POP: Como realizar um procedimento operacional padrão?

Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento produzido no contexto empresarial com objetivo de orientar os colaboradores quanto às tarefas que precisam ser executadas, sendo, portanto, uma ferramenta que garante que os times estejam sempre alinhados.

De forma geral, um POP dispõe de instruções pragmáticas - baseadas em pesquisas - e tem como finalidade aumentar a produtividade dos colaboradores e evitar o desperdício de recursos que ocorrem na organização, o que gera maior eficiência operacional para a instituição.

Mas para que esse documento atinja todo seu potencial, o responsável por sua criação deve ter domínio de quais informações precisam contemplar e saber como encontrá-las de forma segura. 

Você se interessou? Acompanhe este artigo para saber mais!

POP é a sigla para “Plano de Operação de Produção” que também pode significar “Programa e Controle da Produção”. Nada mais é que um documento que contém informações detalhadas sobre as atividades envolvidas no processo de produção de uma empresa ou indústria.

Seu objetivo principal é fornecer orientações ou instruções de forma clara, para garantir que a produção seja executada de forma eficiente e padronizada, seguindo os procedimentos estabelecidos pela empresa.

O POP é um passo a passo muito bem descrito em etapas e atividades necessárias para se produzir um determinado produto ou serviço, como um manual ou receita. 

Ele pode incluir desde informações sobre a sequência das operações, como as máquinas e equipamentos a serem utilizados, como a matéria-prima necessária e os padrões de qualidade a serem seguidos, o tempo estimado para cada etapa, as responsabilidades dos colaboradores envolvidos e demais detalhes relevantes para o processo produtivo. 

Ao seguir o POP corretamente, a empresa pode alcançar maior eficiência na produção, reduzir desperdícios, manter a qualidade do produto ou serviço e atender aos prazos estabelecidos. Além disso, o POP é um importante instrumento de padronização, garantindo que todos os envolvidos na produção trabalhem de acordo com as melhores práticas definidas pela empresa.

Em resumo, o POP é um documento essencial para a gestão da produção, pois serve como um guia detalhado para a execução das atividades de forma consistente e organizada, visando otimizar o desempenho e a eficiência do processo produtivo.

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão, documento estilo roteiro que busca padronizar e detalhar tarefas que precisam ser feitas na empresa.

O POP indica de forma detalhada os processos da empresa, elencando questões como sequência de procedimentos; materiais usados; responsáveis por cada atividade e cuidados necessários, além de outras informações importantes para que a tarefa seja feita.

Sua finalidade é garantir que os processos da empresa funcionem de acordo com o padrão de qualidade buscado pela organização e diminuir possíveis erros de execução. Através do POP, a empresa consegue definir uma rotina, com um passo a passo dos principais elementos relacionados à aquela atividade específica.

Geralmente, essa ferramenta é aderida em operações produtivas e administrativas, porém também pode ser destinada para atividades específicas.

Os principais elementos que precisam estar presentes em um POP são:

Esses documentos detalhados servem para estabelecer diretrizes e orientações para execução de tarefas específicas em uma organização.

Como já comentado por aqui, os procedimentos operacionais padrão POP, são criados para garantir a padronização, eficiência e qualidade das operações realizadas por funcionários em diferentes setores.

A estrutura e o conteúdo dos POP podem variar dependendo da natureza das atividades e do tipo de organização, mas, geralmente incluem as seguintes informações:

Os POPs são cruciais para garantir a consistência nas operações, evitar erros e retrabalho, promover a eficiência e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela organização. 

Além disso, são fundamentais para a capacitação e treinamento de novos colaboradores, uma vez que fornecem instruções detalhadas sobre as atividades a serem desempenhadas. Revisões periódicas dos POP são importantes para garantir que eles permaneçam atualizados e reflitam as mudanças nas operações e processos da organização.

As empresas precisam do Procedimento Operacional Padrão por diversas razões, dentre elas estão a necessidade de dispor de uma ferramenta que contribua para a eficiência, segurança e qualidade de suas operações.

