar em uma conversa inicial, é preciso acompanhar o colaborador para que haja a mudança de fato. Nesse processo, pequenos reforços positivos são decisórios para que a mudança de conduta ocorra. 

Quando fornecemos feedback negativo, é essencial contextualizar a situação, interação, projeto ou atividade em que observamos questões ou áreas que necessitam de aprimoramento.

Ao descrever a situação, é fundamental destacar como tal circunstância impacta negativamente a empresa, equipe ou trabalho em questão.

Além disso, é crucial oferecer sugestões concretas de mudanças específicas. Isso proporciona ao colaborador orientação clara sobre as ações práticas que podem ser tomadas para melhorar.

Demonstrar disponibilidade para apoiar o colaborador na superação dos desafios e em futuras decisões é igualmente importante para promover um ambiente de colaboração e crescimento mútuo.

O feedback negativo está diretamente relacionado ao desenvolvimento pessoal e profissional de um colaborador, pois trata-se de uma oportunidade para:

O feedback é capaz de compartilhar uma visão clara das áreas que precisam de melhoria, contribuindo com o indivíduo a identificar gaps e desenvolver estratégias para superá-las.

Quando efetivo, o feedback pode motivar o colaborador a alcançar maior desempenho e, como consequência, contribuir para o sucesso da equipe e da organização como um todo.

Em um feedback negativo não se deve atribuir a culpa a alguém - deve ser um processo neutro e objetivo - muito menos tirar conclusões baseadas em achismos. O feedback deve ser pautado no comportamento observado, ou seja, através de fatos e dados.

Além disso, é importante oferecer o feedback negativo de forma imediata para garantir sua eficácia, permitindo uma análise precisa do momento e das circunstâncias.

Privacidade também é essencial; portanto, o feedback negativo deve ser entregue em um ambiente reservado entre o gestor ou profissional de RH e o colaborador, evitando constrangimentos ou conflitos públicos.

Resumidamente, é preciso implementar uma cultura de feedback dentro da instituição para que ele seja visto como um ponto positivo e não negativo, começando por desmistificar a ideia de que não se deve dar feedback para o seu chefe, por ser uma figura de maior poder na instituição. Quer ler sobre o assunto, confira o artigo: “Aprenda como dar um feedback para o seu chefe”.