Fluxograma é uma estrutura gráfica que mostra a sequência de um determinado processo. Ele fornece uma visão ampla de todos os passos. Sua estrutura é composta por símbolos geométricos e traços que exemplificam todo o processo de forma visual. Veja a importância dele para uma empresa.
O que você vai ver neste artigo:
O que é fluxograma de um processo?
De modo geral, o fluxograma é uma representação esquemática geralmente utilizada para controle de processo, sistema ou tarefa. É um recurso adotado em diferentes contextos e se adequa a diversos propósitos, como documentar, estudar, planejar, melhorar e comunicar processos complexos.
Se você está em busca de uma ferramenta capaz de ilustrar de forma clara e simples a transição entre informações, saiba que o fluxograma pode ser utilizado para explicar toda a sequência operacional do desenvolvimento de um projeto ou qualquer outro esquema complexo que possuir.
O fluxograma quase sempre é estruturado no formato de gráficos, utilizando formas geométricas, como retângulos, ovais e diamantes. Também são adotados símbolos como setas para conectar e descrever a sequência do processo.
Esses símbolos podem ser diferentes dependendo da empresa, e os diagramas podem ser simples, criados em uma folha de papel ou complexos, com detalhes e criados em um software específico para isso.
O fluxograma existe e é utilizado para documentar processos de trabalho desde os anos 20. No entanto, foi a partir dos anos 30 que sua popularidade começou a crescer, impulsionada pelos engenheiros Frank e Lillian Gilbreth.
Ao longo dos anos, os fluxogramas foram adaptados para diferentes processos e cenários. Kaoru Ishikawa foi um dos principais precursores do fluxograma, pois foi responsável por adotar e implementar essa ferramenta como uma das principais formas de controle de qualidade já desenvolvidas.
Juntamente com o uso do histograma, Ishikawa difundiu suas ideias sobre melhoria contínua e busca pela qualidade total.
Trazendo para o contexto atual e para seu negócio, o fluxograma pode ser uma ferramenta para te auxiliar a criar um planejamento estratégico de qualidade. Desse modo elaboramos alguns passos para te ajudar a criar um fluxograma de processo com sucesso! Mas antes, veja qual a importância do fluxograma.
Qual é a importância de um fluxograma?
O desempenho de uma empresa está diretamente relacionado à capacidade dela em identificar falhas de produção e adotar melhorias contínuas em todos os seus processos, focando na otimização de atividades que impactam o produto final.
O fluxograma é uma das ferramentas que auxilia nessa etapa de encontrar o problema e uma solução para ele. Logo, se torna um recurso de gestão indispensável para melhorar os processos de um empreendimento, do início ao fim.
Essa ferramenta permite classificar as etapas de processos existentes em uma empresa e, assim, identificar circunstâncias que possam estar causando atrasos e prejuízos.
Uma organização com planos de expansão pode, por exemplo, desenvolver um ou vários fluxogramas de processos com a intenção de crescer de forma ordenada e padronizada. Sem fluxograma esse crescimento pode significar despadronização das atividades desempenhadas e gerar maior incidência de erros.
Simbologia fluxograma de processo
Os símbolos auxiliam na organização e compreensão do fluxograma, desse modo é possível garantir uma maior qualidade e, também, aumentar a produtividade dos trabalhadores. Isso deve-se ao fato de o Fluxograma de Processos evidenciar quais são as tarefas a serem executadas e quem são as pessoas que devem realizá-las, além de auxiliar na otimização e eficiência das atividades.
É importante ressaltar que existem mais de 20 símbolos para se expressar os processos dentro do Fluxograma. Mas não há necessidade de serem utilizadas todos eles. No entanto, há 4 símbolos que o seu fluxograma de processos deve conter. São eles os símbolos:
- Início e fim → representados por uma elipse (forma circular) ou um retângulo de cantos completamente arredondados;
- Sequência de uma etapa → representado por uma seta ou por uma flecha, a qual aponta a direção para a próxima etapa;
- Etapas do processo → representadas por um retângulo e iniciadas por um verbo no infinitivo;
- Pergunta/Tomada de decisão → representado por um losango;
Ao criar um fluxograma de processos é possível encontrar casos de retrabalho, etapas que sobrepõem outras, atividades desnecessárias, dentre outros pontos que podem prejudicar a eficiência da execução de um processo. E com estes fatores destacados é mais fácil tomar uma ação que ajude a aprimorar a eficiência do trabalho.
