Onboarding Digital: O que é e como fazer usando a gamificação

O Onboarding Digital é uma ótima opção para substituir o programa de integração presencial para os novos funcionários. Essa ferramenta ajuda a preparar os profissionais recém-contratados a assumirem suas funções e a se sentirem parte da equipe e da empresa, mesmo que eles estejam atuando de forma remota/home office.

Porém, algumas organizações não sabem como implementar esse processo em seu modelo online, perdendo a oportunidade de educar e engajar os novos colaboradores. Resolva esse problema: saiba como adotar o onboarding de funcionários digital e fortaleça os talentos do seu negócio!

O programa de integração é uma estratégia fundamental para tornar os primeiros dias dos novos profissionais da empresa mais amigáveis e produtivos. Nesse período, é natural que os trabalhadores levem um tempo para se adaptar a rotina, funções, normas, equipe e cultura organizacional — facilitar esse processo ajuda a fortalecer o engajamento dos funcionários e a aumentar seus resultados e qualidade no serviço.

Enquanto essa ação costuma ser associada a atividades presenciais, os profissionais que atuam em regime de trabalho remoto também precisam dessa capacitação, inclusive para reforçar o sentimento de pertencimento à organização que a distância pode tentar desgastar. 

Por isso que existe o processo de onboarding digital: uma estratégia para preparar, orientar e acolher os novos colaboradores e que usa ferramentas eletrônicas para realizar as atividades de forma online. Assim, profissionais em home office ou em outras situações específicas podem participar desse programa e colher todos os benefícios dele.

No fim, ao adotar o onboarding digital a empresa ganha ao contar com colaboradores mais alinhados às necessidades do cargo, equipe e organização, além de conseguir reduzir índices negativos como o turnover, por exemplo.

Apesar de ter os mesmos objetivos do processo de onboarding tradicional, o digital tem algumas particularidades.

Primeiramente, é necessário contratar uma prestadora de serviços ou desenvolver internamente a plataforma e os conteúdos adotados nessa estratégia. Alguns materiais e informações usadas nas ações de integração presenciais podem ser adaptados para esse meio, no entanto, é fundamental saber como fazer esse processo da maneira correta: não adianta escanear várias apostilas e disponibilizá-las em vários arquivos Jpeg para os funcionários — essa ideia empobrece o onboarding e prejudica a experiência dos novos profissionais.

As plataformas e softwares oferecem uma série de recursos para enriquecer os processos de aprendizagem e de acolhimento aos recém-contratados. Pode-se adotar mecanismos como vídeos, podcasts, infográficos e gamificação, por exemplo, para valorizar a experiência dos participantes e aumentar o seu engajamento e aprendizagem ao longo do processo. 

No entanto, é importante se certificar que os profissionais têm os sistemas e equipamentos certos para participar das atividades antes de mais nada. Dessa forma, eles podem aproveitar o melhor de cada etapa e do processo como um todo, sem frustrações desnecessárias. 

Além disso, o RH e a empresa devem abraçar elementos fundamentais em qualquer estratégia, como o planejamento e o acompanhamento dos resultados. O ideal é que o processo de onboarding seja preparado antes mesmo da contratação dos profissionais: inclusive, alguns conteúdos desse processo já devem ser incluídos durante o recrutamento e seleção, informando os candidatos sobre a cultura organizacional e as regras internas para que eles avaliem se a proposta se alinha com suas expectativas ou não.

Assim como o modelo presencial, o programa de integração digital deve seguir os 4 pilares que formam um onboarding eficiente — também chamados de 4 Cs, de acordo com os termos em inglês. Cada um deles se refere a pontos essenciais que essa ação deve contemplar:

Todos os funcionários devem compreender suas responsabilidades, obrigações, direitos e expectativas referentes ao seu trabalho. Cada atribuição deve ser explicada de forma clara e objetiva, evitando confusões ou conflitos de perspectivas que iriam trazer atritos e problemas na rotina do dia a dia.  

Outra informação essencial para a rotina dos profissionais é entender as normas da empresa em que atuam: o que é ou não é permitido; políticas internas; códigos de ética e até mesmo os processos organizacionais são orientados nessa etapa. Dessa forma, uma série de conflitos e problemas são evitados ao alinhar as expectativas em relação a este pilar. 

Trabalhar a cultura organizacional também é algo fundamental no processo de onboarding. Nessa etapa, deve-se educar os recém-contratados sobre a história da empresa, seus valores, missão, visão e outros elementos que façam parte desse conjunto.

Enquanto geralmente já se busca profissionais que tenham um perfil alinhado à identidade da organização, é importante reforçar essas qualidades para que elas sejam incorporadas ao trabalho cotidiano. 

Estimular o acolhimento do novato por seus colegas também é algo fundamental para um processo de integração de sucesso. Isso ajudará os novos profissionais e a própria equipe a desenvolverem relacionamentos saudáveis, de confiança, respeito e troca mútuas — assim, todo o departamento ganha ao ter um clima interno positivo e colaboradores motivados e engajados. 

Muitas vezes essa etapa é delegada à liderança do departamento do recém-contratado, especialmente devido os gestores estarem familiarizados com o perfil de cada funcionário para saber que ações promover para incentivar as relações interpessoais no grupo. 

