Ferramentas grátis mais utilizadas para gestão de projetos

Usar uma ferramenta de gestão de projetos possibilita ver com clareza todos os trâmites envolvidos no processo

Ferramenta de gestão de projetos é um software que permite criar uma área de trabalho adaptada às necessidades de cada empresa e colaborar O objetivo desta plataforma é facilitar o dia a dia dos profissionais, melhorar a comunicação e integrar outros recursos para centrar atividades e status em um único lugar.

No meio de tantos compromissos e correria, às vezes as equipes têm dificuldades em organizar suas demandas, tempo e recursos. 

Para evitar prejuízos na produtividade e qualidade dos trabalhos, muitas empresas investem em ferramentas para a gestão de projetos, enquanto outras ignoram estas soluções por receio dos custos.

Mas existem ferramentas gratuitas que podem ajudar seus colaboradores e líderes a organizarem suas demandas e facilitar seus trabalhos. Conheça 7 soluções grátis para a gestão de pessoas da sua empresa!

Inovação é um valor bastante desejado por organizações no mundo todo: os negócios que buscam aprimorar suas operações, atendimento e produção se destacam da concorrência, aumentando suas vendas e reduzindo custos.

Nessa dinâmica, a gestão de projetos é fundamental para estimular novas ideias dentro da empresa, desenvolvendo ações de melhoria e mudança em diversas áreas. Isso porque é ela a responsável por auxiliar a equipe a desempenhar cada etapa que envolve a elaboração e execução de uma atividade. 

Ferramentas de gestão de projetos podem ser conceituadas como sistemas de apoio, criados para atender a demanda de organização e gerenciamento requerida nesses processos.

As ferramentas de gestão dão autonomia para a equipe de qualquer área identificar o status dos projetos em desenvolvimento. Ferramentas como o Trello, por exemplo, permitem criar checklists e marcar o responsável por cada afazer.

Imagine que sua empresa se comprometeu a melhorar o tráfego orgânico no site da instituição. Os envolvidos chegaram a conclusão que desenvolver um calendário editorial coerente com os serviços prestados ou o produto da empresa, bem como estar ativo nos diferentes canais de comunicação da empresa (redes sociais) é uma maneira de atingir esse objetivo.

Então resolveram adotar algumas ferramentas que permitem gerenciar e acompanhar toda a dinâmica que envolve esse projeto. Na plataforma, os profissionais envolvidos puderam centralizar tudo em um único lugar: calendário editorial; referências; status dos artigos; quem está responsável por cada tarefa; ideias de pautas e demais informações relacionadas a criação e publicação de conteúdo.

Ou seja, ao dispor de uma ferramenta voltada para a gestão de projetos, a empresa consegue visualizar quase todos os processos em um único lugar — é claro que isso vai depender da plataforma escolhida. Porém, muitas delas são tão flexíveis a ponto de possibilitar isso. Várias, inclusive, podem ser integradas a outras ferramentas, o que facilita ainda mais essa visualização.

Essa facilidade para visualizar quem é o responsável por cada atividade, qual o status de determinada tarefa, o que ainda precisa ser feito para que tal conteúdo seja aprovado e consequentemente liberado para publicar, aumenta a produtividade de toda equipe.

Logo, ferramentas para gestão de projetos tornam os processos mais claros. Todas as tarefas podem ser dispostas sequencialmente, de forma organizada. É possível visualizar começo, meio e o fim dele.

Se a ferramenta de gestão de projetos é boa ou não, vai depender das necessidades de cada negócio. A ideia é que o software ofereça seja flexível e se adéque aos vários projetos da empresa, além disso, que ele corresponda facilmente às mudanças. O programa escolhido também precisa facilitar o dia a dia dos profissionais.

Para atingir esse propósito, o programa precisa, no mínimo:

Ter a liberdade de escolher como visualizar o projeto e as informações sobre ele é um fator bastante relevante quando há muitas pessoas envolvidas e muitos trâmites a ser percorrido. Algumas plataformas oferecem várias opções gráficas, outras não.

Imagine que sua atenção agora é o prazo, você precisa visualizar se existe alguma tarefa atrasada, quais atividades precisam de atenção porque estão prestes a vencer e quais nesse primeiro momento podem ser “colocadas de lado”. 

Talvez dispor de um cronograma ou calendário seja a melhor maneira de entender o projeto como um todo, e chegar a conclusão do que deve ser feito primeiro para que o prazo final seja respeitado.

Pode ser que prefira visualizar no modo Kanban, uma opção de configuração por quadros, em que você consegue identificar o que ainda precisa ser feito, o que está em andamento, o que está pronto e o que já foi entregue.

Ter várias opções de visualizar um único projeto dá liberdade para a equipe escolher qual configuração melhor se adequa àquele projeto e às preferências de cada colaborador.