Quais são os três tipos de fluxograma?
Basta fazer uma busca rápida no Google para encontrar diferentes modelos de fluxogramas, porém se seu objetivo é mapear os processos da sua empresa, existem três tipos que melhor se encaixam.
Veja, a seguir, quais são eles.
Diagrama de blocos
Conhecido por sua simplicidade, o diagrama de blocos - como o nome já indica - é composto por blocos. Geralmente, ele é utilizado para mapear e exemplificar a sequência de um processo, sem especificar pontos de decisão.
O diagrama de blocos é ideal para implementar instruções de trabalho simples ou trazer uma visão macro de algum processo.
Fluxograma de processos simples
O fluxograma de processos (Process Flowchart Diagram) possui quase a mesma dinâmica que o diagrama de blocos. A única diferença é que neste existem pontos de decisão.
Isso quer dizer que, esse modelo de diagrama pode ser usado para ilustrar e analisar o fluxo geral de atividades na produção de um produto e serviço, também para identificar e descrever o caminho primário de um processo. Mas neste caso, além de sequenciar um processo, é possível também identificar quais etapas envolvem decisões.
Fluxograma funcional
O fluxograma funcional é um modelo que mapeia e expõe a sequência de determinado processo, mostrando, inclusive, as áreas ou seções que ele está conectado.
É um fluxograma utilizado para processos que abrangem diversas áreas, permitindo a identificação dos responsáveis por cada etapa e facilitando a identificação de possíveis gargalos.
Comparado aos modelos anteriores, o fluxograma funcional é mais complexo, justamente por contemplar atividades e processos que partem de uma área e culminam em outra. Portanto, é implementado em operações mais robustas.
O que deve conter em um fluxograma?
Um fluxograma de processos deve conter informações essenciais para representar e compreender o fluxo de um processo. Sua estrutura, basicamente, estabelece uma sequência lógica composta por três partes essenciais: início, meio e fim.
- Início: O início engloba as entradas necessárias para dar início ao processo. Geralmente são representados por símbolos específicos, como círculos ou elipses.
- Meio: O meio representa o próprio processo, descrevendo as atividades que devem ser realizadas para atingir os objetivos estabelecidos. Cada atividade é descrita de forma clara e concisa e é conectada por setas indicando a sequência lógica.
- Fim: O fim é representado pelas saídas do processo, ou seja, os resultados esperados das atividades executadas.
Além desses pontos há outros elementos que precisam ser inseridos em um fluxograma de um processo. São eles:
- Decisões: São pontos de ramificação no fluxo onde uma escolha ou condição é avaliada. Geralmente são representadas por losangos e as setas indicam as diferentes direções baseadas nas decisões tomadas.
- Conexões: As setas que ligam as atividades indicam a sequência e a direção do fluxo. Elas mostram a ordem em que as atividades devem ser executadas.
- Entradas e Saídas: As entradas são os dados, informações ou materiais necessários para iniciar o processo. As saídas são os resultados ou produtos gerados após a conclusão do processo. Esses elementos são normalmente representados por retângulos.
- Controles: Representam mecanismos de controle ou verificações que podem ocorrer durante o processo. Podem ser representados por símbolos específicos, como retângulos com bordas onduladas.
- Conexões direcionais: Setas que indicam a direção do fluxo entre os elementos do fluxograma, garantindo uma leitura clara e sequencial.
É importante destacar que existem diferentes tipos de símbolos e convenções para representar esses elementos em fluxogramas de processos. O objetivo é criar uma representação visual clara e compreensível do fluxo de um processo, facilitando a análise, identificação de problemas e otimização do mesmo.
Como criar um fluxograma de processos?
Confira, a seguir, 5 passos que você pode seguir para criar um fluxograma de processos efetivo.
