7 Metodologias para ser mais produtivo no trabalho

Em uma era onde a rapidez é exigida de todos os lados, produzir mais e em menor tempo pode ser o segredo para se diferenciar no mercado. Existem várias metodologias de produtividade que podem ajudar nessa questão, facilitando a vida de profissionais e organizações.

Você precisa melhorar o seu desempenho no trabalho ou é sua empresa que precisa de ajuda? Confira 7 metodologias de produtividade e tenha melhores resultados!

Nesse artigo, você irá conhecer:

2- Don’t Break The Chain

3- S.M.A.R.T

4- Getting Things Done (GTD)

5- Zen To Done (ZTD)

6- Teoria de Pareto

7- Pomodoro

Vamos lá?

Não é à toa que o Brasil é conhecido por seus problemas de produtividade. Um artigo da UOL, usando os dados do professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, revela que o brasileiro demora 1 hora para produzir o mesmo que um funcionário nos Estados Unidos faz em 15 minutos, e um alemão ou coreano realiza em 20 minutos. 

O mesmo artigo indica que isso ocorre por falta de investimentos em educação e de infraestrutura nas empresas. Porém, existem vários elementos que podem influenciam na produtividade de um profissional. Enquanto alguns fatores fogem do controle dos colaboradores e RH — como implementação de determinadas tecnologias para otimizar processos — existem outras estratégias que podem solucionar esse problema.

Uma dela é investindo em treinamento corporativos, que aumentam a qualificação dos trabalhadores e, consequentemente, impactam a sua produção. Outra é adotando metodologias específicas que podem ser usadas para organizar o tempo, ajudando a melhorar o desempenho com soluções simples. 

Existem várias formas de melhorar a produtividade: investir em treinamento e desenvolvimento, incluir ferramentas tecnológicas na rotina para otimizar o tempo ou então reorganizar suas prioridades e agenda de compromissos. Algumas dessas soluções são mais simples de serem adotadas do que outras, dependendo da motivação dos profissionais e incentivo do RH das empresas.

O Método Kanban é um sistema para organizar atribuições, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. Essa ferramenta é bem simples: usa-se um quadro, software ou qualquer outro meio visual que possa ser dividido em três colunas:

Em cada uma, adiciona-se as tarefas que se encontram nos respectivos estágios de desenvolvimento, mudando de coluna conforme seu progresso. Parece banal, mas essa representação visual ajuda os profissionais a identificarem todas as suas atividades pendentes, analisar quais são mais urgentes e importantes e administrar melhor sua agenda. Além disso, a simplicidade desse método permite com que seja adotado por muitas pessoas.

Outro método bastante simples, mas efetivo: com a ajuda de um calendário, deve-se marcar todos os dias em que todas as obrigações ou determinada tarefa importante e recorrente foram cumpridas naquele dia com um grande X.

Simples, não? A medida em que o tempo passa, é possível ver que uma corrente se forma quando as tarefas são realizadas continuamente. Quando um dia passa sem completar as obrigações essenciais, o quadro fica em branco, “quebrando a corrente”. Assim, usa-se um estímulo visual para incentivar a produtividade e o senso de “dever cumprido” dos profissionais. 

Planejar as metas é uma ótima forma de selecionar as tarefas que serão mais importantes e urgentes para um determinado espaço de tempo. Para tornar esse processo mais assertivo, é possível usar o método S.M.A.R.T — uma ferramenta que ajuda a organizar as atividades e não se perder nas demandas.

Segundo essa metodologia, uma meta deve ser:

O método GTD foi criado com o objetivo de melhorar a capacidade de inovação e desempenho das pessoas ao diminuir o sentimento de sobrecarga com suas obrigações. Essa ferramenta ajuda na organização das tarefas e prioridades dos profissionais, fortalecendo assim o foco, claridade e confiança de quem adota essa metodologia de produtividade.

A ferramenta Getting Things Done consiste em 5 etapas:

Assim, o funcionário saberá organizar melhor sua rotina e realizar mais.

Considerando algumas lacunas na ferramenta anterior e influenciado por outras metodologias, Leo Babauta desenvolveu o método ZTD: mais simples e orientado à realização das tarefas. 

O Zen To Done é dividido em dez etapas:

Parece complicado, não? Mas na verdade cada etapa é interligada, facilitando o cumprimento de cada passo. 

Também há a versão simplificada em apenas 4 pontos: capture (anote todas as ideias e tarefas); Processe (tome decisões rápidas sobre o que fazer com essas tarefas); Planeje (escolha 3 tarefas que são as mais importantes para serem resolvidas no dia, de preferência o mais cedo possível); e Faça (foque apenas em uma tarefa e termine-a).

O Princípio de Pareto é bastante conhecido (20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados). Considerando a produtividade, esta metodologia ajuda a dividir as tarefas em graus de importância e dificuldade. 

Tudo é feito a base de notas: classifique de 1 a 10 o esforço demandado por cada obrigação e faça o mesmo considerando o impacto que realizá-la trará. Agora, divida o valor do esforço pelo o do impacto — o resultado é o grau de prioridade da tarefa. Fácil, não?

Um dos métodos mais famosos da lista, essa ferramenta é bem simples: faça suas tarefas em 25 minutos e, após esse prazo, descanse por 5 minutos e depois volte ao trabalho. Quando completar 3 ou 4 “pomodoros”, ou seja completar 1 hora e meia ou 2 horas nesse sistema, pode-se fazer um intervalo de 15 a 30 minutos.

Assim, especialmente pessoas com dificuldade de se concentrar por um grande período de tempo, conseguem realizar as tarefas e relaxar um pouco entre uma pausa e outra. 

Gostou dessas metodologias de produtividade? 

Além de adotar essas ferramentas, as empresas e profissionais podem melhorar sua produtividade ao considerar outras mudanças, como organizar melhor o ambiente de trabalho para atender as demandas mais importantes — implementando conceitos como o lean office, por exemplo —, utilizando soluções tecnológicas para otimizar diversos processos e se preocupar menos com tarefas manuais.
Descubra como fazer isso com nosso artigo Produtividade e tecnologia: uma relação estratégica e necessária!