5 Ferramentas para auxiliar na gestão de tempo e produtividade

Gestão do tempo e produtividade são conceitos que andam lado a lado. Eles representam a habilidade de administrar as horas do dia e usá-las de forma eficiente. No ambiente corporativo, essa visão garante que mais atividades sejam realizadas em um menor tempo, e - o melhor - com qualidade.

Muitos profissionais e colaboradores têm dificuldades em fazer uma boa gestão de tempo e produtividade. Esse problema comum gera prejuízos no trabalho, além de aumento do estresse por conta da sensação de sobrecarga e pressão do prazo — o que por sua vez podem virar uma bola de neve e refletirem negativamente na qualidade do serviço. 

Mas, existem algumas soluções que podem ajudar a diminuir esse problema, facilitando a gestão de tempo e produtividade de profissionais e empresas.

Neste artigo saiba como melhorar sua produtividade pessoal e a da empresa ao adotar essas 5 ferramentas: 

Gestão do tempo é uma prática importante para realizar tarefas diárias e entregá-las todas dentro do prazo estabelecido. Isso é válido em qualquer área da vida, mas principalmente no contexto profissional.

A gestão do tempo requer planejamento e mensuração dos prazos estipulados para a realização de cada atividade. Além disso, a boa gestão do tempo e produtividade requer definir prioridades. Em outras palavras, definir quais ações são mais importantes e urgentes, colocando-as em primeiro lugar naquele dia ou período determinado.

A boa gestão do tempo e produtividade estão diretamente relacionados a 5 pilares que devem ser investigados e definidos como ótimos, bons, ruins e péssimos. Aqueles que forem diagnosticados como ruins e péssimos devem ser melhor trabalhados para alcançar o nível "bom" ou "ótimo".

Os pilares incluem:

Carl Jung, psiquiatra e psicoterapeuta suíço, fundador da psicologia analítica, disse: "Até você se tornar consciente, o inconsciente irá dirigir sua vida e você vai chamá-lo de destino".

No âmbito do assunto que estamos tratando ao longo deste artigo, o trabalho da gestão de tempo e da produtividade é trazer essa conscientização e permitir que você tenha condições concretas de alcançar seus objetivos.

A rotina moderna tem suas vantagens, assim como desvantagens. Ao mesmo tempo que tudo parece ter se tornado mais rápido e prático, a sensação de que não há horas o suficiente no dia para realizar todas as tarefas é sentida por profissionais das mais diferentes áreas. Essa correria pode acabar gerando estresse e desgaste no trabalho, impactando negativamente tanto a qualidade de suas atividades, quanto sua produtividade. 

Mesmo os profissionais mais disciplinados podem ter dificuldades, ainda mais quando a rotina é alterada — como a implementação do trabalho remoto, por exemplo —, desorganizando temporariamente seu fluxo de tarefas.

Em um mundo de tantas distrações e compromissos, como é possível se organizar, sabendo aproveitar o tempo disponível para realizar o maior número de tarefas? Felizmente é possível seguir algumas dicas e ferramentas simples para solucionar esse dilema e fazer um melhor gerenciamento de suas demandas.

Você já viu por aqui que a gestão de tempo e a produtividade são práticas essenciais para garantir entregas no prazo. Mas mais do que isso, no ambiente de trabalho, esses conceitos também representam uma série de benefícios, incluindo:

Confira a seguir algumas dicas para colocar em prática hoje mesmo e melhorar a sua gestão de tempo e produtividade:

Coletar significa tirar da cabeça e anotar tudo o que você não pode esquecer em algum lugar. Dessa forma, você descarrega sua mente e sabe que essas informações estão seguras em um único local.

Divida essas anotações em tarefas e compromissos. Tarefas são coisas suas que você tem que fazer, não importando o dia ou horário. Compromissos, geralmente, têm datas e horários marcados e envolvem outras pessoas, como médicos, reuniões e outros eventos.