Começar uma estrutura do zero ou escolher e adaptar um dos layouts prontos da plataforma também é um fator decisivo na hora de adotar uma ferramenta de gestão de projetos. Isso porque os campos personalizados dão infinitas possibilidades para gerir o trabalho.

O dia a dia de uma empresa de marketing, por exemplo, é diferente de uma fintech, ora as necessidades específicas também. Então é interessante que a plataforma ofereça uma biblioteca de modelos de projetos para a empresa possa se basear, mas permita a personalização deles, para adequar as demandas típicas do negócio.

Mesmo que pareçam características difíceis de encontrar em plataformas de gestão de projeto, não é preciso pesquisar e investir muito. Logo na sequência, você conhecerá algumas ferramentas disponíveis no mercado, inclusive opções gratuitas que podem ajudar na organização das demandas e articulação dos envolvidos nas ações.

Manter uma empresa de pé não é a tarefa mais econômica. Por isso, quando existem boas soluções de baixo custo, o melhor mesmo é aproveitar suas vantagens.

Algumas ferramentas gratuitas podem ajudar a gestão de projetos da sua organização, dando suporte ao gerenciamento de demandas, articulação entre os envolvidos e outras atividades fundamentais para tirar uma ideia do papel e torná-la algo benéfico para o negócio.

Diante de tantos compromissos e demandas, não é fácil manter o controle das atividades. Descubra agora 7 ferramentas grátis para gestão de projetos e melhores os resultados da sua empresa:

Uma opção simples para ajudar na organização das tarefas é a Metodologia Kanban. Essa ferramenta contribui na gestão de demandas, classificando-as por estado de execução e prioridade.

Veja como é fácil — em um quadro ou representação visual marque três colunas:

Em cada coluna deve-se listar as tarefas de acordo com seu estado, mudando de lugar a medida em que o trabalho progride.

Pode parecer algo banal, mas esta ferramenta facilita a visualização das diversas tarefas que envolvem um projeto, evitando que sejam esquecidas durante a jornada. Além disso, anotar todas as atividades pode ajudar na sensação de controle e realização das demandas, reduzindo o estresse dos colaboradores e lideranças. 

Uma ferramenta online gratuita que também contribui nesse controle e visualização das tarefas é o Trello. Muitas empresas e equipes adotam essa solução em suas rotinas, especialmente por ser uma plataforma fácil de se  usar e que pode ser compartilhada com os líderes e colegas.

Usando a mesma lógica do método Kanban, no Trello os colaboradores podem preencher os cartões com suas demandas, adicionando descrições e até arquivos para centralizar e organizar tudo referente aquele projeto na mesma plataforma. 

Para quem busca uma solução completa para produzir e compartilhar arquivos dos projetos, o Google oferece diversas ferramentas gratuitas — como o Drive, além do Docs (para arquivos de texto), Sheets (planilhas) e Slides (apresentações).

É possível guardar 15 giga de arquivos com uma conta gratuita, podendo criar pastas e partilhar os documentos com os colegas, líderes e diretoria quando for preciso. As ferramentas possuem interfaces fáceis de serem usadas, permitindo com que profissionais diferentes sejam capazes de aproveitar o melhor de cada solução. 

Adotar ferramentas como estas ajudam a organizar todos os documentos referentes ao projeto, evitando ter que manusear várias plataformas ao mesmo tempo, além das dificuldades de integrar cada arquivo produzido em diferentes softwares. 

Todo projeto tem seus prazos: caso contrário, muitas tarefas ficariam para trás e nenhuma ideia sairia do papel. É natural se perder nas datas ou se sentir sobrecarregado de entregas, reuniões e compromissos, deixando alguma obrigação passar sem querer.

Por isso é importante registrar cada tarefa e evento relacionado ao projeto para evitar esquecimentos e problemas nos prazos. E o Google também tem uma solução para isto: a ferramenta de Agenda pode ser usada para marcar os compromissos, de forma prática e integrada com os outros serviços da marca. 

Também é possível acessar a Agenda/Calendário pelo aplicativo no celular, facilitando ainda mais a conferência e adição de compromissos da rotina. 

Uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, ainda mais por aquelas que contam com profissionais em trabalho remoto, é o Slack. Essa plataforma permite a comunicação de equipes, seja por texto ou chamada, compartilhamento de arquivos e registro das conversas para consulta mais tarde, mesmo com o fim do projeto.

Assim as discussões sobre as estratégias e tarefas são concentradas em uma plataforma, que ainda permite a integração com outras ferramentas. 

Pensando especialmente no trabalho remoto, é preciso organizar as demandas e acompanhar o serviço de todos os envolvidos para evitar perdas na produtividade e qualidade. No entanto, mesmo quem está acostumado ao home office sente falta de ver seus colegas, seja para falar sobre os projetos ou conversar sobre aleatoriedades.

