Conheça as vantagens de implementar Matriz Raci na sua gestão

A Matriz Raci é uma ferramenta de gestão desenvolvida para otimizar projetos, ajudando a atribuir responsabilidades, organizar a delegação de tarefas e orientar todos os envolvidos. Ela é uma representação visual fácil de ser entendida, fortalecendo a comunicação dos setores na empresa. 

Quer saber mais sobre essa ferramenta? Saiba o que é Matriz Raci e as vantagens de implementá-la na sua gestão. 

A responsabilidade é um assunto sério dentro das empresas: seja considerando o seu universo macro — como a responsabilidade social — ou micro, é fundamental adotar mecanismos para organizar os processos relacionados a esta questão e evitar problemas mais tarde.

No caso interno, é importante ter controle sobre quem deve fazer o que, quem deve validar e como as tarefas devem ser executadas, seguindo orientações sobre  qualidade e produtividade. Usar metodologias para realizar todo esse processo é uma ótima forma de se garantir a eficiência e resultados da ação, evitando conflitos e problemas desnecessários que possam surgir durante o caminho.

E a Matriz Raci pode ajudar nisso: essa ferramenta de gestão foi desenvolvida para facilitar a organização e execução das tarefas nos projetos da empresa. Com ela, se tem um controle na atribuição de responsabilidades e delegação de tarefas em um departamento ou na companhia. 

Ao adotar essa ferramenta é possível otimizar a gestão de projetos, organizando melhor as atividades e definindo quem é responsável pelo o que — tudo para que o resultado final seja satisfatório para o setor e organização. 

A Matriz Raci é uma representação visual dessa dinâmica, formando quatro quadrantes que representam cada uma das letras da sigla, que significa:

Cada um desses pilares é importante na gestão dos projetos ao usar essa ferramenta, pois representa um papel fundamental para desenvolver uma atividade de forma eficiente e com qualidade. Esses quatro quadrantes significam: 

A primeira etapa é definir quem será o responsável (ou responsáveis) pela tarefa. Pode-se nomear alguém central para assumir essa atividade, respondendo pelas entregas e execução, e assistentes para auxiliar esse profissional. Dessa forma, não há confusões sobre o que cada um deve cumprir durante o projeto. 

Quando a tarefa é finalizada, ela irá para as mãos do aprovador: o profissional que valida ou não o que foi entregue. Essa pessoa — geralmente um coordenador, gerente ou líder do setor — também pode acompanhar todo o processo para garantir que os resultados sejam os desejados e para oferecer apoio durante os procedimentos. 

Para se ter mais agilidade na dinâmica, pode-se delegar um apoiador para cada projeto desenvolvido na empresa. Mas, ao contrário dos outros quadrantes desta ferramenta, apenas uma pessoa pode assumir essa posição nas iniciativas. 

Mas existem outras pessoas que podem colaborar para enriquecer o projeto. O Consultado costuma ser um especialista — seja um profissional interno ou um consultor externo — que vai ajudar a responder dúvidas, oferecer informações importantes e outras formas de apoio para que a tarefa seja realizada da melhor forma.  

Esse papel pode ser desempenhado por muitas pessoas — colegas de departamento, outros colaboradores fora do setor, lideranças em geral, stakeholders e até mesmo clientes. Os informados são todos que precisam ser avisados de assuntos referentes aos projetos, mesmo que não atuem no processo de decisão. 

Assim, o projeto passa por diversas etapas até sua conclusão, tendo alguém responsável por sua execução, outro pela validação, outro para enriquecê-lo e alguém de interesse para ser informado sobre o processo. 

Caso a empresa e equipe precisem, é possível flexibilizar essa dinâmica e incluir novos papéis: alguns dos mais conhecidos são: gerente; reserva; notificados e originador — tudo isso para se adequar melhor à realidade do grupo e ajudar a gerar mais resultados.

A Matriz Raci parece simples e é:  mas essa ferramenta pode contribuir de diversas formas para a gestão de uma empresa.

Não é à toa que várias empresas adotam a Matriz Raci em sua gestão de projetos. Essa ferramenta descomplicada pode fazer uma grande diferença na organização e execução das tarefas, além de facilitar o trabalho de todos e reduzir conflitos gerados devido confusões sobre a responsabilidade de cada funcionário em uma atividade. 

Em resumo, algumas das vantagens de se adotar a Matriz Raci são: 

A Matriz Raci é uma ótima ferramenta para se realizar a organização e controle de todos os responsáveis por um projeto, definindo-os em cada etapa. Ou seja, em vez de deixar essa questão nebulosa — com os colaboradores confusos sobre os limites de criação e interferência — ou, pior, ninguém assumir a gestão da atividade. 

A representação visual também ajuda a todos entenderem o papel de cada profissional, facilitando a comunicação e incentivando a transparência no processo. Além disso, também é possível usar a ferramenta para deixar mais clara as expectativas sobre as tarefas, trazendo informações importantes para a sua melhor realização. No fim, um resultado: menos confusões, mais organização.

Sistematizar a realização de uma tarefa pode ser uma boa ideia para otimizar o desenvolvimento de um projeto. Em vez de se perder no meio do caminho, sem ter procedimentos, responsabilidades e etapas bem definidas — e que podem gerar desperdício de tempo, esforços e recursos — se utiliza um método já consagrado para se alcançar os resultados. 

Além disso, esse controle ajuda a fortalecer o senso de responsabilidade em cada profissional envolvido no processo, incentivando que realizem o seu melhor trabalho. 

Uma das vantagens dessa ferramenta é incluir em sua dinâmica a presença de consultores e especialistas para enriquecer o desenvolvimento do projeto, além de pessoas fora do grupo de ação para validar as atividades. 

Isso significa que esses atores podem visualizar falhas e equívocos no trabalho ou então pontos de oportunidade ou que são positivos e podem ser expandidos no projeto. Assim, mais e novos resultados podem ser alcançados com a iniciativa, o que beneficiará o departamento e a empresa como um todo. 

Organização e responsabilidade são qualidades que funcionam em qualquer estratégia: seja em ferramentas que ajudam a definir as tarefas — como a Matriz Raci — ou em sistemas que praticamente jogam as estruturas tradicionais pela janela — como a Holocracia. 
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