Sala de guerra: trace um objetivo e atinja-o sob pressão

War room é um conceito emprestado do universo militar utilizado hoje pelo ambiente corporativo

Sala de guerra é o nome dado a reunião de dois ou mais profissionais específicos para gerenciar projetos complexos e tomar decisões rápidas. O objetivo da metodologia é proporcionar um ambiente onde a equipe esteja focada e motivada para resolver desafios e definir práticas importantes.

Você conhece o termo "Sala de Guerra"? No tempo em que vivemos, onde tudo parece incerto, essa é uma estratégia do âmbito empresarial que pode ser utilizada como recurso para definir as próximas ações de sua corporação e garantir resultados mesmo na dificuldade.

A Sala de Guerra saiu literalmente desse ambiente, mais precisamente na Segunda Guerra Mundial. O então primeiro ministro do Reino Unido, Winston Churchill, determinou o desenvolvimento de um bunker no subsolo de sua morada oficial. Esse ambiente era exclusivamente para criar e debater estratégias que pudessem deter o exército nazista.

Ali, apenas contribuintes, membros do governo e militares podiam estar. Todos eles passavam horas traçando rotas, unindo informações e coletando opiniões para chegar ao melhor resultado, o que pudesse combater o inimigo, Hitler. Foram mais de cinco anos nessa rotina.

Veja, neste artigo, o que é Sala de Guerra e como tal ambiente pode auxiliar sua empresa a traçar um objetivo e atingi-lo mesmo sob pressão do momento em que vivemos.

Sala de guerra é uma tradução literal do termo War Room. Como foi comentado aqui, quando surgiu, seu propósito era estabelecer um passo a passo que fosse efetivo na luta contra as tropas de Hitler na Segunda Guerra Mundial.

Mas esse termo se popularizou e chegou até os dias de hoje, sendo implementado em outros ambientes que se assimilam em partes com o ambiente da Segunda Guerra Mundial. 

A princípio, ele passou a ser utilizado na área de vendas, mas a crescente onda de resultados, tem tornado da Sala de Guerra um potencial para ser inserido em vários ambientes corporativos.

Isso porque, no ambiente corporativo, a sala de guerra cria um cenário mais lúdico que integra a equipe, bem como leva à discussão das alternativas e definição de ações estratégicas, com metas agressivas, por isso é ideal para o gerenciamento de projetos complexos.

Em síntese, a sala de guerra é, portanto:

Apesar de parecerem distintos, o cenário de guerra e o corporativo se assemelham em determinados pontos. Afinal, o que é a busca por um diferencial competitivo e o posicionamento de marca no mercado se não uma “guerra” para conquistar novos clientes? Esta que pode se equivaler às nacionalidades lutando por territórios.

Logo, a sala de guerra é importante para o contexto empresarial porque a insere em uma nova percepção sobre estratégias e mercado. Os participantes emergidos nessa metodologia veem como a empresa está vulnerável às ações mercadológicas, mudanças no consumo e comportamento humano, a economia e outras ameaças. 

Eles começam a enxergar situações pelas quais não estão preparados e, consequentemente, a trabalhar em cima disso para que, se acontecerem, elas não venham afetar a empresa como afetaria se não estivessem um plano de contingência.

Um cenário atípico, mas que aconteceu e desestruturou o planejamento estratégico de corporações do mundo todo foi a crise do coronavírus, que fez com que empreendedores adaptassem seus planos para sobreviver ao novo contexto.

Em uma entrevista realizada para o site Na Prática, o empresário Alberto Leite, eleito em 2016 pela Revista Forbes como um dos 10 melhores CEOs do Brasil abaixo dos 40 anos, compartilhou que adotou a estratégia “sala de guerra" para superar os desafios gerados pelo coronavírus.

Por conhecer esse conceito e a relevância dele para o contexto empresarial, ele pôde garantir que a empresa da qual é co-fundador e conselheiro, a FS Holding, tivesse estrutura para se manter mesmo em tempos difíceis.

Na war room os membros da equipe se reúnem para discutir abertamente sobre os vários cenários possíveis. Os profissionais criam uma espécie de brainstorming para chegar às melhores soluções. O contexto da sala de guerra traz:

Na sala de guerra, os envolvidos conseguem responder a qualquer desafio. Captar detalhes do real cenário e construir possíveis soluções para cada problemática que apareça. Tudo isso em poucos minutos.

Diferente de uma série de e-mails, por exemplo, que é uma ferramenta assincrônica, que pode demandar mais tempo para que o contato flua e, por sua vez, a solução chegue.

A sala de guerra é preparada para suprir as necessidades dos profissionais. Há computadores, post-its, quadros brancos e outras ferramentas colocadas ali para fixar as informações de uma forma visual e facilitar a discussão.

No cenário pandêmico, por exemplo, quando os diretores e gestores precisavam adaptar o trabalho do presencial para o home office, eles tinham que alinhar como isso aconteceria.

Para tanto, diretores, gestores e outros funcionários-chave buscaram dados sobre:

A partir disso, os profissionais dispuseram os dados na reunião e discutiram quais os problemas precisavam resolver e quais eram as melhores soluções.

As empresas que conheciam o sistema de “sala de guerra”, tiveram a oportunidade de fazer isso em pouco tempo, em um ambiente todo preparado para isso, o que facilitou o trâmite. Agora aquelas que desconheciam a funcionalidade, se sujeitaram a várias reuniões e trocas de e-mails para alinhar esses pontos.