Usar ferramentas gratuitas de chamada por vídeo, como Google Meets, Skype e Zoom, pode ajudar a fortalecer a comunicação e integração das equipes remotas, evitado ruídos que prejudiquem o andamento dos trabalhos, além de trazer esse contato humano — mesmo à distância. 

Algumas plataformas de gestão de projetos tem opções gratuitas, como o Runrun.it, Asana e Podio. Essas ferramentas foram desenvolvidas especialmente para contribuir nessa operação, permitindo acompanhar as tarefas, centralizar comunicações e até mesmo automatizar alguns processos 

As versões gratuitas oferecem algumas limitações, como número máximo de usuários e recursos básicos. No entanto, ainda assim podem ajudar bastante na gestão de projetos — acompanhando desde a ideia até sua execução. 

Todas essas opções podem fazer a diferença na rotina dos colaboradores e lideranças, ainda mais com tantas demandas e pressões no dia a dia, organizando as etapas que transformam uma ideia inovadora a uma ação que beneficie a empresa. 

Porém, uma gestão de projetos é bem mais do que usar ferramentas corretas: sim uma estratégia que pode trazer grandes resultados com o investimento certo. 

Uma empresa trabalha com diferentes projetos, e cada um tem um time responsável. Esses projetos são divididos em diferentes tarefas, que são atribuídas para vários profissionais. Para ter tudo organizado, a empresa precisa de um sistema que mostre de forma clara:

O gerenciador de tarefas foi criado para resolver este tipo de necessidade, listar e organizar as atividades que serão realizadas na empresa, de uma maneira que os colaboradores entendam os prazos, o que é prioridade ou não.

Já o sistema de gestão é uma ferramenta mais robusta, criada para dar suporte estratégico ao empreendedor. A principal finalidade desse software é otimizar as ações dos colaboradores da empresa e garantir maior produtividade e rentabilidade.

Uma plataforma completa permite que a empresa automatize atividades de diferentes áreas, desde o marketing até o financeiro. 

Se comparar um sistema de gestão com um gerenciador de tarefas, é possível perceber que o primeiro permite integrar a visão da empresa, pois conecta diferentes áreas, processos e pessoas em um único lugar.

Já o software de gestão visa otimizar processos, então entrega uma visão mais completa e integrada do funcionamento da empresa. É possível ver e gerir o fluxo de produção, o financeiro, administrar melhor o tempo, emitir relatórios e mensuração de dados, entre outros aspectos.

Veja algumas opções de softwares de gestão de projetos que estão disponíveis para a sua empresa.

O Runrun.it é uma ferramenta para gerenciar tarefas e fluxo de trabalho. Ela consegue medir o desempenho dos colaboradores e identificar em qual fase o projeto se encontra. Com esse software também é possível calcular o tempo gasto em cada etapa e ter dados consistentes para tomada de decisão.

Seus principais recursos são:

Asana é um software as a service hospedado em nuvem. Com ele a empresa consegue gerenciar seu próprio espaço de trabalho, adicionando quantas equipes forem necessárias. Mesmo que, por exemplo, haja 3 equipes e 5 projetos diferentes, aparecerá na área do colaborador somente projetos endereçados a ele.

Seus principais recursos são:

Também voltado para o gerenciamento de projetos e equipe, Podio possui um painel gráfico singular, nele o usuário consegue ver a empresa dividida. É possível, por exemplo, criar um lugar ambiente específico para comunicação e troca de arquivos.

Seu menu é composto por:

Outros recursos adotados para fazer esse acompanhamento de tarefas e gerenciar os projetos, são as chamadas de vídeos. Veja as plataformas mais utilizadas pelas organizações atuais.

Plataforma de videoconferência do Google, ela possibilita reuniões com até 250 pessoas, com duração de no máximo 24 horas. Com opções gratuitas e pagas, o serviço é criptografado, oferecendo grande segurança a seus usuários.

Skype tem o mesmo intuito que os demais programas de chamada de vídeo, possibilitar a interação entre pessoas de todo mundo. Com ele é possível fazer chamadas de vídeo e voz entre dois ou mais usuários. Assim como compartilhar arquivos e enviar mensagens no chat. Na versão paga, os colaboradores, ainda, conseguem ligar para telefones e enviar SMS.

Outro aplicativo de videoconferência, o Zoom possibilita a criação de reuniões que podem ser acessadas pelo celular, tablet ou computador. Com ele dá para interagir através de áudio e vídeo, bem como enviar arquivos.

Voltado para o contexto corporativo, o Microsoft Teams oferece as mesmas ferramentas que as demais plataformas citadas aqui. O interessante desse recurso é a flexibilidade de gerenciar diversas conversas em um único ambiente de controle. 
Quer saber mais sobre gestão de projetos? Confira nosso artigo PMI, PMO e PMBOK: Um pouco sobre a gestão de projetos!