BPO: o que é e quais as vantagens para as organizações?

BPO é uma sigla que significa Business Process Outsourcing e em português quer dizer “Terceirização de Processos de Negócios”. Ela é utilizada para se referir às práticas adotadas pela empresa quando ela contrata outra instituição para fazer atividades em uma determinada área.

Essa prática vem sendo cada vez mais comum por ser uma alternativa bastante estratégica para se posicionar no mercado que se encontra cada dia mais competitivo. Isso porque através do Business Process Outsourcing, a empresa consegue focar suas práticas para o core do negócio e as demais atividades, aquelas consideradas secundárias, são deixadas nas mãos de especialistas.

Apesar de ser tendência, é comum se deparar com gestores que ainda não entendem exatamente os benefícios desse negócio, deixando de investir em uma estratégia que pode mudar consideravelmente a empresa.

No final deste artigo, você será capaz de compreender exatamente o que é BPO e como você pode aumentar a produtividade da sua empresa ao adotar essa alternativa, mesmo que tenha um quadro enxuto de colaboradores.

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Em termos gerais, a Terceirização dos Processos de Negócio trata-se da contratação de práticas e funções que não correspondem às atividades do core da organização, com objetivo de aumentar a eficiência da empresa e gerar melhores resultados.

Em outras palavras, o BPO é um sistema adotado quando uma organização contrata outra para fazer atividades em áreas relevantes, mas que não são de especialidade do negócio. 

Logo, ao procurar por uma empresa BPO, o cliente foca em encontrar alguém especializado para assumir totalmente um setor ou atividade de importância na empresa. Uma empresa que cuide de toda contabilidade, por exemplo.

Geralmente, o BPO é bastante confundido com o processo de terceirização, isso se dá por conta do significado do termo. Mas a verdade é que ele possui algumas diferenças quando comparado à terceirização normal.

A principal diferença entre BPO e a terceirização comum é com relação ao processo. Na terceirização normal o prestador contratado não precisa criar um novo modelo de processo que atenda especificamente o serviço que foi requerido. Pode-se dizer que a terceirização normal atende um serviço pontual e único, como o serviço de manutenção e limpeza. 

Agora a terceirização BPO é mais abrangente. A empresa contratada assume toda a responsabilidade da atividade e do setor, geralmente soluções de TI, financeiros ou de RH são aqueles que se enquadram em um BPO.

Ou seja, todas as atividades e resultados deste setor são de responsabilidade dessa parceria entre a empresa que abraçará as práticas dessa área e a contratante.

Além dessas características já compartilhadas, ainda é possível citar outra que influencia em grande diferença entre o BPO e a terceirização comum, que é com relação ao aprofundamento das atividades. 

No BPO a empresa prestadora do serviço se aprofunda muito mais nas necessidades do cliente, criando um modelo adaptável para ela, para o que ela precisa, como tecnologia, conhecimentos e procedimentos.

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O BPO financeiro, ou Business Process Outsourcing financeiro, é um serviço no qual uma empresa terceiriza parte ou a totalidade de suas operações financeiras para um provedor de serviços especializado. As responsabilidades do BPO financeiro podem incluir:

Essas são algumas das principais áreas de atuação do BPO financeiro, mas os serviços específicos oferecidos podem variar dependendo das necessidades de cada empresa.

O Business Process Outsourcing (BPO) é uma estratégia adotada por muitas empresas para delegar determinadas funções e processos a provedores de serviços especializados. 

Essa prática pode ser vantajosa em diversas áreas e setores, permitindo que as empresas foquem em suas competências principais, reduzam custos operacionais e melhorem a eficiência. 

O BPO é recomendado para áreas como financeiro e contabilidade, recursos humanos, atendimento ao cliente, tecnologia da informação, cadeia de suprimentos e logística, marketing e vendas, e gestão de documentos. 

Cada uma dessas áreas pode se beneficiar da terceirização de processos específicos, conforme as necessidades e objetivos estratégicos da empresa.

Essas são apenas algumas das áreas em que o BPO pode ser aplicado. A decisão de terceirizar determinadas funções depende das necessidades específicas da empresa, do foco estratégico, das capacidades internas e das oportunidades de melhoria de eficiência e redução de custos.

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Ao dispor do apoio de outras empresas para realizar atividades que não são do core do negócio, os gestores conseguem focar e consequentemente melhorar a eficiência das atividades principais, diminuir custos e supervisionar os colaboradores. Com isso, a performance da empresa passa a crescer, gerando maiores vantagens competitiva.