Tarefas devem ser registradas em uma lista de tarefas, que pode ser em um aplicativo, por exemplo, Todoist ou bloco de notas. Compromissos devem ser anotados em um calendário físico ou digital, como o Google Calendar.

É importante ter em mente que o que não é visto, não é lembrado. Confiar 100% na sua memória pode ser arriscado.

Gerir o tempo e ser produtivo são tarefas desafiadoras, pois tratam-se de mudanças de pensamentos. Para ser efetivo, é preciso transformar o novo hábito em algo fácil de fazer.

Em outras palavras, é preciso implementá-lo em uma rotina e realizá-lo com uma certa frequência.

As válvulas de escape são importantes, principalmente quando inseridas de forma pontual, pois fazem você voltar com mais vontade de realizar suas tarefas e cumprir seus prazos.

Mas se você estiver precisando de muitas válvulas de escape, é preciso rever seus objetivos, pois ou eles não estão muito claros ou talvez você não esteja fazendo coisas tão satisfatórias para você.

Lembre-se de que quando o objetivo é mais subjetivo, ele exige uma maior mentalidade para manter o foco no que deve ser feito.

A pessoa que tem um objetivo claro entra na disciplina porque ela deseja muito aquilo, porque está caminhando cada vez mais perto de onde quer chegar.

Você não é disciplinado apenas por ser disciplinado; você será disciplinado porque o tipo de pessoa que consegue o que você quer trabalha dessa forma. Ou seja, você alcançará seu objetivo quando sua vontade for tão grande quanto a necessidade de respirar.

O poder da disciplina está em repetir algo, mesmo que você não goste, sinta vontade ou esteja com seus sentimentos voláteis. Quando você repete algo, os resultados aparecerão. Nesse cenário, você percebe que não precisa querer ou gostar do que está fazendo, apenas precisa fazer, e os resultados virão.

Ser ocupado não é o mesmo que ser produtivo. É necessário separar as atividades em importantes e urgentes. As tarefas importantes são aquelas que contribuem para objetivos de longo prazo, enquanto as tarefas urgentes requerem atenção imediata.

Existem várias técnicas que você pode adotar para melhorar a gestão do tempo e a produtividade. A seguir, confira os conceitos de Mindfulness e Pomodoro.

"Mindfulness é a consciência ou estado mental que surge ao prestar atenção, de forma intencional, à experiência ou fenômeno presente, sem julgá-lo, criticá-lo ou reagir a ele. Em outras palavras, é a prática da atenção plena no presente.

O mindfulness compreende diversas práticas de meditação que têm como objetivo levar o indivíduo à atenção plena. Através do mindfulness, a pessoa se torna capaz de gerir melhor momentos de tensão, estresse e ansiedade, administrando assim sua rotina com mais eficácia."

A técnica do Pomodoro foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo. Ele buscava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade e viu o timer de cozinha como uma ferramenta para organizar suas tarefas.

Um Pomodoro consiste em 25 minutos de foco total no trabalho ou em uma atividade, seguidos por 5 minutos de descanso ou lazer. Após 4 ciclos de Pomodoro, você tem direito a 15 a 20 minutos de descanso sequenciais.

Mais abaixo, você confere detalhes desta estratégia.

Existem diversos métodos que podem ajudar os profissionais e colaboradores a organizar melhor sua rotina, descobrindo o que priorizar e como usar o tempo a seu favor. As metodologias a seguir são fáceis de serem implementadas, independentemente do projeto e do contexto profissional. 

Confira agora 5 ferramentas de gestão de tempo e produtividade para adotar no seu trabalho e empresa: 

O primeiro método é simples, porém bastante útil para visualizar as tarefas que precisam ser cumpridas e o seu andamento. O Kanban é um sistema feito para organizar as atividades, categorizando-as por sua prioridade e estado de progresso. 