A tomada de decisão envolve diferentes fatores pelos quais nem sempre permitem aos profissionais agir de forma breve e simples. Ter ou não o envolvimento da liderança é uma das características que influencia nessa agilidade.

Agora no contexto da sala de guerra, isso muda, uma vez que todas as pessoas envolvidas estão presentes, bem como todas as ferramentas necessárias para que a tomada de decisão aconteça. Logo, ali da sala mesmo já são discutidas novas ideias e soluções e, consequentemente, colocadas em prática.

Na war room todos têm o mesmo objetivo, discutir, desenvolver ideias e compartilhar soluções para os problemas da empresa. Não há outras demandas e muito menos outras circunstâncias que possam tirar o foco da equipe, como reunião de última hora, e-mail urgente, colegas indagando sobre trâmites do trabalho e mais.

A equipe fica comprometida a alcançar um único objetivo, o que gera melhores resultados. É possível perceber que o nível de envolvimento é maior.

Inclusive, corporações com sala de guerra estão propensas a melhorar o índice de engajamento e também de produtividade, porque os colaboradores se percebem como “peões estratégicos" e se sentem valorizados por isso.

Não é preciso muito para implementar uma sala de guerra no trabalho. Pode ser que seja necessário remanejar ferramentas, estruturar um time estratégico e algumas outras ações.

Nós vamos explicar como você pode introduzir a sala de guerra na gestão de equipes de vendas, para que possa alcançar de vez seus objetivos, mesmo sob pressão.

A escolha do ambiente é a primeira etapa na criação da sala de guerra porque ele não deve ser simplesmente uma sala comum. Primeiro, é aconselhável que seja um espaço que tenha uma certa liberdade de discussão que não atrapalhe os demais colaboradores da empresa. 

Afinal, provavelmente esses encontros não serão realizados de madrugada, por exemplo. Então precisa ser feito de modo a não atrapalhar o desempenho de ninguém.

Outro ponto é a preparação da sala. Nela é preciso que haja todas as ferramentas necessárias para a tarefa. Quais são elas, isso você irá determinar com sua equipe. Mas, a princípio, acesso a internet, notebooks, lousa, papel, canetas e canetão já são recursos suficientes.

Quem está na sala de guerra faz toda a diferença para o resultado final, então essa segunda ação deve ser pensada estrategicamente. Quais pessoas e áreas fazem sentido estarem na sala? Profissionais de mídia, programadores, criativos, estrategistas de conteúdo, vendas, profissional de ti para dar assistência? O crucial aqui é ter todo capital humano fundamental para o objetivo que foi traçado.

Dispor de um representante de cada área, por exemplo, não faz sentido, pois pode dificultar o trabalho. A essência, aqui, é selecionar as pessoas certas. Mesmo que alguma equipe não componha o quadro da sala de guerra, ela pode estar a par do projeto, caso você precise.

Depois de escolhido o local que será implementado a sala de guerra e definido o time que irá trabalhar nela, é fundamental que cada participante tenha claramente definido a sua função na sala.

Se o objetivo que será discutido é relacionado ao time de vendas, então é interessante que o gerente do setor esteja ali para aprovar as decisões. Mas além do aprovador das ideias, também é necessário pensar nas funções dos outros colaboradores que farão parte da Sala de Guerra.

Digamos que o design que fará a campanha, o produtor de conteúdo para gerar um roteiro que envolva toda dramaturgia ali decidida, um representante de venda e mais. Como o propósito é sair com a solução pronta, é importante dispor de pessoas que auxiliem na rápida tomada de decisão e que saibam seu papel ali dentro.

O imprevisto é inevitável, mas se preparar para ele é fundamental. Mesmo que considere ter a melhor equipe do mundo, pode ser que na hora da execução, algum problema surja e ela não consiga resolver tão de imediato, então você precisa estar com outras alternativas em prontidão para executar.

Então não se limite em uma única alternativa, desenvolva o plano a, b e c, relacionando todos os cenários de erro possível.

Essas são as quatro características fundamentais para implementar a Sala de Guerra no seu contexto empresarial.

Você viu, então, que o importante aqui é a organização. Deixar claro qual será o ambiente, as pessoas que farão parte, a finalidade de cada uma das pessoas que irão incorporar o ambiente, os recursos que serão usados e a importância de possuir vários planos. 

O home office foi adotado como resposta ao contexto pandêmico enfrentado nos anos 2019, 2020 e 2021, mas virou tendência e muitas instituições não querem abrir mão. 

Ao pensar nessa nova estrutura organizacional em que parte dos colaboradores trabalham em casa, você deve pensar, será que ainda é possível implementar uma sala de guerra, adaptada ao trabalho remoto?

Se considerar que o objetivo da sala de guerra é reunir pessoas estratégicas para discutir um ou mais assuntos pontuais, é possível adaptar à nova realidade, através de ferramentas de comunicação.

Plataformas de videochamadas como Google Meet, Zoom, Skype e Microsoft Teams são capazes de corresponder com as necessidades de uma sala de guerra. 

Os profissionais podem interagir através de áudio e escrita e conseguem compartilhar a tela, enviar links. É possível integrar outras ferramentas, como o e-mail para dividir possíveis documentos, algumas comportam esse formato de conteúdo no próprio aplicativo. Logo, não é necessário muitos recursos para adaptar a sala de guerra para o home office. 
Para potencializar os resultados que serão obtidos na Sala de Guerra, é importante que sua equipe tenha uma excelente comunicação, afinal, não basta apenas discutir, é preciso ter a mesma visão. Para isso, leia o artigo: A importância da comunicação empresarial e como melhorá-la.