Veja em que especificamente o BPO ajuda.

A partir do momento que a empresa passa a contar com os serviços de outra corporação, os colaboradores tendem a ter mais tempo para se dedicar às atividades principais. Isso reflete na quantidade do trabalho e na qualidade do ambiente, que fica menos sobrecarregado.

Ao adotar o BPO os custos fixos com funcionários podem ser substituídos por variáveis, de acordo com a demanda daquele serviço contratado. Com isso, sua empresa passa a economizar com encargos trabalhistas, benefícios e em processos de recrutamento e seleção, e desligamento de funcionários, afinal a empresa contratada será responsável por todo esse trâmite

O BPO garante que você conte com profissionais especializados com competências e habilidades necessárias para desenvolver a atividade proposta. Isso quer dizer que suas tarefas estarão sob responsabilidade de profissionais qualificados e que sua demanda de serviço será atendida com eficiência e qualidade que precisa.

O nível de qualidade dos profissionais BPO dificilmente é alcançado por profissionais que fazem parte da equipe interna. Ao tentar criar uma equipe na sua organização que seja altamente especializada, você terá que contratar profissionais de alto nível ou investir no desenvolvimento de colaboradores que não possuem experiência.

Esse investimento deve ser voltado para práticas do core da empresa, porque elas sim vão proporcionar grandes resultados para a corporação. Para as demais atividades, é só escolher uma empresa terceirizada que apresente resultados concretos e seja vista como responsável no mercado, assim você alcançará os melhores resultados e investimento menos.

Como já foi comentado anteriormente, ao terceirizar alguns processos burocráticos da empresa, os colaboradores internos passam a ter mais tempo livre para se dedicar às práticas que realmente estejam relacionadas ao propósito de existência da empresa. 

Isso acontece porque as atividades secundárias demandam bastante tempo e afastam os profissionais de suas tarefas principais. Logo, contar com o BPO faz da sua empresa ter um ganho na produtividade porque eles ficam menos sobrecarregados e não precisam assumir tarefas operacionais e técnicas que fogem do trabalho principal.

Embora o Business Process Outsourcing (BPO) tenha várias vantagens, também há algumas desvantagens associadas a essa prática:

Terceirizar processos pode resultar em uma perda de controle direto sobre as operações. Isso pode levar a uma falta de visibilidade detalhada sobre como as tarefas estão sendo executadas e dificultar a intervenção rápida em caso de problemas. A empresa pode se encontrar dependente do fornecedor para manter a qualidade e a eficiência dos processos terceirizados.

Compartilhar informações confidenciais com um provedor de serviços terceirizado aumenta os riscos de violações de segurança de dados. Se o provedor não implementar medidas de segurança adequadas, as informações sensíveis da empresa podem estar em risco de vazamento, roubo ou uso indevido.

Ao terceirizar processos-chave, a empresa pode se tornar excessivamente dependente do fornecedor terceirizado. Se o fornecedor enfrentar dificuldades financeiras, alterações na equipe-chave ou problemas de qualidade de serviço, a empresa cliente pode sofrer interrupções operacionais significativas.

O provedor de serviços terceirizado pode ter seus próprios interesses comerciais que podem não estar alinhados com os da empresa cliente. Isso pode resultar em decisões que priorizam os interesses do provedor sobre os da empresa cliente, o que pode afetar negativamente a qualidade do serviço prestado.

A distância física e cultural entre a empresa cliente e o provedor terceirizado pode levar a desafios na comunicação e coordenação. Diferenças de fuso horário, barreiras linguísticas e culturais podem dificultar a colaboração eficaz entre as equipes, levando a atrasos e mal-entendidos.

Embora a terceirização possa parecer uma solução econômica inicialmente, podem surgir custos ocultos ao longo do tempo. Isso pode incluir taxas extras por serviços adicionais, custos de transição para mudar de provedor ou trazer processos de volta internamente, e custos de rescisão de contratos antecipados.

A terceirização de certas funções pode ter um impacto na cultura organizacional da empresa. Os funcionários podem se sentir ameaçados pela perda de empregos ou desmotivados ao ver funções internas sendo terceirizadas. A integração entre as equipes internas e externas pode ser desafiadora, o que pode prejudicar a moral e a produtividade.

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