Passo 1 – Definir o tipo de fluxograma
Primeiro é necessário identificar se o fluxograma irá mapear os processos de um trabalho que já estão em execução, ou seja, representar graficamente como o processo está sendo realizado atualmente, ou se ele irá mostrar como o processo deve ser feito. Isso é bastante importante, pois poderá mostrar o padrão o qual estão seguindo ou criar um novo.
Passo 2 – Identifique quais são as etapas desse processo
Antes mesmo de se criar o fluxograma de processos é primordial que se identifique quais são as etapas essenciais desse processo para que não seja esquecido de nada. Se tiver dificuldades de identificar quais são as etapas, elabore perguntas que o auxiliarão a identificar. Como por exemplo:
- Como se inicia esse processo?
- Depois de iniciado o que é necessário fazer para chegar ao fim dele?
- Quais são os passos que são necessários para que essa tarefa/esse processo seja executado?
Lembre-se sempre de adaptar as perguntas conforme a necessidade do processo.
Passo 3 – Montagem do fluxograma
Como já citamos anteriormente, existem símbolos que representam as fases do processo. Portanto, comece com o símbolo de início (elipse) e coloque a seta/flecha na direção que se dará seguimento para o próximo passo do processo.
Cada etapa do processo (retângulo) deve iniciar com um verbo no infinitivo, como por exemplo: atender o telefone, verificar o estoque, entregar o produto, receber o pagamento.
Quando houver uma tomada de decisão (losango), ou seja, quando há duas ou mais possibilidades de ações a serem seguidas, é interessante que seja colocado uma pergunta.
Geralmente a pergunta é "sim" ou “não”. Como por exemplo: - O pagamento foi aprovado?
Se a resposta for “sim” o fluxograma deve seguir para a próxima etapa e ou chegar ao fim (elipse).
Se a resposta for “não” o fluxograma retornará para uma etapa anterior, ou irá para uma nova etapa ou, até mesmo, encerrar o fluxograma (elipse).
Lembrando que cada processo tem a sua peculiaridade e uma etapa pode se dividir em várias outras etapas ou até mesmo retornar para uma mesma etapa. Então observe qual é o melhor modo de se seguir para uma próxima etapa no fluxograma de processos.
DICA: Se o seu fluxograma for muito extenso ou tiver diversas subdivisões faça uso das cores para auxiliar na compreensão deste gráfico.
Atenção! Não se esqueça de encerrar o seu fluxograma. Esse é um ponto que várias pessoas acabam esquecendo, mas ele é muito importante. Pois é ele que indica que aquele processo acabou ali.
Passo 4 – Conferir se as conexões estão corretas
Além das etapas, a conexão (seta ou flecha) entre uma etapa e outra também é extremamente importante. Essa conexão é o que irá mostrar qual será o próximo passo a ser seguido e se isso tiver sido feito de forma incorreta resultará em uma má efetividade do processo. Bem como pode dificultar a compreensão.
Desse modo, organize o seu fluxograma de processos de modo que seja possível identificar qual é a direção que o passo deve seguir, ou até mesmo para qual passo deve retornar. E jamais cruze as linhas das setas, pois elas sempre seguem apenas em uma direção, que é a da próxima etapa. Além disso, ao cruzar as flechas pode acabar tornando mais difícil o entendimento de para onde este processo está seguindo.
Passo 5 – Analisar se o fluxograma está compreensível
Observar se é possível entender o seu fluxograma também é um passo imprescindível. Pois como o fluxograma de processos é algo para representar visualmente uma atividade, é importante que quem vá ler este gráfico, compreenda o que se está representando nele.
Portanto analise a organização dele como um todo. Veja como ele está distribuído ao longo do espaço de trabalho ao qual ele está inserido. Caso tenha usado cores, observe se as cores são coerentes com o material apresentado, bem como se a cor utilizada não atrapalha na leitura.
Lembre-se: os processos nas empresas são uma excelente ferramenta para acompanhar e compreender as mais diversas atividades da sua empresa. Auxilia, também, na identificação de responsáveis e na delegação de atividades. Descubra neste artigo como criar processos nas empresas.
