Conheça as principais funções administrativas de uma empresa

Uma empresa só consegue crescer quando sua base está bem definida e estruturada. Há uma série de elementos que compõem essa base, mas o destaque fica por conta das funções administrativas, sim, elas fazem parte.

As funções administrativas são separadas por quatro atividades: planejar, organizar, dirigir e controlar. Essas etapas são responsáveis por traçar e alcançar metas e objetivos da organização, sendo determinantes para o andamento e crescimento dela no mercado.

Na teoria, essas 4 funções administrativas parecem ser simples, é uma impressão que se dá por serem poucas funções, mas na prática elas envolvem diversas ações que exigem esforços de todo corpo corporativo, sendo, portanto, bem mais complexas, requerendo atenção, responsabilidade, eficiência e eficácia de todos.

Se busca se aprofundar no assunto para entender como de fato funciona a gestão de uma empresa, então você está no lugar certo. Neste artigo, nós vamos compartilhar as características de cada função administrativa para que possa saber como cada uma influencia no desenvolvimento de uma empresa.

As 4 funções administrativas (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar) são conhecidas como PODC e são atividades rotineiras de qualquer empresa. Isso significa que, seja a organização de pequeno, médio ou grande porte, ela precisa dispor e exercer das 4 funções para que esteja em pleno funcionamento.

Confira especificamente sobre cada uma delas.

A etapa de planejamento é destinada a criar objetivos da empresa e definir quais caminhos devem ser seguidos para atingi-los. Ou seja, é por meio do planejamento que a empresa consegue definir metas que precisam ser alcançadas e ações que devem ser realizadas para conquistá-las, sendo, portanto, essencial para qualquer atividade empresarial.

A função de planejar envolve os processos de pensar e analisar as circunstâncias internas (da empresa) e externas (do mercado), sempre levando em consideração dados científicos e reais e a experiência do gestor responsável nesses processos. Um exemplo prático disso, é realizar o organograma da empresa para delegar tarefas para as pessoas certas.

Em outras palavras, o planejamento não deve se basear apenas na intuição, bem como na experiência do administrador, é determinante que este profissional considere a real situação do mercado, acessando fontes confiáveis e bem estruturadas e, ainda, implementando metodologias estudadas e com eficácia comprovada.

A experiência ou a intuição é parte importante no processo de planejamento, pois ajuda o gestor a interpretar os dados. Porém ela não deve ser a única fonte, é crucial para a eficácia do planejamento que haja também embasamento científico nessa etapa.

Sem organização é impossível fazer qualquer coisa, inclusive administrar uma empresa. Para todas as ações que os colaboradores e gestores precisam desempenhar no dia a dia, a organização traz clareza para melhor lidar com os recursos.

Através da organização é possível compreender melhor qual será o projeto, como ele será realizado, como será distribuído, quais resultados precisam ser atingidos, como ele será avaliado e demais características fundamentais para as práticas empresariais serem feitas com produtividade e eficiência.

A organização aqui também se refere à visão sistêmica e ao conhecimento dos processos relacionados à empresa, setores, produtos ou serviços. 

Nesse sentido, a organização de uma empresa pode ser caracterizada como a criação estrutural de uma organização, baseada em dois aspectos:

Assim, pode-se dizer que a organização é um instrumento de operacionalização do planejamento que possibilita a transformação dos planos em objetivos concretos. Através dela, o gestor encontra um meio de coordenar os recursos (humanos, materiais e financeiros) para que eles sejam transformados em resultados.

A função administrativa de dirigir equivale-se à velha e conhecida liderança, ou seja, gerir pessoas, fazer mapeamento de cargos e mais. Seu conceito envolve a capacidade de gerir os recursos humanos para atingir os resultados desejados pela instituição.

Essa prática não envolve somente a distribuição de tarefas entre os colaboradores que fazem parte da instituição ou da equipe, mas também pensar e desenvolver soluções para influenciar e motivar os funcionários de forma positiva, para que eles desempenhem suas atividades com o máximo de potencial que puderem.

Ou seja, nessa função o administrador deve ser um líder que atue com destreza e inteligência emocional, percebendo as emoções dos outros e sabendo lidar com a inconstância que ela pode gerar na produtividade e no resultado dos colaboradores.

A direção, portanto, é um trabalho interpessoal que tem como objetivo ajudar as pessoas a permanecerem motivadas, se comunicarem e serem ativas, de modo que sejam profissionais de alta performance e que contribuam para o crescimento exponencial da organização, sendo uma função administrativa de grande peso.

O controle é a observação do planejamento realizado, em outras palavras, essa função administrativa tem como finalidade avaliar se a prática tem-se saído conforme a teoria, ou seja, conforme o planejamento estratégico da empresa. E caso observado que não, são tomadas medidas para modificar os processos e melhorar os resultados.

Portanto, parte da função administrativa que o gestor deve desempenhar em uma empresa é controlar; tomar decisões avaliando o cenário interno e externo (decisões estas que podem ser pequenas ou mesmo grandes). Essas decisões impactam diretamente no futuro da empresa, mas é o controle dos processos e das pessoas que assegura o objetivo buscado.

Nesse cenário é fundamental que haja um acompanhamento daquilo que foi planejado, visto que o mercado está em constante mudança e um negócio de sucesso precisa se adaptar a elas para crescer, monitorando sempre as eventualidades e os resultados das equipes.

Quando o controle é bem executado na empresa, os colaboradores são produtivos e a organização prossegue na direção correta, disponibilizando para seus clientes exatamente o que eles necessitam.
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