Em um quadro, software específico ou qualquer outro material que permita, deve-se desenhar três colunas:

Cada coluna deve ser preenchida com as tarefas que precisam ser executadas naquele período, de acordo com o nível de prioridade de cada ação e, claro, seu andamento. A Metodologia Kanban facilita a visualização de todos os compromissos, evitando esquecimentos e aumentando o controle das demandas, ajudando a administrar melhor as atividades. 

Além de prática, essa metodologia é bastante democrática, podendo ser adotada em qualquer projeto e contexto, não importa a área de trabalho, e por qualquer pessoa.

Uma das formas de ter maior controle do tempo e produtividade é sabendo definir com eficiência os seus objetivos, evitando gastar esforços com aquilo que não vai gerar tanto valor assim. 

O Método S.M.A.R.T foi desenvolvido para definir metas e organizar as atividades, de forma a saber o que é prioritário e irá trazer resultados mais tarde. 

Para se definir uma meta, de acordo com a metodologia, ela precisa ser: 

Essa ferramenta ajuda a enxergar o que realmente irá trazer resultados, além de facilitar a organização das prioridades e das tarefas que precisam ser concluídas, impactando assim a produtividade e qualidade do trabalho. 

Outro método que ajuda na definição das tarefas, além de fortalecer o foco e a confiança dos profissionais, é a metodologia GTD. Essa ferramenta, divulgada no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, possibilita identificar as demandas que são mais importantes e organizá-las de forma clara, contribuindo também para reduzir a sensação de sobrecarga e estresse com tantas atividades. 

Em resumo, o GTD consiste em 5 etapas: 

Desta forma, quem adota essa metodologia pode administrar melhor suas demandas e prioridades, evitando o estresse de sentir-se improdutivo ou desorganizado. 

Outra ferramenta que ganhou fama com um livro, a obra A Técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo, traz outra opção de gerenciamento de tempo. Esse método foi criado pelo autor na época de faculdade, enquanto tinha que lidar com todas as demandas e se concentrar em seus estudos. 

O método Pomodoro traz um ciclo produtivo: a pessoa foca em suas tarefas durante 25 minutos e, após esse tempo, pode descansar por 5. Quando se completa uma hora e meia ou duas horas, o intervalo de descanso é de 15 a 30 minutos.

Assim, essa técnica ajuda a pessoa a colocar toda sua concentração em um determinado período de tempo, considerando também a necessidade de se fazer uma pausa — o que contribui para reduzir o estresse e dar mais fôlego ao voltar a trabalhar, aumentando até mesmo sua motivação.  

A tecnologia trouxe uma série de facilidades às pessoas. Atualmente existem vários softwares, até gratuitos, voltados a gestão de tempo e produtividade, ajudando na organização da vida pessoal e profissional. 

Ferramentas como o Trello, Runrun.it, Pipefy, Heflo podem ser adotadas, seja individualmente ou pela empresa no geral, para ajudar os profissionais a administrar suas demandas e projetos, além de possibilitarem a realização de outras operações importantes para a rotina. 

Desta forma, é mais fácil identificar as tarefas pendentes e conseguir fazer uma melhor gestão do tempo para ser mais produtivo — tudo com a praticidade das soluções digitais. 

Todas essas ferramentas podem contribuir em uma melhor gestão das demandas, consequentemente ajudando profissionais e funcionários a produzirem mais com o tempo que lhes é disponível. 

No entanto, existem outros fatores que influenciam a produtividade pessoal e de uma equipe, como o desperdício, excesso de burocracia, processos ineficientes e até mesmo ao não aproveitar as ferramentas tecnológicas — que podem otimizar operações, reduzir erros e agilizar diversas tarefas. 

Com as estratégias certas, é possível resolver essas lacunas e conseguir melhorar os resultados do negócio. Quer saber como? Confira nosso e-book grátis Guia para aumentar a produtividade de seus funcionários!