Enquanto dominar esses 4 pilares é essencial para se realizar um onboarding eficiente, é preciso pensar em outras questões para tornar essa estratégia ainda mais bem sucedida — e um deles é decidir quais metodologias adotar nas atividades. 

Ainda mais ao usar plataformas e sistemas, o processo de onboarding digital demanda a aplicação de ferramentas diversas para enriquecer os processos de aprendizagem. Entre tantas opções, a gamificação nas empresas é uma alternativa inovadora e competente para oferecer um programa de integração engajado e produtivo.

O onboarding digital oferece uma série de benefícios tanto para as empresas quanto para os funcionários. Aqui estão alguns deles:

Plataformas de onboarding digital podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas de diferentes cargos, departamentos ou até mesmo de cada novo funcionário. Isso significa que o processo de integração pode ser adaptado para fornecer informações e treinamentos relevantes para as responsabilidades e objetivos individuais de cada colaborador.

Ao utilizar recursos como vídeos explicativos, apresentações interativas, infográficos e até mesmo realidade virtual, o onboarding digital pode oferecer uma experiência mais rica e envolvente para os novos funcionários. Essa abordagem multimídia não só torna o processo de integração mais interessante, mas também facilita a compreensão e a retenção de informações importantes

Plataformas de onboarding digital podem automatizar várias tarefas administrativas, como preenchimento de formulários, coleta de documentos, agendamento de treinamentos e até mesmo a criação de contas de usuário em sistemas internos. Isso libera tempo para os gestores e equipes de RH se concentrarem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

Os sistemas de onboarding digital podem incorporar recursos para coletar feedback dos novos funcionários em tempo real. Isso permite que a empresa avalie continuamente a eficácia do processo de integração e faça ajustes conforme necessário para melhorar a experiência dos colaboradores.

Ao contrário do onboarding tradicional, que muitas vezes está limitado ao horário comercial, o processo de onboarding digital oferece a flexibilidade de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso é especialmente benéfico para novos funcionários que podem ter compromissos pessoais ou outros empregos durante o dia e preferem completar o processo de integração em seu próprio tempo.

As plataformas de onboarding digital podem gerar dados e métricas detalhadas sobre o desempenho e o progresso dos novos funcionários no processo de integração. Isso permite que a empresa identifique padrões, tendências e áreas de melhoria, possibilitando uma abordagem mais estratégica para o desenvolvimento e retenção de talentos.

O onboarding digital pode ser uma ferramenta poderosa para transmitir a cultura e os valores da empresa de forma consistente e autêntica. Por meio de vídeos, depoimentos de funcionários, histórias da empresa e outros recursos, os novos colaboradores podem ter uma compreensão mais profunda do que é esperado deles e como eles se encaixam na cultura organizacional.

Ao combinar todos esses elementos, o onboarding digital não apenas simplifica o processo de integração, mas também cria uma experiência positiva e impactante para os novos funcionários, estabelecendo as bases para uma relação de trabalho produtiva e satisfatória.

A gamificação nas empresas é uma estratégia que pode ajudar a tornar o onboarding mais eficiente ao atrair e reter a atenção dos novos funcionários nas tarefas. Essa metodologia é comprovadamente capaz de melhorar os resultados de ações educativas ao oferecer uma experiência imersiva e interativa de aprendizagem.

Nesse sentido, o onboarding gamificado se destaca como uma abordagem inovadora para envolver os novos colaboradores desde o início de sua jornada na empresa. Por meio dessa metodologia, é possível transformar as atividades do onboarding digital em desafios divertidos e estimulantes, promovendo o engajamento e a participação ativa dos funcionários.

Por exemplo, ao invés de apenas relatar os fatos históricos da empresa, o onboarding gamificado pode transformar essa narrativa em uma jornada emocionante, onde os novos funcionários são desafiados a desvendar os segredos do sucesso da organização enquanto ganham pontos e avançam de nível. Essa abordagem não apenas transmite os valores e a cultura da empresa de forma mais eficaz, mas também proporciona uma experiência memorável e impactante para os novos colaboradores.

Além disso, o onboarding gamificado pode ser adaptado para diferentes ações e contextos, incluindo o programa de integração presencial. Ao incorporar elementos de jogos, como simulações de situações reais de trabalho e atividades em equipe, é possível criar uma experiência de integração que seja ao mesmo tempo educativa e divertida.

Portanto, ao adotar o onboarding gamificado, as empresas podem maximizar o potencial de aprendizado dos novos funcionários, promovendo uma integração mais eficiente e impactante para toda a equipe.

Para garantir a eficácia do onboarding digital e assegurar a agilidade no processo de integração, é fundamental que a empresa utilize ferramentas que otimizem cada etapa.

Entre as soluções-chave que proporcionam segurança e eficiência estão:

Com a adoção dessas ferramentas de onboarding, é garantido que o processo seja mais eficiente e ágil, proporcionando uma experiência positiva e produtiva para os novos membros da equipe.

Gostou deste conteúdo? Leia também: Onboarding e Gamificação: Treinamento de integração da sua empresa