Metodologia Kaizen: O que é e como aplicar em sua organização

A Metodologia Kaizen é uma ferramenta de melhoria contínua adotada por empresas no mundo todo. Por meio da ideia do “ser melhor a cada dia”, a organização vai aos poucos aprimorando seus processos, trabalhos e até mesmo os indivíduos para alcançar resultados maiores.

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Investir em melhoria contínua é um ótimo caminho para manter um negócio competitivo e ter mais resultados. Ficar parado no tempo e não buscar aprimoramento — mesmo que seja nas pequenas coisas do dia a dia — é a receita para ser deixado para trás enquanto a concorrência fortalece seus produtos, serviços, processos, atendimento e espaço no mercado. 

Essa questão é tão relevante no mundo corporativo que diferentes estratégias foram desenvolvidas ao longo do tempo para ajudar as empresas a alcançarem esse ideal de constante melhoria. E uma dessas é a Metodologia Kaizen. 

Essa ferramenta veio do Japão, no contexto industrial pós-Segunda Guerra em que muitas áreas demandavam reconstrução. Não é à toa que seu nome é a combinação de dois ideogramas: Kai (que se refere ao conceito de mudança) e Zen (virtude ou bondade). 

Em resumo, essa filosofia traz a ideia de “ser melhor a cada dia”. Mas isso não se aplica somente aos empreendedores e gestores — nessa metodologia todos devem estar comprometidos com a melhora contínua.

Essas mudanças também servem para diversas áreas, seja nos indivíduos, processos, trabalhos ou nas tecnologias adotadas na empresa (e inclusive na vida pessoal dos envolvidos). Dessa forma, a metodologia pode ser aplicada nos mais variados contextos e departamentos de uma organização, mas, especialmente naquelas que mais têm maior retorno financeiro. 

Além disso, esse conceito traz a ideia de que pequenas mudanças diárias fazem a diferença. Sendo assim, todo o esforço traz impactos positivos para a equipe, setores e companhia. 

No fim das contas, a Metodologia Kaizen ajuda a empresa a:

Isso tudo sem ter que realizar grandes investimentos. A Metodologia Kaizen acaba sendo mais uma estratégia para reestruturar processos, atitudes e fluxos para gerarem mais com menos do que algo que demande gastos extraordinários. 

Além disso, implementar esse conceito ajuda a criar um espírito de colaboração e engajamento com os funcionários, pois eles são parte importante para que os resultados sejam alcançados. Nesse sentido, a própria empresa se esforça para educá-los e impulsionar o seu progresso profissional — o que também contribui para aumentar o sentimento de pertença e motivação dos colaboradores. 

Com todas essas possibilidades, a estratégia acaba chamando a atenção de negócios de todos os portes e segmentos de mercado. No entanto, muitos ainda desconhecem como aproveitar esse método em seu cotidiano. 

É possível pensar na aplicação da Metodologia Kaizen de diversas formas em uma empresa. Algumas organizações implementam métodos específicos, com profissionais com conhecimentos determinados — como na própria estratégia ou em métodos como o Ágil. Outras já apostam em algo mais flexível e adaptado a sua realidade. 

A Ambev, por exemplo, realiza reuniões com os times ao final de cada ciclo de trabalhos. Nesses encontros, são discutidos os problemas enfrentados, dificuldades e pontos de atenção, desenvolvendo um plano de ação para solucionar ou atenuar essas situações. Assim, as próprias equipes têm autonomia para diagnosticar as lacunas e implementar atitudes e estratégias de melhoria contínua. 

Em todos os casos, existem algumas dicas essenciais para fortalecer a aplicação da Metodologia Kaizen em qualquer negócio e gerar resultados positivos: 

Algumas ferramentas podem ajudar na adoção desse conceito, contribuindo para a organização das tarefas, visualização das etapas dos processos e incentivo a produtividade em geral. Diagrama de Ishikawa, Kanban, fluxograma… são várias as opções, inclusive de sistemas simples, e que podem fazer a diferença no cotidiano. 

Dessa forma, essas ferramentas são complementos que facilitam a vida de todos os envolvidos na empresa, dando mais uma forcinha para que os resultados sejam alcançados. 

Uma dica especial na hora de aplicar essa estratégia — e tantas outras — é adotar indicadores de desempenho. Esse tipo de mecanismo ajuda a acompanhar os resultados de cada mudança, por menor que seja, e descobrir se elas estão gerando os impactos desejados (ou não). 

Além de uma resposta objetiva, esses controles também contribuem para apontar onde estão as lacunas e oportunidades de melhoria, seja nos produtos, serviços, processos, operações em geral, atendimento ao cliente, gestão de pessoas ou em qualquer outra área da empresa. 

Não adianta implementar os processos mais otimizados ou as métricas mais estratégicas se o maior ativo da empresa for deixado de lado nessa dinâmica. Como dito anteriormente, os colaboradores precisam fazer parte da mudança para que a Metodologia Kaizen seja adotada com sucesso: sem isso, dificilmente serão vistos os impactos desejados na organização. 

Nesse sentido, é importante investir na gestão de pessoas para extrair o melhor dos talentos da empresa. Primeiramente é fundamental ter uma comunicação aberta, objetiva e positiva com os funcionários, ainda mais para explicá-los a respeito da metodologia e de sua importância. 

Essa comunicação pode ser aliada com outras estratégias para fortalecer a motivação e engajamento dos colaboradores — dois elementos essenciais para mobilizar a equipe e indivíduos para abraçar as mudanças e espírito de compromisso do Kaizen. Eles ajudam os funcionários a se sentirem parte da organização, o que por sua vez contribui para que abracem essa Metodologia e deem o seu melhor. Assim, impacta inclusive para se manterem produtivos e com boa qualidade no trabalho.

Além disso, também é interessante investir em ações de treinamento e desenvolvimento de pessoas para capacitar a equipe, seja nas chamadas hard ou soft skills — habilidades técnicas ou sociais, que influenciam na dinâmica do dia a dia e resultados no serviço. 

Em todos estes casos os avanços tecnológicos podem ser grandes parceiros! Descubra como inovar na gestão de pessoas através da tecnologia e dê um UP na equipe da sua empresa.