Passo a passo para criar uma gestão de tempo eficaz!

Todo mundo tem as mesmas 24 horas, mas poucos são aqueles que conseguem utilizá-las de forma produtiva. Provavelmente você já tenha determinado uma lista de tarefas para fazer e ao fim do dia se deparou com metade dela não sendo cumprida. Há dois grandes motivos para isso: ou você definiu muitas atividades ou não fez o seu gerenciamento de tempo.

Sabe aquela velha conhecida frase que “tempo é dinheiro”? Pois então, criar uma gestão de tempo eficaz pode trazer muita economia para você. Se você sente dificuldade de ser produtivo, as dicas aqui listadas vão acabar de vez com esse problema.

Gestão do tempo é um conjunto de técnicas criadas para aperfeiçoar a execução de tarefas, de forma que haja maior eficiência e produtividade no dia a dia. Em outras palavras, o gerenciamento do tempo torna-se um recurso que une processos mais ferramentas de gestão de tempo e produtividade para auxiliar o cumprimento de atividades, isso dentro dos prazos determinados e garantindo os resultados necessários. A gestão de tempo:

O principal benefício de gerir seu tempo é garantir uma rotina mais leve, que se adeque às suas necessidades e que proporcione ao final do dia a conclusão de todas as tarefas. Mas essas não são as únicas vantagens, confira, a seguir, outros ganhos de fazer uma gestão de tempo eficaz.

Disponha de controle: a gestão de tempo quando feita de forma adequada possibilita que você tenha maior visibilidade sobre sua agenda e as tarefas que precisam ser cumpridas, proporcionando maior controle nos afazeres do seu dia.

Aumento de produtividade: quando se tem claro quais as tarefas que precisam ser realizadas no dia, quando você finaliza uma, já sabe qual será a próxima, não perdendo tempo em se organizar e identificar o que precisa ser feito posteriormente.

Menos retrabalho: o fluxo de trabalho acontece de maneira muito mais ágil e simples, e como consequência você diminui os erros e as necessidades de refações.

Uso inteligente do tempo: outra mudança significativa que acontece ao utilizar a gestão de tempo de maneira eficaz, é que você reconhece a limitação de tempo. No trabalho, por exemplo, são 8 horas para executar todas as tarefas, e não é sempre que você poderá fazer hora extra, portanto você começa a se adequar neste tempo limitado que dispõe, usando o tempo de forma inteligente.

Foco no que de fato importa: a gestão de tempo permite que concentre sua energia em tarefas imprescindíveis, então você passa a usa seu tempo para aquilo que de fato é relevante, tanto em tempos pessoais quanto profissionais.

O planejamento é a primeira ação que você precisa realizar para que não assuma mais atividades do que, de fato, consiga fazer. Ele pode ser feito de maneira simples: em um papel - ou, se preferir, em um documento online - liste todas as tarefas que precisa fazer na semana.

Tente separar as atividades de modo que fique fácil a visualização e classificação, utilizando cores e símbolos para mostrar prioridades ou tarefas realizadas.

A definição de metas tem como objetivo contribuir com o foco. Além de proporcionar a sensação de dever cumprido no final, a definição de metas permite que ações maiores sejam detalhadas em ações menores, sendo um passo fundamental para dispor de uma gestão de tempo e produtividade.

Para criar as metas, você pode utilizar o conceito SMART, uma ferramenta que se utiliza de algumas características para te ensinar a definir uma meta de maneira mais específica e inteligente. Seu acrônimo significa: Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T).

Apesar de ser um item básico, é comum na hora da distribuição de tarefas, não considerar ou superestimar o tempo de realização. 

Quando as atividades são recorrentes, é possível ter uma ideia de quanto tempo demora para realizá-las, porém as demais, nem tanto, sendo de extrema importância sempre determinar um tempo aproximado e considerar possíveis imprevistos.

Caso sobre tempo, não tem problema, você poderá adiantar uma outra tarefa ou mesmo descansar. O que não pode acontecer é não conseguir cumprir com os afazeres.

Às vezes, a quantidade de tarefas a serem realizadas é alta, por isso, neste momento é preciso priorizar. Quais delas são mais importantes e têm um nível de urgência maior? Se preciso for, categorize já na primeira etapa, através do esquema de cores ou de símbolos que foi proposto anteriormente.

Só depois que você conseguir encaixar na sua agenda a realização dessas tarefas, que deve atribuir tempo para as urgentes, mas não tão importantes. Para então ir para as que não são importantes e nem urgentes.

Outra dica fundamental para este momento é, se alguma atividade que precise realizar possa ser delegada, então faça isso sem pensar duas vezes.

A procrastinação é um problema que acontece com todo mundo e é normal que ela aconteça, mas isso não pode se tornar um hábito. Corte possíveis distrações como: redes sociais, e-mail, café fora de hora, televisão ou qualquer outra circunstância que tenha percebido ser o motivo da sua procrastinação.

Ao assumir muitas obrigações você perde o foco; se um contratempo acontece e atrasa suas tarefas, a preocupação começa a te desconcentrar e todas as demais ou demandam mais tempo ou não são feitas da melhor maneira possível. 

Lembre-se do ditado: “menos é sempre mais”. Se for possível, não disponha de muitas obrigações em um único dia. Assim você evita a exaustão, a frustração, a sobrecarga e a falta de qualidade.

A tecnologia hoje dispõe de diversas ferramentas  de gestão de tempo para melhorar ainda mais sua produtividade, se você tem interesse em potencializar as dicas que compartilhamos aqui, confira “5 Ferramentas para auxiliar na gestão de tempo e produtividade”.