Essa padronização garante que as tarefas e processos sejam executados de modo consistente e uniforme em toda a empresa, evitando variações indesejadas e assegurando que a qualidade seja mantida em todas as etapas.

Ajudando e permitindo que a empresa se adapte a novos desafios e busque melhoria contínua em suas operações.

Os Procedimentos Operacionais Padronizados são importantes a partir do momento que uma empresa deseja padronizar a qualidade de um procedimento a ser seguido e diminuir as chances de erros no processo.

Através deles, a rotina é consolidada e documentada, o que evita gaps que possam comprometer o trabalho dos profissionais e a satisfação dos clientes.

Dentre os benefícios de aderir aos Procedimentos Operacionais Padronizados estão:

Os POPs podem variar amplamente dependendo do tipo de organização e das atividades realizadas, mas alguns exemplos comuns incluem:

Esses são apenas alguns exemplos de POPs, e sua variedade depende da natureza e complexidade das atividades de cada empresa ou instituição. No contexto geral, o objetivo dessa ferramenta é garantir que as operações sejam executadas de acordo com os padrões estabelecidos, promovendo a eficiência, qualidade, segurança e conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

Confira todo o passo a passo para criar um POP efetivo!

Qual seu objetivo em criar um POP? Qual resultado ou meta para esse documento será criado? Antes de tudo, você deve ter clareza quanto à finalidade do POP. 

Tenha em mente que os processos e procedimentos se repetem ao longo do dia, semana e mês, isso em todas as empresas. Isso quer dizer que ao estabelecer seus objetivos, você precisa questionar se um POP é de fato necessário para essa finalidade.

Também pergunte a si mesmo se há um motivo específico para esse objetivo ser assistido por um documento POP. Ao identificar o que exatamente busca de um Procedimento Operacional Padrão, se torna mais fácil criar um esboço do documento e definir seus detalhes.

O próximo passo deve ser destinado a encontrar um formato que se adéque às necessidades de sua empresa. Para que possa se basear, veja alguns exemplos:

O próximo passo é buscar a opinião da equipe de trabalho, afinal são os colaboradores que utilizarão o documento quando ele estiver finalizado. Esse movimento permitirá que sua empresa contemple informações que façam sentido para seus profissionais e que as tarefas necessárias sejam incluídas.

Há a possibilidade de o Procedimento Operacional Padrão depender de outros POPs, bem como de equipes de outros departamentos. Caso este seja seu caso, crie um escopo e veja se é possível somente referenciar os demais POPs, ou é necessário incluí-los ao documento atual.

Veja também a possibilidade de incluir um fluxograma ou um mapa para estabelecer, de forma clara, as dependências e partes responsáveis por cada ação interligada.

Saber quem é seu público facilita na escrita do seu Procedimento Operacional Padrão, porque você entende como pode se comunicar com ele e cria um documento mais efetivo.

Nessa etapa cogite saber:

Depois de reunir todas as informações de que precisa, faça um rascunho do seu documento, compreendendo as principais informações de identificação e os procedimentos específicos.

Lembre-se que os procedimentos específicos são o passo a passo do que precisa ser seguido para realizar com eficiência os padrões e normas de segurança estabelecidas pela empresa.

Após escrever o POP, garanta que ele seja revisado para que não haja nenhum erro gramatical ou técnico que venha interferir na sua compreensão. Em seguida teste, você mesmo, para tirar a prova de que ele ajuda a atingir o resultado procurado.

Só depois disso que você deve disponibilizar para os demais membros da equipe testarem. Se eles tiverem sugestões relevantes para incorporar ao documento, anote as informações e o leve para uma nova alteração.

Repita esse processo até que o POP seja aprovado por todos os colaboradores que fazem parte da equipe de trabalho. É interessante que a cada seis ou doze meses, o POP seja revisado, assim você consegue identificar possíveis modificações que venham agregar melhorias ao time.

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