Entenda o que é onboarding e como deixá-lo mais atrativo!

Processo onboarding é toda prática relacionada ao processo de integração de novos colaboradores na empresa, podem ser citados aqui os treinamentos e o compartilhamento da cultura da organização, por exemplo. Ele é essencial para inserir o novo funcionário na rotina da organização e para garantir que as expectativas sejam alinhadas.

O processo de onboarding diz respeito à integração e adaptação de novos profissionais no ambiente de trabalho. O objetivo dessa ação é instruir os recém-chegados sobre rotina, cultura, diretrizes e dinâmicas corporativas, para que todas as expectativas sejam alinhadas desde o princípio.

O onboarding, ou programa de integração, é um processo importante para ajudar os novos colaboradores a se adaptarem à empresa. Essa operação os prepara para assumir suas funções, entender melhor o funcionamento e cultura da organização e estar pronto para realizar as atividades com eficiência e motivação.

Você ainda tem dúvidas sobre como funciona esse processo? Confira tudo que você precisa saber sobre onboarding e mais uma dica especial para tornar esse programa engajador e eficaz. 

Essa ação é um programa especial para integrar os novos funcionários à empresa, educando-os a respeito de suas funções, rotina, expectativas e cultura interna, para que eles estejam mais preparados para assumir essa oportunidade.

Todo recém-contratado deve ser visto como uma tela em branco, especialmente se este é o seu primeiro emprego: ele não conhece o ritmo, cultura e processos particulares da empresa e, direta ou indiretamente, essa falta de familiaridade irá impactar a sua produção nesse momento. 

Imagine um atendente que não conhece os protocolos, um profissional de marketing que não sabe as estratégias adotadas no setor e um vendedor que não está familiarizado com o produto/serviço: é fácil entender como essa lacuna de conhecimento vai impactar seu trabalho negativamente, mesmo que nos primeiros dias.

Esse período de adaptação é importante para o colaborador se encaixar na dinâmica interna, conhecer melhor a empresa onde está e até descobrir se esta oportunidade de emprego é adequada às suas expectativas ou não. 

Mesmo os mais talentosos e sociáveis profissionais precisam de um tempo para se adaptar ao novo cargo, colegas, líderes e organização, se ajustando às exigências do cargo, pressões, dinâmica da equipe e rotina do dia a dia. 

Porém, o RH pode ajudar a tornar esse processo de adaptação mais amigável e preparar melhor esse novo funcionário às suas funções. Basta montar um programa de integração!

Fazer todo o processo de recrutamento e seleção até encontrar um bom funcionário é algo que demanda tempo, esforços e recursos. Não é interessante desperdiçar tudo isso ao receber o novo colaborador sem qualquer planejamento e cuidado, não é mesmo?

Implementar um programa de integração para os novos funcionários é algo essencial a qualquer negócio, independentemente do seu tamanho ou segmento de mercado. Deixar o recém-contratado começar sua jornada sem orientação é uma atitude prejudicial a todos: o profissional ficará perdido no meio de suas obrigações, levando mais tempo para realizar suas tarefas corretamente e, inevitavelmente, influenciando de forma negativa a produção.

Além disso, esse novo colaborador terá dificuldades de se relacionar com os colegas e até com a própria empresa, reduzindo as chances de logo criar um laço de confiança e engajamento com a organização. Isso significa que ele não será tão dedicado à sua função quanto poderia e, pior, pode decidir não continuar no emprego.

Investir no onboarding de novos funcionários é uma maneira de receber este recém-contratado de braços abertos, diminuindo sua insegurança e ansiedade ao não deixar nenhuma dúvida sobre as expectativas em relação ao seu trabalho e como a organização funciona, mostrar uma atenção especial ao seu bem-estar e prepará-lo para os desafios do cargo.

Desta forma, o novo colaborador poderá trabalhar com maior qualidade e produtividade, além de ter um relacionamento mais saudável com a empresa em que está, aumentando o seu engajamento e reduzindo o risco desse talento ir embora. 

Um onboarding bem feito ajuda o colaborador a começar com o pé direito, adaptando-se mais rápido à rotina e evitando que todos os esforços empregados na sua contratação sejam jogados pela janela ao não aproveitar seus talentos da melhor forma e acabar perdendo-os mais tarde.  

Existe uma série de questões que devem fazer parte do programa de integração dos novos funcionários. 

A primeira delas é reforçar os aspectos técnicos do cargo, alinhar os conhecimentos necessários para a execução das tarefas, os processos adotados na equipe, as expectativas para o cargo e, se preciso, até ensinar como usar os softwares e equipamentos da empresa.

Porém, não só de aspectos técnicos vive o onboarding: também é preciso trabalhar com as questões mais subjetivas e institucionais nesse programa, pois elas são importantes no dia a dia da empresa e podem até afetar a produtividade e relacionamento com a organização. 

Não é preciso fazer muito para que o processo de onboarding seja atrativo, ser transparente, por exemplo, já é uma prática que você pode aplicar, porque apesar de ser o básico, muitas empresas deixam de fazer, o que, nos piores cenários, pode acarretar no desligamento do profissional no período de experiência ou mesmo antes.

Informações como salário, horário, benefícios, período de experiência, data de início das atividades, fluxo de trabalho, dentre outras devem ser compartilhadas no momento da contratação. Mandar um e-mail é um excelente método para disponibilizar esses dados ao colaborador.  

Essa dica já é uma maneira de deixar o processo de contratação mais atrativo, que é esperar pelo novo contratado, essa prática é essencial para a valorização e a integração social dele no ambiente.

