O que é a gestão de conhecimento e por que ela é importante?

A forma como os gestores pensam no próprio trabalho varia muito dependendo do setor e da área de atuação. Diversos profissionais levam anos para atingir seus respectivos níveis de expertise, mas ainda é necessário aplicar essa formação corretamente para tirar qualquer proveito durante o dia a dia de suas funções. É a partir disso que surgiu a gestão de conhecimento nas empresas. Talvez você já tenha ouvido falar nesse termo, mas não saiba exatamente como ele é aplicado em um negócio. Não se preocupe, pois, na prática, ele é bem menos complicado do que algumas pessoas deixam a entender. Com as ferramentas certas e um pouco de auxílio, é possível usar tais técnicas para maximizar o desempenho do seu time. Ainda não está convencido? Acompanhe o artigo para entender o que significa gerir o conhecimento da empresa e qual é a importância dessa prática!

O que significa “gestão de conhecimento”?

De forma bem abrangente, fazer a gestão do conhecimento em um negócio é aplicar o capital intelectual contido no empreendimento com o máximo de eficiência possível. Isso inclui desde a criação de manuais e regras para melhor utilização de processos e sistemas até a distribuição correta de responsabilidades e motivação entre os diferentes membros da sua equipe. Contudo, não confunda o termo com a gestão da informação. Nesse caso, o que é administrado são os dados da empresa, do mercado e de seus clientes — que são usados para tomar decisões. “Conhecimento” é algo mais amplo, que cada indivíduo adquire através de estudos e experiência e pode aplicar em diferentes contextos. Aspectos como a formação de cada membro, projetos já concluídos e a cultura da empresa podem entrar nessa categoria.

Que benefícios ela oferece para sua empresa?

Se feita corretamente, a gestão de conhecimento contribui consideravelmente para melhorar os resultados da sua empresa. Aqui estão algumas das vantagens que ela oferece:

Criação de uma base de conhecimento compartilhada por todos

Há boas razões para existir um currículo mínimo exigido em praticamente qualquer lugar, desde escolas até empresas. Se for possível garantir que todos apresentem aquele mesmo conhecimento, então também é possível construir qualquer processo com base nele sem correr o risco de que o encarregado não consiga executar sua função com facilidade. Explicando um pouco melhor o conceito, quando você tem uma ideia consistente do tipo de conhecimento necessário em uma determinada função, já sabe de antemão quando as exigências de uma tarefa estão acima ou abaixo da capacidade da sua equipe. Pode até parecer algo bem simples, mas vários negócios acabam perdendo muito tempo e recursos simplesmente por não terem esse pensamento. Além disso, uma base compartilhada também facilita a comunicação e interação entre diversos setores.

Cultivo da inteligência competitiva

O monitoramento do mercado, do público e de sua equipe também se encaixa na gestão de conhecimento de uma empresa. Inteligência competitiva é o conjunto de informações e capacidades de análise que uma organização tem para tomar boas decisões administrativas. Sem isso, fica bem mais complicado definir quais ações têm maior potencial para gerar maior retorno ao longo do tempo. Claro que boa parte disso também envolve a melhor gestão da informação, mas ela deve sempre ser observada sob a perspectiva da experiência e dos conhecimentos já acumulados — afinal, uma lista de números em uma planilha ou gráfico não significa quase nada enquanto não houver um especialista para interpretar o conteúdo e tomar uma decisão.

Acúmulo sistematizado de conhecimento

O processo de aprendizado dos seres humanos é praticamente ininterrupto. Não se ganha conhecimento apenas lendo este artigo ou qualquer outro, mas, sim, interagindo com pessoas e por meio de tentativas e erros. Caso um esforço a mais para registrá-lo não seja feito, é bem provável que você se esqueça de quase tudo nos próximos 5 ou 10 minutos e perca a chance de se desenvolver. Um dos seus trabalhos de gestão, aqui, é tornar esse acúmulo de conhecimento algo mais sistematizado, ou seja, que siga algumas regras. Por exemplo, definir quais aprendizados são mais relevantes para o seu contexto. Como você deve saber, é impossível assimilar todos os conteúdos que chegam até o seu cérebro. Com algumas regras, é viável definir o que é mais útil, organizar tudo e facilitar a passagem da informação para outras pessoas.

Padronização de processos

Uma boa gestão de conhecimento também contribui com a gestão geral dos processos no dia a dia de trabalho. Como você já deve saber, processos informais podem até funcionar no curto prazo, mas absolutamente qualquer coisa que saia da conformidade faz com que eles se tornem um completo caos — especialmente quando envolvem tarefas críticas, como gestão financeira e relacionamento com o cliente. Padronizar não significa necessariamente “engessar” a forma como essas tarefas são cumpridas, mas, sim, dar uma base sólida que pode ser acompanhada por todos os membros da equipe. Dessa forma, quando alguém precisa se ausentar ou comete um pequeno erro, outra pessoa pode identificar a situação e assumir seu lugar rapidamente, sem nenhum prejuízo em termos de tempo ou recursos.

Melhoria da curva de aprendizado e de novos membros

Por fim, quando um novo colaborador chega à empresa, ninguém espera que ele já saiba tudo que deve fazer. Claro, ele deve ter cumprido as exigências do currículo, mas isso não significa que ele entende como seus processos funcionam ou saiba como lidar com as outras equipes e suas próprias demandas. Para tanto, devemos respeitar o que chamamos de curva de aprendizagem. Contudo, quando esse tipo de conhecimento é bem gerido em um negócio, é mais fácil desenvolver um treinamento ou um manual para orientá-lo, por exemplo. A prática já estará catalogada e bem estruturada, o que facilitará bastante o processo de aprendizado de novos colaboradores. Considerando o quanto de produtividade é perdida nas primeiras semanas de qualquer nova contratação, acelerar esse progresso é sempre um investimento bem-vindo, não concorda? Agora que você entende melhor sobre a importância da gestão de conhecimento em uma empresa, é hora de começar a investir nessas práticas em seu negócio. Se quiser continuar recebendo dicas como estas, curta nossa página no Facebook e receba nossas novidades em primeira mão!