Pequenas ações podem transmitir essa mensagem de que sua empresa está ansiosa e animada com o novo talento. Dias antes da data de início, você pode encaminhar uma mensagem ou um e-mail revelando a alegria de tê-lo como parte da equipe.

No dia, você pode preparar pequenos mimos como, agenda, garrafa de água e canetas com o logo da empresa. Você pode incluir um folheto com os valores da empresa e outras informações que considere relevantes para o momento.

A equipe que irá trabalhar com o novo profissional também deve estar atenta à sua chegada, portanto considere enviar um e-mail para eles, apresentando o novo funcionário que está para chegar. É legal compartilhar acerca do seu perfil para que eles já fiquem familiarizados.

Para engajar o novo profissional já no primeiro dia, é importante investir em um evento de boas-vindas. Defina um dia para que os demais departamentos, ao menos aqueles que estarão em contato direto com o novo colaborador, se apresentem a ele.

Esse é o momento reservado para o colaborador descobrir tudo sobre a empresa. Para ele já se familiarizar com os processos, a cultura, a história da empresa, seus valores, quem são seus fundadores, as pessoas que trabalham lá e, é claro, os objetivos futuros da corporação.

É interessante também usar esse momento para dividir algumas regras básicas, como os trajes adequados para a rotina de trabalho, e ocasiões em que uma vestimenta mais informal se enquadra sem problema algum. Isso pode evitar possíveis desconfortos ao funcionário, por não conhecer as regras.

Além disso, nesse evento você pode compartilhar alguns cronogramas e a estrutura da empresa, informações que trazem maior clareza ao novo contratado sobre como funciona o local de trabalho.

Se sua empresa é menos formal, ela ainda pode fazer uma dinâmica de grupo, para que o novo colaborador se sinta mais tranquilo, visto que esse momento geralmente é de bastante tensão.

É através da cultura organizacional que o colaborador deverá entender os valores, visão, missão e outros ideais fundamentais para a identidade da empresa, assumindo essas qualidades para si e usando-as no dia a dia. 

Uma instituição que valoriza a inovação, por exemplo, precisa transmitir a importância dessa questão para os seus novos funcionários, deixando claro que eles terão liberdade e responsabilidade para criar. Além disso, outras habilidades sociais também podem ser trabalhadas nos novatos, lapidando seus talentos e comportamentos para se adequarem à dinâmica interna. 

No onboarding também é importante explicar as regras da empresa, seu funcionamento geral, histórico e o cotidiano, para que o recém-contratado se sinta parte do todo e não fique nenhuma dúvida ou mal-entendido pairando no ar. 

Mas tudo isso não precisa ser feito de forma monótona, com o novo funcionário tendo que ficar sentado escutando um profissional do RH explicando cada detalhe em uma longa apresentação de slides. Isso não seria uma recepção muito animadora e acolhedora, certo?

Existem algumas formas mais engajadoras e dinâmicas de fazer o onboarding de novos funcionários na empresa, garantindo que o recém-contratado tenha uma experiência positiva e verdadeiramente eficiente para começar o seu trabalho com força total.

O profissional recém-chegado não conhece a empresa, mesmo que ela seja pequena é importante apresentar o local. Essa prática ajuda o colaborador a se sentir mais familiarizado com o novo ambiente. 

Nesse processo, apresente a ele os demais funcionários, promova a integração da equipe, tudo de uma forma mais informal. Se possível, faça essa introdução também com os líderes executivos, pois conhecer seus CEOs também é um fator motivador.

Esse momento também é ideal para os gestores se colocarem à disposição para tirar possíveis dúvidas ou auxiliar no que for necessário, no tempo presente e futuro.

Nos processos anteriores provavelmente você já tenha apresentado de forma informal o novo colaborador aos profissionais que fazem parte da equipe que ele irá trabalhar. Apesar disso, é importante destinar um momento específico para isso.

O setor de Recursos Humanos e o gestor responsável precisam trabalhar juntos a fim de dividir todas as informações importantes sobre o time: desafios, metas, projetos e especificidades relevantes.

Os primeiros dias de um funcionário sempre são rodeados de muitas dúvidas: nome de pessoas, onde ficam determinados departamentos, onde fica o cafezinho e mais. 

Alguns colaboradores são mais extrovertidos que outros e conseguem tranquilamente tirar essas dúvidas com qualquer pessoa, outros precisam de um tempo a mais para se sentir mais "à vontade".

É interessante disponibilizar um profissional que o ajude na primeira semana. Essa medida é uma maneira de engajar o novo colaborador na rotina de trabalho.

As dicas anteriores provavelmente já te trouxeram uma base de como fazer seu onboarding e, o melhor, personalizá-lo de acordo com o perfil da sua empresa. Apesar disso, há outra prática que você pode trabalhar a fim de melhorar ainda mais. Confira, agora, qual é ela!

Uma das metodologias mais engajadoras é a gamificação, uma estratégia que usa elementos e lógica dos jogos para motivar as pessoas a realizarem determinadas atividades e até mudarem certos comportamentos. 

Esse método vem sendo adotado em áreas como saúde, segurança, educação e negócios, trazendo resultados impressionantes. Nas empresas a gamificação costuma ser implementada em processos como treinamento corporativo, comunicação interna, tarefas cotidianas, recrutamento e onboarding de novos funcionários.

Essa estratégia pode criar uma experiência imersiva e interativa para integrar o recém-contratado a empresa, tornando esse momento mais amigável e efetivo. Saiba mais sobre as vantagens dessa metodologia com o nosso e-book gratuito Gamificação no Onboarding de Funcionários!